マンション管理のヒントがいっぱい

マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

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マンションの理事会の引き継ぎのための「引継書」と「チェックリスト」

新旧理事の引継ぎの際に必要となる「引継書」や「引継ぎチェックリスト」を作成したので、引き継ぎ理事会の際の「テンプレート」や文例・サンプルとしてご利用ください。

理事会業務引継書(基本)

理事会検討事項引き継ぎ書

日 付引継ぎ内容
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日
 月 日

以上

引継ぎ項目1│書類・鍵・印鑑など

会計関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
収支決算書
管理事務報告書
請求書
領収書
預金通帳
印鑑
管理費等滞納状況
その他

鍵関連

鍵名称本数保管場所保管者引継ぎ日
1
2

工事関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
長期修繕計画書
修繕等工事履歴
修繕工事請負契約書
その他

総会・理事会関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
総会議案書
総会議事録
理事会議事録
その他

建物・設備管理関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
設計図書
建物・設備点検等契約書
点検等報告書
その他

管理業者関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
管理委託契約書
重要事項説明書
その他

管理規約・契約書関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
管理規約原本
各種細則
駐車場等の使用契約書
その他

名簿・届出書関連

名称保管場所保管者引継ぎ日
組合員名簿
組合員変更届出書
その他

その他の書類

名称保管場所保管者引継ぎ日
マンション売買契約書関係書類
有部分修繕等工事申請書
その他

引継ぎ項目2│理事会や役職ごとの業務内容

理事会の担当業務等の内容

役職業務内容
理事長
副理事長
会計担当理事
町内会担当理事
広報担当理事
監事
その他

当期計画されている事業計画の内容

名称事業内容

明文化されていない管理組合運営上のルール

名称内容
理事会の運営
集会所等の使用等
その他

引継ぎ項目3│管理組合の懸案事項等

未解決の案件等を伝えることが重要です。継続して取り組んでる問題についてはその経緯や理事会としての方針などを正確に引き継ぐことが重要です。
名称内容
総会決議された事項等の未処理事項
マンション内の事件・事故等
組合員等からの要望・苦情
管理業者との協議事項
マンション売主等との協議事項
大規模修繕工事等の
長期検討事項の進捗状況
その他

総括

理事会の引継ぎは、重要書類や印鑑などの物品の他、マンション内の懸案事項など様々な引継ぎが必要になりますが、こうした引継書やチェックリストなどの書面で引継ぎをおこなうことによって、引継ぎの漏れを防ぎます。