総会の欠席者を減らうための工夫
総会の出席者を増やすために、理事会が中心となって以下のような取り組みをおこないます。
方法１｜総会開催日の早めの決定とお知らせ
総会の日程は理事会の中で早い段階で決定して、区分所有者に出来るだけ早いタイミングでお知らせすることが、総会の出席者を増やすための最も有効な方法です。何らかの理由で、総会資料が完成が遅れる場合には、総会の議案書の配布以前に、総会の開催日程だけでも事前に掲示板などで知らせします。
また、管理組合によっては、毎年○月の第○土曜日の○○時といったように、あらかじめ日時を取り決めている場合もあります。また、日程の設定にも配慮をおこない、一般的には日曜日よりも土曜日の午前中の方が出席者が多い傾向にあります。
方法２｜「理事」や「管理人」による住人への声掛け
総会の出欠確認書の提出期限を総会開催までの日数に余裕をもって設定し、理事会が総会の出席者数を事前に把握することで、出席者が少ない場合には「出席を促すため」の時間を確保します。
この場合は、現場の管理人による呼びかけの他、管理組合の役員（理事）にる出席の声掛けが有効です。総会の成立が危うい場合などには、戸別訪問をおこなうことも検討します。
方法３｜総会の開催場所をマンション内にする
マンションの総会は、大型のマンションでは集会室があるので、そこを使えば問題ありませんが、一般的な規模のマンションだと近隣の施設を借りて実施するケースが大多数です。
マンションから開催場所が離れている場合や、地図をみないと目的地にたどり着けない開催場所の場合などは、それだけで億劫になって欠席につながることもあります。
対処法としてエントランスホールなどのスペースを利用してマンション内で開催することを検討します。この場合は、椅子は各部屋から持参してもらうか、レンタルで椅子を配送・回収をおこなう業者を利用する方法もあります。
方法４｜総会開催にあわせイベントを開催する
総会前後の時間帯に「共用部見学会」や「消防訓練」「非常食の試食会」などのイベントを開催することも出席者を増やすための有効な方法です。
また、総会終了後に住人同士の懇親会を開催する方法も一般的です。この場合には費用の負担が問題になる場合もありますので、飲食代などは管理費からの支出ではなく、参加者から徴収するのが望ましいでしょう。
この記事のまとめ
総会の出席率を高める工夫をしていくことは理事会の大切な仕事のひとつです。総会の欠席者が多く、毎回決まった方しか総会に参加しないマンションでは、管理組合の活動の空洞化につながりますので、総会の出席率を向上させることは、マンション管理において極めて重要なことです。
