マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンション管理組合が保管すべき(竣工図書・修繕履歴)等の保管方法

マンション管理組合の運営には「竣工図書」や「議事録」など重要書類が使用され、その量は年々増えていく一方です。管理室などにこうした大切な書類が無造作に置かれていると「紛失」や「汚損」などにつながり、これまでの管理組合の重要な履歴が失われることになります。今回は管理組合の「書類保管の重要性」と「保管方法」について学んでいきます。

管理組合の「竣工図書」や「議事録」の保管方法

書類の保管方法

理事会がおこなう重要な仕事の一つが管理組合の書類の「保管」や「整理」です。管理組合の重要書類には「点検報告書」や「修繕履歴」「規約原本」など管理組合の運営に関するさまざまなものがあります。

また、デベロッパーなどから引き渡しを受けた「設計図書」や「竣工図書」などがあり、こうした書類が、マンションの管理室の中の段ボール箱に入りっぱなしになっているといったことにならないようにしっかりと保管場所を確保しましょう。

書類の保管方法1│管理室や集会室に専用の保管スペース

「管理室」や「マンション内の集会室」に、書類保管用の「鍵付きのキャビネット」を設けてこれらの重要書類を収納します。

一般的にマンションの管理室は「マンション管理会社」や「保守点検業者」などが扉の鍵を保有して自由に出入りできます。ですから、マンション内だからと油断せずに、別途鍵のついたキャビネット等に収納することで「紛失」や「盗難」を防ぎます。

「修繕工事業者」や「不動産会社」などに、書類の貸出を行なう場合には、紛失しないように貸出記録簿を作成することが重要です。

書類の保管方法2│書類の電子化サービス

「設計図書」や「竣工図書」「大規模修繕工事の実施時の図面」などの大型の書類は、管理室のキャビネットに収納することは困難です。

これらの「書類」や「図面」は、単に保管場所の問題だけではなく「紛失」や「劣化」の心配もあります。こうした書類は、ぜひ電子データ化して保存することをおすすめします。

管理組合の重要書類の紛失の原因と対処方法

管理組合の重要書類の紛失の原因

  • 管理組合の役員の交代の際に引継ぎがされない
  • 管理会社が保管していたか業者を変更する際に業者間で引き継がれない
  • 修繕工事の業者や不動産仲介業者に貸与していたが返却されない
  • 竣工時に分譲業者から設計図書や竣工図書を受け取っていない
図書類を紛失した場合の対処 
竣工図書等を紛失した場合には、設計事務所などに新たに作成を依頼することも可能な場合がありますが、新たに作成する時は相当な作成費用がかかります。

マンション管理組合が保管すべき書類の例

管理組合が保管する書類の例

  • 管理規約(原本及び改正記録(改正内容と理由))
  • 各種使用細則(原本及び改正記録(改正内容と理由))
  • 管理組合員等名簿
  • 総会議案書及び議事録(理事会議事録含む)
  • 会計に係る帳票類
  • 長期修繕計画
  • 修繕履歴書(工事記録簿)
  • 都市計画法、区市町村条例等に基づく図書
  • 各種協定書等
  • 各種保険証書
  • 管理委託契約書
  • アフターサービス規準等
  • その他(各種取扱説明書、共用部分鍵リスト、備品リスト)
  • 竣工図等設計図書(建物及びその附属施設(駐車場、公園、緑地及び広場並びに電気設備及び機械設備を含む)

竣工図等設計図書の例

付近見取図配置図
仕様書(仕上げ表含む。)各階平面図
二面以上の立面図断面図又は矩計図
基礎伏図各階床伏図
小屋伏図構造詳細図
構造計算書
(地盤に関する情報を含む。)
設備図
(電気設備、機械(給排水、ガス)設備)
数量内訳書住宅性能評価書
建築基準法に基づく検査済証など長期優良住宅認定通知書

総括

マンションの管理組合の適正な運営には「管理規約の原本」「総会・理事会の議事録」「設計図書」「修繕履歴」などを適切に管理しておくことが不可欠です。

また、例え「保管」や「保存」がされていても、きちんと「項目ごと」「時系列別」に整理されていなければ、必要なときにすぐに見られないといった事態にもなります。

理事会が中心となって、管理組合の「保管書類の一覧表」リストを作成して、重要書類がどこに保管されているか管理をおこうことが重要です。