理事会が注意すべきマンション住人の「プライバシー」と「個人情報保護法」

マンション住人の「プライバシー」と「個人情報保護法」管理組合向け
編集部

「マンション管理の教科書」は『伝え方を変えれば管理組合に届く』をコンセプトに多くの問題を抱える管理組合に有益な情報提供や魅力的なサービスをつなげるプラットフォームです。

【マンション理事長の教科書】をフォロー
分譲マンションでは、一般的にマンションの居住者の個人情報は「個人情報保護法」に基づいて管理会社が管理しています。しかし、管理組合として地震等の災害に備えて居住者名簿を作成して、理事が情報を管理する場合もあるでしょう。この場合には「個人情報保護」や「プライバシー保護」を厳守して、外部に情報が流出しないように取り扱いに十分注意することが必要です。管理組合の役員(理事)には、個人情報の取り扱いに関する正しい認識と厳重な注意が必要です。

マンションの居住者の「プライバシー」の保護

理事会活動のなかで、管理組合の役員(理事)はマンションの居住者の職業や交友関係などを知る機会があります。
理事会が、マンションの居住者のプライベートな情報を議事録に記載してコピーを全戸に配布したり、フェイスブックなどのSNSなどで発信することは、個人のプライバシーを侵害するおそれがあります。

個人情報の保護に関する法律とは

個人情報保護法は、個人の権利利益を保護することを目的として定められたもので、個人情報保護法は個人を識別できる情報を多く取得する立場にある事業者を管理するための法律です。
マンション管理組合が扱う個人情報には、一般的には、居住者の「氏名」や「住所」「緊急連絡先」等が記載された「名簿」や「未収金明細」等などがあります。

こうした個人情報に該当する重要な書類は、管理室内の「鍵付きの書庫」や「引き出し」で厳重に保管をして、個人情報を他の居住者等に口外することは厳禁です。

マンション管理組合も「個人情報保護法」の適用対象に

「個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律)」では2017年5月30日の改正により「取り扱う個人情報の数が5000人以下である事業者を法規制の対象外」としていた制度が廃止され、マンション管理組合も個人情報保護法の対象となりました。

この記事のまとめ

理事会の業務は、居住者のプライベートな私生活については、基本的には関わるべきことではありません。しかし理事会業務の中で、災害に備えて居住者名簿を作成したり、管理費等の未収状況などを知る機会もあります。

理事会が「個人情報保護法」の遵守は当然のことですが、居住者のプライバシーに関する事柄についてもその取扱については十分に配慮をおこなうことが重要です。