マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンション管理会社を変更するための「臨時総会」当日の理事会の対応

マンション管理会社の変更(リプレイス)において、管理会社の変更を正式に決定するには「総会」でマンション管理会社変更の承認手続きが必要です。管理会社変更のための「総会当日」の対応では、現行の管理会社に全面的に協力してもらうことは難しいため、理事会が主体となって総会を進行していくことになります。今回は、管理会社変更承認のためのり「総会当日」の理事会の対応について学んでいきます。

マンション管理会社変更の総会当日の進行

総会の前に、新しい管理会社主催による委託契約に関する重要事項説明会が開催されます。
総会当日においては、議長である理事長から「マンション管理理会社の変更に至った経緯」や「新管理会社を選出した理由」について説明をおこないます。

事前に説明会などで説明済みであっても、総会は、最終決定をする場ですので必ず説明はおこなうようにします。その後、新管理会社の決定について審議に諮ります

補足1│新管理会社の担当の同席

新しいマンション管理会社の「担当者(フロントマン)」にも総会に同席してもらい、必要があれば補足説明を依頼します。しかし、あくまで総会の主催は管理組合ですので、理事会が主体となって議案の説明をおこなうことが大切です。また新しい管理会社の「担当者(フロントマン)」の同席は「組合員」と新しい管理会社の「担当者(フロントマン)」との顔合わせの意味も持ちます。

補足2│管理会社変更は普通決議事項

マンション管理会社の変更は、総会での普通決議事項です。普通決議は、出席組合員の議決権の過半数で可決します。
総会の最後に今後の流れについて説明
総会でマンション管理会社変更が承認された後には、新マンション管理会社に今後の流れについて説明をしてもらいます。管理費等の「支払い日」や「支払方法」が変更になる場合には、区分所有者は手続きをおこなう必要があります。管理会社変更をスムースにおこなうためにも、新しい管理会社の担当者(フロントマン)から、今後の流れを説明してもらうと良いでしょう。

総括

管理会社変更についての「臨時総会当日」の理事会の心構えで重要なことは、現行の管理会社の協力を得ることは難しいということです。

そのため、総会は理事会が主体となって進行をおこなう必要があります。新しい管理会社の「担当者(フロントマン)」や「営業担当者」は、総会での承認の前であるため、あくまでオブザーバーとしての参加です。

よって議案の「進行」や「説明」などは議長である理事長がおこなっていくのが原則です。また、管理会社の変更は、組合員にとって大変重要な事柄であるため「質問」や「反対意見」が多数あがることが想定されます。

事前に「理事会」や「新しい管理会社の担当者」と打ち合わせを重ね、質疑応答などの予行演習をおこなうようにします。

総会での承認後には、新しい管理会社の担当者の挨拶のあと今後の引き継ぎの流れについて、説明を受けるようにします。