マンション理事会の開催案内・出欠票の文例テンプレート6種類｜コピペで使える実用集

UPDATE｜コピペで使える文例・テンプレート集

マンション理事会の開催案内・出欠票の文例・サンプルをまとめて公開。理事会招集通知、議題提示、出欠確認書、資料配布の案内、オンライン理事会の案内など、コピペで使えるテンプレート6種類を掲載。新任理事長でも迷わず使える実用ドキュメント集です。

マンション管理組合の理事会は、開催前に役員に対して開催案内の配布をおこないます。出席者を増やすためにもできる限り早めに開催案内の配布をおこなうようにしましょう。また、理事会を効率的におこなうために、事前に理事会資料を配布するようにします。

本記事では、理事会開催案内・出欠票・議題提示・資料配布案内・オンライン理事会案内の文例・サンプルを6種類まとめて公開します。理事会開催の際に、テンプレートとしてコピペしてご活用ください。

こんな方におすすめの記事です

理事会の開催案内を作成する新任理事長
出欠票のフォーマットを整備したい管理組合
理事会運営の効率化を図りたい理事
オンライン理事会を導入検討中の管理組合

理事会開催案内の基本構成

理事会の開催案内には、以下の項目を盛り込むのが基本です。

記載項目	内容
開催日時	年月日・開始時刻・終了予定時刻
開催場所	マンション集会室・会議室等
開催方法	対面・オンライン・ハイブリッド
議題	審議事項を箇条書きで明示
配布資料	添付資料・事前配布資料
出欠回答期限	出欠票の提出期限・提出先
連絡先	理事長・管理会社担当者の連絡先

【文例1】理事会開催案内（基本形）

令和○○年○月○日

○○マンション管理組合理事の皆様

○○マンション管理組合
理事長　○○　○○

第○期・第○回理事会開催のご案内

拝啓　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、第○期・第○回理事会を下記のとおり開催させていただきます。お忙しい事とは存じますが、ぜひご参加下さいますようお願い致します。

お手数をお掛け致しますが、添付の理事会出欠票を、管理人又は管理組合用の郵便ポストへご提出ください。

記

■日時：令和○○年○月○日（○）　○時○分〜○時○分
■場所：○○マンション集会室
■議題：
　1. 〇〇について
　2. 〇〇について
　3. その他

以上

【文例2】理事会出欠票

第○期・第○回理事会　出欠票

■日時：令和○○年○月○日（○）　○時○分〜○時○分
■場所：○○マンション集会室

下記のいずれかにご記入のうえ、○月○日までに管理室または管理組合用ポストへご提出ください。

　□　出席
　□　欠席

■議題に関するご意見・ご要望（欠席の方はこちらにご記入ください）
　
　

■お名前：　　　　　　　　　　　部屋番号：　　　　　　　

■ご提出日：令和　　年　　月　　日

【文例3】大規模修繕審議の理事会案内

第○期・第○回臨時理事会開催のご案内
（大規模修繕工事に関する審議）

拝啓　平素は管理組合運営にご協力を賜り、誠にありがとうございます。

さて、来年度予定されている大規模修繕工事に関して、下記のとおり臨時理事会を開催いたします。本件は管理組合の将来に関わる重要な議題を含みますので、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます。

なお、議事をスムーズに進めるため、事前に添付資料をご一読いただけますと幸いです。

記

■日時：令和○○年○月○日（○）　○時○分〜○時○分
■場所：○○マンション集会室
■議題：
　1. 建物診断報告書の確認
　2. 施工業者選定の進め方について
　3. 長期修繕計画の見直しについて
　4. 住民説明会の開催時期について
■配布資料：
　・建物診断報告書（抜粋）
　・工事概算見積もり
　・工程スケジュール案

【文例4】オンライン理事会の開催案内

第○期・第○回理事会開催のご案内（オンライン開催）

今回の理事会は、ご多忙の役員の皆様の参加しやすさを考慮し、Zoomを利用したオンライン開催とさせていただきます。

参加URL・会議IDは、前日に別途ご案内いたします。はじめてご利用の方は、事前にアプリのインストールをお願いいたします。

記

■日時：令和○○年○月○日（○）　○時○分〜○時○分
■開催方法：Zoomによるオンライン会議
■参加方法：事前に送付するURLよりご参加ください
■議題：
　1. 〇〇について
　2. 〇〇について
■事前準備：
　・Zoomアプリのインストール
　・マイク・カメラ動作確認
　・事前配布資料の印刷または画面表示

※オンライン参加が難しい役員の方は、集会室での対面参加も可能です（ハイブリッド開催）。

【文例5】議題提示書（事前配布用）

第○期・第○回理事会議題と審議ポイント

議題1：駐輪場の拡張について
・現状：駐輪台数が不足しており、住民から苦情が寄せられている
・提案：中央階段横の空きスペースへのラック設置
・概算費用：約150万円（修繕積立金会計から支出）
・検討事項：工事時期、総会上程の要否

議題2：防犯カメラ追加設置の検討
・現状：エントランスのみの設置で死角が多い
・提案：裏口・駐車場・ごみ置き場への追加設置
・概算費用：約100万円
・検討事項：見積もり業者3社への依頼、運用細則の改定

議題3：植栽剪定業者の選定
・現状：現業者の契約満了
・提案：3社からの相見積もりに基づく選定
・検討事項：業者決定

【文例6】理事会当日の追加連絡

理事会開催のリマインド（当日のご案内）

理事各位

本日○時○分より、第○回理事会を開催いたします。ご多忙の中恐縮ですが、ご参加のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、欠席予定の方で事前に議題にご意見のある方は、事前に理事長または管理会社担当者までお伝えください。

【開催場所】○○マンション集会室
【開始時刻】本日（令和○○年○月○日）○時○分
【予定時間】約1時間
【お持ち物】事前配布資料、筆記用具