理事会に管理会社の担当者や管理人が毎回出席する必要性はあるか?

管理会社の理事会出席管理組合向け
編集部

「マンション管理の教科書」は『伝え方を変えれば管理組合に届く』をコンセプトに多くの問題を抱える管理組合に有益な情報提供や魅力的なサービスをつなげるプラットフォームです。

【マンション理事長の教科書】をフォロー
管理会社に業務を委託しているマンションでは、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会に同席することが一般的です。その他、マンションで勤務する管理人が理事会に同席する場合もあります。管理会社の関係者が理事会に出席することについては、ルール上特に決まっているわけではありませんので、理事会での審議事項によっては、管理会社の理事会への参加を断ることも可能です。

理事会への管理会社の出席の是非

管理組合の理事は、一般的には、任期が1年もしくは2年程度のため、理事会の運営を熟知しているとは限りません。また、理事がマンションの竣工当時からの住人でない場合もあります。

こうしたことから、マンションで暮らす理事よりも、むしろ管理会社の担当者(フロントマン)や管理人の方が、たとえば、これまでの管理組合の「検討課題」や「設備の修繕履歴」などの事情をよく承知していることもあります。

また、当然ですが管理会社のスタッフは、マンション管理に関する専門知識も有していますので、管理会社の関係者に、理事会に出席してもらうことは、管理組合にとってメリットが大きいでしょう。

しかし、理事会での検討事項が管理会社の利害と直接関係するとわかっている場合などには、管理会社関係者の理事会への出席を断ることも必要です。

  • 管理会社と管理組合の利害関係がある議題の場合
  • 管理会社変更(リプレイス)等を検討する場合
  • 組合員のプライバシーに関係する場合

管理会社はあくまでオブザーバー

管理会社の関係者は、理事会にあくまでもオブザーバーの立場としての参加ですので、議決には加わりません。

管理組合の運営に関する方針を決定するのはあくまで区分所有者で構成される理事です。こうした原則を理解した上で、管理会社の担当者が理事会に出席することは、「輪番で選ばれた理事」や「管理に関しての知識をあまり持っていない理事」にとっては心強いことでしょう。

まとめ

本来、理事会は理事によって運営されべきものですので、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会の議題決めや司会進行をすべておこなって完全に仕切るような理事会運営は望ましくないでしょう。

理事会への管理会社の担当者の出席は、理事会がその必要性によって判断すべきことです。ですから、理事会での審議の内容によっては、管理会社の担当者の出席を断り理事だけで理事会を開催するといった主体的な運営も必要になります。

特に管理会社にとって不利益なことについて理事会で話し合う場合には、管理会社抜きで、理事のみで議論したほうが管理組合と管理会社との信頼関係の維持にはメリットが大きいように思われます。

【総合】マンション管理会社
分譲マンションでは、維持管理を担うのは「管理組合」がおこなうことが原則ですが、 実際には、「日常の清掃」から「補修点検 […]