マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

理事会活動の広報(議事録の配布・広報誌の作成)の必要性と方法

マンション管理組合における理事会の活動を他の組合員に周知することは非常に重要なことです。今期の理事会がどのような活動をしているかわからない。こうしたことがマンションの居住者の「管理への無関心」を招きます。今回は、理事会がおこなう情報発信の必要性と方法について学んでいきます。

理事会の情報発信の必要性

理事会の活動を居住者に向けて発信することで、居住者の管理に対する「意識の向上」や「管理組合の活性化」につながります。

そもそも、理事会は、総会によって区分所有者から選任された理事によって構成されていますので、誠実に管理組合のために仕事をおこなっていることを報告することは重要なことです。

理事会からの情報発信は、マンションのコミュニティを育成するためのきっかけや、理事会の考えを住民へ広めるためにも役に立ちます。また、生活上のルールの徹底のために「居住マナー」や「規約・細則」について周知していくことも理事会がおこなう広報の重要な役割です。

理事会の情報発信の方法

情報発信の方法

理事会の情報発信は、主に「マンション内の掲示板への貼付」や「郵便ポストへの投函」の方法によっておこないます。

方法1│理事会から議事録のコピーを配布

理事会の広報の手段として、理事会の議事録のコピーを全戸配布している管理組合は多いでしょう。理事会の「議題」や「審議結果」を周知することは、管理組合運営の透明化に寄与します。

しかし、「滞納者に関すること」や「住戸間のトラブル」など、理事会の審議の内容によっては全戸に開示するのは望ましくない場合も多々あります。

こうした事態をふまえて、理事会の議事録のコピーを全戸配布するまでは要しないものの、理事会の「議題」や「結果」を簡単にまとめたものを掲示板などに貼り出すのも良い方法です。

方法2│理事会で広報誌を作成する

中規模以上のマンションでは「広報担当・理事」などの役職者が、管理組合の広報誌を作成することもあります。理事会の活動を居住者に積極的に広報することはとても有意義なことです。

しかし、広報誌などの紙面の作成は担当者のスキルに大きく依存するので「デザイン力」や「文章作成」が求められるなど、広報誌を作成する担当者の負担がおもすぎる面も否めません。

こうした担当者は、少なくともくじ引きで選任された「広報担当・理事」が引き受けるといったものではなく、理事以外からも積極的に、広報誌の作成を引き受けたいという人材を募ることが望ましいでしょう。

総括

マンションの居住者の中には「総会」で選任した理事がどのような活動をしているか強い関心をもつ場合もあり、理事会から何も情報発信がないと不信感を抱くケースもあります。

特に活発な管理組合では、理事が「広報誌」「理事会新聞」「理事会だより」といった冊子を作成して配布するケースもあります。

冊子づくりは難しいといった場合でも、理事会の議事録の要約などを掲示板で周知するなどの対応が、居住者の管理への関心につながります。