マンション管理のヒントがいっぱい

マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

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組合員にとって重要なことは総会開催前に説明会を開催することが望ましい

マンション管理組合が、組合員にとって重要な議案を総会に提案する場合などに、「賛成」と「反対」が拮抗して、総会の進行が紛糾することが想定されることがあります。この場合には総会での合意形成をスムースにおこなうことを目的に、総会開催の前に議案についての説明会を開催することも有効です。たとえば、マンション大規模修繕工事に関して工事説明会を開催することは、すでに一般的になっています。こうした説明会の開催は法令等で義務付けられたようなものではありませんので、理事会等の判断で開催の可否を自由に決めることができます。

管理組合がおこなう総会前の説明会とは

マンションでおこなわれる説明会2種類

  1. 管理会社と管理組合の契約前の説明会(義務)
  2. 総会開催前に実施する説明会(任意)

①管理会社が管理組合と新規に契約する場合や、条件を変更して契約するときは、区分所有者に対して「重要事項説明会」を開催することが法令で定められています。この説明会は、一般的には「重要事項説明会」とよばれ「管理会社」が実施します。

②管理組合が総会の進行をスムースにおこなうことを目的に、総会の開催前に関連する業者等を招いて説明会を開催することがあります。

この説明会については、法令や管理規約に定められたものではありませんので、必ず開催しなければならないといった義務はありません。管理組合や理事会の判断で自由に開催することができます。

管理組合が説明会を開催するメリット

管理組合が任意で開催する説明会は、総会で決めなければならないことを事前によく理解してもらうことを目的として開催するものです。

総会の開催時間は限られていますので、事前に、説明会で、組合員からの意見や疑問をできる限り吸い上げることで、後におこなる総会の進行をスムースにおこなう効果があります。

説明会は総会とは性質が違うことに注意

管理組合が任意でおこなう説明会は、最高意思決定機関である総会とは性質が異なります。ですから、説明会を事前に開催することで総会での議案説明を簡略化することはできますが、総会で全く議案説明をおこなわないでいきなり議決するといった進行は望ましくありません。

総会では説明会に参加しなかった組合員に向けて、面倒でも再度議案についての説明を行う必要があります。

説明会の開催方法(開催日・出席資格)

一般的には、説明会での意見を踏まえて、再度議案の見直しをおこなう期間を見込んで、総会の開催の2週間~3程度前には説明会をおこなう必要があります。

総会とは違い説明会の出席資格は定められていませんので、理事会の判断で自由に参加者の枠を設定することができます。だだし、誰でも参加できるというのは運営上問題がありますので「区分所有者と賃借人」等、一定の制限を設けます。また、説明会の出席者は総会よりも多くなる傾向がありますので会場の選択はそのあたりも考慮します。

総括

理事会が検討したことに対して、最終的に組合員の賛同を得るためには最終的には総会での決議などが必要となります。

特に組合員にとって重要な事柄である費用に関することや、日常生活に関わることについての合意形成をスムースにおこなうためには、理事会の総会に至るまでの「情報公開」や「周知活動」が重要になってきます。

総会前に説明会を開催することで総会での質疑応答が減り、総会が紛糾するといったことを防止する効果があるでしょう。

もちろん、説明会の出席者が少なければ効果がありませんので、総会と同様に説明会の出席者を増 やすように「掲示板」などを上手に活用して広報をおこないます。