マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

理事長はマンション理事会の役職で特に負担が重く、なり手不足が深刻

理事長は、マンション管理組合の代表者です。国土交通省が作成した一般的なマンションの管理規約の雛形である「標準管理規約」によると、その条文の一つに「理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する」として、理事長が果たすべき業務が幾つか記されています。理事長は、規約において区分所有法上の「管理者」とすることを定めているのが通常です。

理事長だけはやりたくない!

理事長は他の役員と比較しても業務量が多く、昨今では「他の役職はやってもよいが理事長だけはやりたくない」といった本音をよく耳にします。それだけ理事長のなり手がいない問題は深刻です。
理事長になったら何をするの?
管理規約には、理事長がおこなう具体的な業務は記載されていないことが一般的ですので、理事長に就任したらどういう業務を担うことになるのか、実はよく分からないという方が大半なのではないかと思います。

管理規約をみてもよくわからない理事長業務

標準管理規約第38条(理事長)

理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項
二 理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。
2 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
3 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。
4 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。

理事長の業務(管理組合の運営)

管理組合では、少なくとも毎年1回以上、管理組合の意思決定機関としての総会を開催しますが、理事長はその議長として重要な役割を務めます。

また、理事会を開催して、総会から付託された業務についての処理を行っていく必要がありますが、理事長はやはり理事会で中心的な役割を担います。問題が山積している管理組合の場合、月に1回から2回程度、理事会が開催されることもあります。

理事長の業務は他にも行政や町内会との折衝などを実に様々な業務があります。普段、別にお仕事をされている方などはとても負担の大きい役職でしょう。

理事長業務(管理会社とのやりとり)

大多数の分譲マンションでは、その敷地や建物の共用部分の管理業務を管理会社に有償で委託しています。

マンションの管理会社は、管理組合と管理委託契約という契約を結び、管理報酬(正確には「管理委託費」と言います)を受け取る代わりに、事務管理に関する業務(管理費の引き落としなど)や管理員業務、清掃業務や建物・設備の管理業務などの一連のサービスを区分所有者にかわっておこないます。

こうして、管理会社は管理業務をおこないますが、その結果の報告をまず管理組合の代表者である理事長に対しておこないます。しかし、マンションで発生する様々な事柄について、自分たちで意思決定し、これを処理する権限は管理会社にはありません。

補足│管理会社がいても意思決定権は管理組合

最終的な意思決定権は管理組合の側にありますので、理事長は管理会社からの報告を受けて、場合によっては理事会で議論をおこなった上で、それをどのように処理するか管理会社に指示するのが理事長の大切な業務の一つとなります。管理会社はその指示に基づき、業務を遂行し、その結果についての報告を改めて理事長におこないます。実際に管理会社を通じて理事長に上がってくる報告は数多くあります。

毎月の管理業務の報告の授受であったり、管理費を滞納している方への督促、設備が壊れてしまった場合の復旧見積もりの収集や業者への発注など多岐にわたります。

ポイントは「管理会社を上手に活用すること」

管理会社はマンション管理のプロですので、管理に関するノウハウを担当者としても会社としても持っています。ですから、管理会社は有効に活用して、良き相談相手として上手に付き合っていくことが重要です。ただ、彼らも人の子であり、担当者は他にも何棟ものマンションを兼務しています。管理会社の担当者は、マンションの使用人ではありませんので、マンションの管理業務に関係しないことを押し付けたり、無理難題を吹っかけて困らせては管理組合の方でもデメリットが大きくなり、お互いのためになりません。

ただし、本来頼りになるはずの管理会社に不信感を持っている場合などで、理事会ではどうにもならない場合などには、マンション管理のコンサルタントなど第三者の専門家の支援を受けることを検討するのも理事長の務めです。

総括

分譲マンションの理事長は、他の役員と比較すればその負担が大きいのは事実です。しかし、自分のマンション管理を改善する良い機会でもありますので、ぜひ引き受けてみてください。

それでも理事長のなり手がいない場合などには、理事長をマンション管理士等の第三者に委託する「第三者管理方式」というやり方も一般的になってきましたので検討してみてはいかがでしょうか。