マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンション管理組合で保管が必要な書類等の一覧表・チェックリスト

マンション管理組合には、竣工図書や議事録、点検報告書など保管すべき資料が多数あります。ここでは管理組合の保管書類の一覧表・チェックリストのサンプルを記載しましたので、理事の交代の場面などでご活用ください。

管理組合の保管書類一覧表・チェックリスト

<保管書類一覧表・チェックリストの例>
(狭い画面では、左右にスクロールします)

書類名書類の有無保管場所











概要書(付近見取図)を含むあり・なし※ 1
(特記)仕様書あり・なし
仕上げ表あり・なし
敷地求積図・求積表あり・なし
建築面積・床面積 求積表あり・なし
配置図あり・なし
各階平面図あり・なし
立面図(2面以上)あり・なし
断面図又はかなばかり図あり・なし
各種詳細図
(共用部分平面詳細・断面詳細)
あり・なし
建具表あり・なし
住戸(専有部分)詳細図あり・なし
外構図(緑地計画図を含む)あり・なし
構造詳細図(伏図を含む)あり・なし
構造計算書あり・なし
数量計算書(数量調書)あり・なし




給排水衛生設備図あり・なし
空調設備図あり・なし
ガス設備図あり・なし
電気設備図あり・なし



分譲時パンフレットあり・なし
確認申請書副本(写し)あり・なし
確認済証(写し)あり・なし
検査済証(写し)あり・なし





管理規約原本あり・なし
現に有効な管理規約原本あり・なし
管理委託契約書あり・なし
管理委託契約の重要事項説明書あり・なし
保守契約書あり・なし
直近の修繕工事の設計図・見積書・契約書あり・なし
総会議事録及び議案書(直近3年)あり・なし
理事会議事録(直近1年)あり・なし
名簿(組合員)あり・なし
名簿(居住者)あり・なし
防災用名簿あり・なし
防火管理者選任届あり・なし
決算報告書
(収支計算書、貸借対照表、残高証明書、その他会計帳票)
あり・なし
什器備品台帳あり・なし
保険証券あり・なし
借入金償還予定表あり・なし
長期修繕計画書あり・なし
調査・診断報告書あり・なし



特殊建築物等定期調査報告書(直近3年)あり・なし
建築設備定期検査報告書(直近1年)あり・なし
昇降機定期検査報告書(直近1年)あり・なし
消防用設備等点検結果報告書(直近3年)あり・なし
専用水道又は簡易専用水道検査結果書(直近1年)あり・なし
浄化槽点検結果書(直近1年)あり・なし
自家用電気工作物定期点検報告書(直近1年)あり・なし
建物・設備点検報告書(法定点検以外)あり・なし

※1 保管場所は、「管理室」「集会室」「管理会社」等

総括

こうした保管書類一覧表などを利用して、重要な書類が紛失しないように定期的にチェックすることが重要です。また、竣工図書・設計図書等は、紛失や経年劣化によって汚損しないように、電子データ化などもあわせて検討しましょう。