マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンションの「管理費」「修繕積立金」の滞納者(未納)への督促方法

「管理費」や「修繕積立金」は、滞納を放置すると日常の管理の他、大規模修繕の実施にも悪影響がおよびます。今回は、理事会でできる滞納者への督促の方法を考えていきます。

管理費等の滞納者へ督促方法の例

理事会でできる滞納者への督促として、督促文章の郵送やポストへの投函、電話、自宅訪問等があります。滞納者への対応は管理会社にすべてを任すのではなく、理事会と管理会社が協力しておこなうことが重要なことです。

管理費等の滞納者への督促(初期対応)

その1│通常文書による督促

滞納初期の段階では、管理会社から定型文で管理費等の滞納者に対し、支払いの催促の文章が郵送されます。しかし、それだけでは悪意の滞納常習者には効果があまりないので、理事会などで協議した上で滞納期間や状況に応じた文面を作成し、管理組合名でポストに投函すると効果的な場合があります。

その2│電話による督促

滞納が2か月を経過したあたりで管理会社の担当者(フロントマン)から滞納者に電話による督促をおこないます。滞納者本人の自宅や携帯に電話して未納分の支払いを督促します。その過程は、後日月次報告なでに記載されますので、理事会としては、管理会社の担当者がこうした電話での督促を怠っていないか確認することが重要です。電話連絡のさいは、本人が不在のときに留守録を残す方法などでは効果がうすく、直接本人と話をすることが肝心です。理事会の場などで管理会社の担当者(フロントマン)に電話による督促の状況を確認します。

その3│訪問による督促

3か月を超える滞納を目処に滞納者の自宅を訪問をします。この場合、特にマンションに居住する滞納者の場合には、管理組合の役員(理事)と管理会社の担当者(フロントマン)が一緒に滞納者宅を訪問をすることが有効です。直接話しをすることで、滞納の原因を的確に把握して今後の対応を検討します。理事会終了後に滞納者への自宅訪問をルールにするのも良い方法です。

その4│内容証明郵便の発送

5か月を超える滞納を目処に、滞納者に対し内容証明郵便を送付します。容証明郵便は、請求の事実を証明するもので、督促自体に強制力を生じさせるものではありませんが、滞納者の中には、内容証明郵便を受け取ると自発的に支払うケースも少なくありませす。文面については、管理会社の担当者(フロントマン)が素案をつくるのが一般的です。

管理費等の長期滞納者への法的措置の検討

主な法的措置

  • 支払督促
  • 少額訴訟
  • 通常の訴訟
  • 強制執行

これまでみてきたような、文章や電話・自宅訪問では効果がなく、滞納が長期に及ぶ場合には、法的手続きを検討せざるを得ません。この場合には、弁護士などの専門家の支援を受けることが望ましいでしょう。

補足│管理費等の時効期間

滞納管理費等の時効は5年です。(平成16年4月23日最高裁判決) これを過ぎた場合、相手方が時効の利益を主張(「援用」という。)すれば、債権は無かったものとされるため、管理組合としては迅速な対応が必要です。 時効は、裁判上の請求、差押、債務の承認等により中断しますが、 内容証明郵便を出しただけでは、時効は中断されないので注意が必要です。

3.まとめ

管理費や修繕積立金の滞納者への督促の基本は「管理会社」と「理事会」が協力しあって対応をすることです。

管理会社から、毎月提出される会計報告の中の「未収金明」等をもとに、滞納者やその額を正確に把握して、仮に滞納者がいるようでしたら、迅速に対応を検討することが大切です。

仮に、一般的な督促方法で解決しなかった場合に、そのまま放置すると管理組合の運営に悪影響を及ぼします。法的対応は、費用がかかりますが徴収する強い姿勢を示すことにより更なる滞納者がでることを抑止する効果もあります。