管理組合の理事会

管理組合の理事会
理事会は、区分所有法で定められた機関ではありませんが、標準管理規約に定められており、大多数のマンションでは理事会を設置しています。管理組合運営に関する重要な事項は、総会の決議で決められますが突発的なトラブルが起こることもあります。その都度、マンションの区分所有者全員が集まり議論するのは、現実的ではありません。そこで、規約によって理事会をつくり、日常的な管理業務全般についての確認や検討を行うのが理事会の役割です。この記事では、理事会の役割について考えていきます。

理事会の主な仕事

マンション管理組合の理事会の仕事

理事会は、総会での決定事項のほか、共同生活の中で発生する様々な問題や課題の解決策の検討や、居住者に対してのマナーやルールの周知などをおこないます。マンションの住人の中には「管理規約」や「使用細則」のルールを守らない人もいます。理事会では、こうしたルール違反者に対して速やかに対応することが非常に大切です。

  • 管理会社との折衝や打ち合わせ
  • 定期総会の議案決定
  • 管理規約や使用細則の変更検討
  • ルール違反者などへの対応

理事会と管理会社がパートナーとして管理をおこなっていく

理事会が主体となってマンションの管理を行っていくことは間違いありませんが、マンション管理には専門的知識が必要になるため理事会メンバーだけで日常的なトラブルや設備の故障などに対処していくのには不安が残ります。理事会にとって最も心強いパートナーは管理会社です。マンション管理会社のフロントマンや管理人、清掃員などの手を借りながら管理は行なっていきます。その他、必要に応じて管理組合の顧問やコンサルタントとしてマンション管理士や弁護士といった専門家の支援を受けることも重要です。

管理組合の理事会の構成

理事会はマンションの管理を行っていく中心となる組織です。マンションの規模によって異なりますが小規模なマンションでは理事会の人数は3人から5人程度が一般的です。タワーマンションともなれば30人を超えることも珍しくありません。この理事会のメンバーにはそれぞれ役職がつけられます。「理事長」「副理事長」「会計担当理事」で構成されるのが一般的です。

マンション管理組合の理事会の役職

理事会の「役職」

役職1│理事長

『理事長』は、「管理者」として管理組合を代表して業務を統括します。区分所有法や管理規約に基づく権限と同時に多くの義務を負います。理事長は、管理組合の大切な印鑑の保管をおこなうことになりますので、とても責任の重い役割を担っています。また管理会社との担当者とのやりとりなども理事長の大切な仕事です。

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役職2│副理事長

『副理事長』は、理事長の業務を補佐し、理事長が役割を遂行できなくなったときにはその業務を代行します。副理事長は理事の役職の中でも楽だと思われがちですが、仕事の多い理事長にかわって、副理事長が地域の自治会との窓口を担当して、様々な地域行事や会合に出席することにしている管理組合も多くあります。

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役職3│会計担当理事

『会計担当理事』は、管理組合の会計業務を専門に担う役割があります。本来重要な役割がある会計担当理事ですが、実際には管理会社が業務を代行することが多いのが実際のところです。自主管理の場合には自分たちで管理費や修繕積立金の出納帳などを作成する必要があるので負担の重い業務となります。

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役職4│監事

『監事』は理事ではありませんが理事会に出席することもあります。管理組合では、理事の他に監事が選任され、理事と監事を合わせて「役員」と呼んでいます。監事は、管理組合の業務執行と会計の状況を監査機関です。こうした役割があるため、理事を兼務することはできません。

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それ以外の役職

マンションによっては、上記の他にも理事の役職として「町会担当理事」「修繕担当理事」「防災担当理事」等が定められているケースもあります。自分たちのマンションの「事情」や「規模」など合わせて、管理規約を変更して適切な役職を設定しましょう。

理事のなり手がいない場合

これまでマンションの理事は区分所有者から選ぶのが一般的でしたが、理事のなり手がいない管理組合では、マンション管理士等の専門家が役員として就任する「第三者管理方式」を採用するケースが増えてきました。理事のなり手不足解消の切り札として期待されている方式です。

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理事会の「運営」

マンション管理組合の理事会の運営

役員(理事・監事)の選任方法

マンションの理事の選任方法は主に「立候補制」と「輪番制」の2つです。理事が固定化すると馴れ合いや癒着といった不正行為や、万年理事長の自己流の管理組合運営が悪影響となる場合があります。こうしたことから、現在では輪番制での理事会運営が区分所有者の公平性の面からも推奨されています。

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役員(理事・監事)の「任期」

役員(理事)の任期は、1~2年で設定し継続性を重視するために、半数改選とするのもよいでしょう。この場合には、役員の任期は2年となります。
あまり長すぎてもワンマンな理事長などの存在により、理事会の私物化といった危険性ががありますので、適切な期間に設定することが大切です。

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役員(理事・監事)の報酬

理事会運営は、これまでボランティア精神を原則とされてきたことから無報酬が基本でしたが、理事のなり手不足の解消の一策として、役員(理事)への報酬の支払いが一般的になってきました。管理規約を変更することで役員の報酬制度を設けることができます。

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役員(理事・監事)の人数

理事の人数は、おおむね10~15戸につき1名程度が一般的です。なお、理事や監事の人数に、○~○名という枠を設けることも可能です。あまり人数が多すぎても合意形成が困難になりますので、適切な人数を設けます。

理事会の「実務」

マンション管理組合の理事会の運営

理事会の「開催方法」

理事会を開催する場合には、理事長が招集するのが原則ですが、実務上は管理会社の担当者(フロントマン)から理事会の招集の連絡がくることが多いでしょう。しかし、緊急に理事会を開催する場合などに備えて理事会の開催方法について学んでおきましょう。

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理事会の「議事録の作成方法」

理事会の終了後には議事録の作成が必要になります。議事録は、一般的には管理会社の担当者が素案を作成しますが、管理会社任せにはせず、その素案の修正・追記をおこなうことは議長(理事長)の大切な仕事です。議事録は理事会の記録として残すものですので何よりも記載事項の正確性が求められます。

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理事会の「広報の必要性」

理事会からの情報発信は、マンションのコミュニティを育成するためのきっかけや、生活上のルールの周知などに有効な方法です。理事会議事録の掲示や広報誌の配布などをおこない、理事会の活動を居住者に向けて発信することは、居住者の管理に対する意識の向上や、管理組合の活性化につながります。

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理事会の「開催頻度(回数)」

マンションでの理事会は多くすぎても理事の負担が重くなって理事のなり手がいないといった心配があります。一方で、あまりにも理事会の開催頻度が低いと管理会社任せの無責任な管理組合運営になってしまします。理事会の適切な開催頻度は、毎月もしくは2ヶ月に1回程度です。

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役員交代時の「引継ぎの必要性」

理事会では、日常的なトラブルや長期的な議論が必要な問題などに対応しなければならないため、任期中に完了できない問題も出てきます。
このような問題を継続して検討するためには理事会の引継ぎを確実に行うことが重要です。引継を確実に行うために、「引継書」を作成しておくことが大切です。

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理事会を「効率的におこなう工夫」

理事会はあまりに長いと理事の負担が重くなりますので、理事会では効率的な進行を心がけます。理事会だけではなく、会社の会議でも、効率よく短時間でおこなうこと重要なことです。特にマンションの理事は、主にボランティアでおこなわれ、休日の午前中や、仕事から帰宅後に開催されるケースも多く短時間でおこなうことが望ましいでしょう。

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