マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

理事会に管理会社の担当者や管理人が毎回出席する必要性はあるか?

管理会社に業務を委託しているマンションでは、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会に同席することが一般的です。その他、管理人が理事会に同席する場合もあります。管理会社の関係者が理事会に出席することについては、ルール上特に決まっているわけではありませんので、理事会での審議事項によっては、管理会社の理事会への参加を断ることも可能です。

理事会への管理会社の出席の是非

管理組合の理事は、一般的には、任期が1年もしくは2年程度のため、理事会の運営を熟知しているとは限りません。また、理事がマンションの竣工当時からの住人でない場合もあります。

こうしたことから、マンションで暮らす理事よりも、むしろ管理会社の担当者(フロントマン)や管理人の方が、たとえば、これまでの管理組合の「検討課題」や「設備の修繕履歴」などの事情をよく承知していることが普通です。

また、当然ですが管理会社のスタッフは、マンション管理に関する専門知識も有していますので、管理会社の関係者に、理事会に出席してもらうことは、管理組合にとってメリットが大きいでしょう。

しかし、理事会での検討事項が管理会社の利害と直接関係するとわかっている場合などには、管理会社の関係者の理事会への出席を断ることも必要です。

理事会に管理会社が出席しない方が良い場合の例

  • 管理会社と管理組合の利害関係がある議題の場合
  • 管理会社変更(リプレイス)等を検討する場合
  • 組合員のプライバシーに関係する場合

管理会社はあくまでオブザーバー

管理会社の関係者は、理事会にあくまでもオブザーバーの立場としての参加ですので、議決には加わりません。

物事を決めるのは、あくまで理事です。こうした原則を理解した上で、管理会社の担当者が理事会に出席することは、「輪番で選ばれた理事」や「管理に関しての知識をあまり持っていない理事」にとっては心強いことでしょう。

総括

本来、理事会は理事によって運営されべきものですので、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会の議題決めや司会進行をすべておこなって、完全に仕切るような運営は望ましくないでしょう。

理事会への管理会社の担当者の出席は、理事会の必要性によって判断すべきことです。ですから、理事会での審議の内容によっては、管理会社の担当者の出席を断り理事だけで理事会を開催するといった主体的な運営も必要になります。

特に管理会社にとって不利益なことについて理事会で話し合う場合には、管理会社抜きで、理事のみで議論したほうがば管理組合と管理会社との信頼関係が維持されるメリットのほうが大きいように思われます。