組合員にとって重要なことは総会開催前に説明会を開催することが望ましい

総会開催前に説明会管理組合向け
編集部

「マンション管理の教科書」は『伝え方を変えれば管理組合に届く』をコンセプトに多くの問題を抱える管理組合に有益な情報提供や魅力的なサービスをつなげるプラットフォームです。

【マンション理事長の教科書】をフォロー
マンション管理組合が、組合員にとって重要な議案を総会に提案する場合には「賛成」と「反対」が拮抗して、総会の進行が紛糾することが想定されることがあります。この場合には総会での合意形成をスムースにおこなうことを目的として総会開催の前に議案についての説明会を開催する方法が有効です。たとえば、マンション大規模修繕工事に関して工事説明会を開催することは、すでに一般的になっています。こうした説明会の開催は法令等で義務付けられたようなものではありませんので、理事会等の判断で開催の可否を自由に決めることができます。

管理組合がおこなう総会前の説明会とは

管理組合が開催する説明会については、法令や管理規約に定められたものではありませんので、必ず開催しなければならないといった義務はありません。説明会は理事会の判断で自由に開催することができます。ただし管理会社との契約の前に契約内容が変更となる場合には管理会社が重要事項説明会を開催することが義務付けられています。

マンションでおこなわれる説明会2種類

管理会社と管理組合の契約前の説明会(義務)
管理会社が管理組合と新規に契約する場合や、条件を変更して契約するときは、区分所有者に対して「重要事項説明会」を開催することが法令で定められています。この説明会は「重要事項説明会」とよばれ「管理会社」が実施します。
総会開催前に実施する説明会(任意)
管理組合が総会の進行をスムースにおこなうことを目的に、総会の審議事項について事前に説明をおこないます。また、関連する業者等を招いて説明会を開催することがあります。

管理組合が説明会を開催するメリット

管理組合が任意で開催する説明会は、総会で決めなければならないことを事前によく理解してもらうことを目的として開催するものです。

総会の開催時間は限られていますので、事前に、説明会で、組合員からの意見や疑問をできる限り吸い上げることで、後に実施する総会の進行をスムースにおこなう効果があります。

説明会は総会とは性質が違うことに注意

管理組合が任意でおこなう説明会は、最高意思決定機関である総会とは性質が異なります。ですから、説明会を事前に開催することで総会での議案説明を簡略化することはできますが、説明会を開催したからといって総会で全く議案説明をおこなわないでいきなり議決するといった進行は望ましくありません

総会では説明会に参加しなかった組合員に向けて、面倒でも再度議案についての説明をおこなう必要があります。

説明会の開催方法(開催日・出席資格)

一般的には、説明会での意見を踏まえて、再度議案の見直しをおこなう期間を見込んで、総会の開催の2~3週間程度前には説明会を開催する必要があります。

総会とは違い説明会の出席資格は定められていませんので、理事会の判断で自由に参加者の枠を設定することができます。だだし、誰でも参加できるというのは運営上問題がありますので「区分所有者と賃借人」等、一定の制限を設けます。また、説明会の出席者は総会よりも多くなる傾向がありますので会場の選択はそのあたりも考慮します。

この記事のまとめ

理事会が検討したことに対して、最終的に組合員の承認を得るためには最終的には総会での決議などが必要となります。

特に組合員にとって特に重要な事柄である「費用に関すること」や「日常生活に関わること」についての合意形成をスムースにおこなうためには、理事会が総会に議案を上程するに至る過程での「情報公開」や「周知活動」が重要になってきます。

総会前に説明会を開催することで総会での質疑応答が減り、総会が紛糾するといったことを防止する効果があるでしょう。

もちろん、説明会の出席者が少なければ効果がありませんので、総会と同様に説明会の出席者を増 やすように「掲示板」などを上手に活用して広報をおこないます。