管理会社の変更

マンション管理会社が、管理会社の変更(リプレイス)を検討理由はさまざまですが、管理組合が管理業務を委託しているマンションの管理会社を変更(リプレイス)をおこなうケースがあります。管理会社を変更することは管理組合にとって重要な事柄であるため、今回はマンション管理会社変更(リプレイス)の正しい手順とリスクについて説明します。

マンション管理会社変更の現状

マンション管理会社の変更

マンション管理会社のホームページには「管理会社を変更することで、今の管理費を削減します」といった謳い文句で自社に変更(リプレイス)することを広告しています。実際に、マンション総合調査によると、分譲時のマンション管理会社から変更(リプレイス)した管理組合が「18.3%」あり、管理会社を変更(リプレイス)するマンションもかなり増えていることがわかります。もちろん、現行の管理会社から別の管理会社に変更することにはリスクも生じます。新しい管理会社が管理組合の注文に必ず応じられるかは不透明ですし、引き継ぎの問題もあります。また、管理会社の変更は、理事会にとっては大変な労力を要する仕事であって、その結果によっては、居住者から理事会に不満がぶつけられることもあります。
マンション管理会社の変更にあたっては、慎重に検討していくことが重要です。

管理会社変更(リプレイス)のメリットとデメリット

現行の管理会社と折衝を重ねても「管理委託費」や「サービス内容」の面で折り合わない場合には、現行の管理会社から新たに募集した管理会社へのに変更も選択肢のひとつとなります。しかし、管理会社を変更することは、理事会にとっては、多くの労力を必要とする仕事です。また変更後には、これまでとは違った管理の方法になるため居住者が戸惑うことも多いでしょう。
当然、居住者全員が新しい管理会社の業務に満足するわけではありません。このように管理会社を変更することには「メリット」と「デメリット」がありますので、十分に理事会等で協議をした上で慎重におこなうことが大切です。
管理会社の変更を考える場合には、マンション管理士等のコンサルタントの支援を受けるのも良い方法です。専門家に依頼することで新旧の管理会社の引き継ぎも適切におこなうことが可能です。

管理会社変更(リプレイス)の手順

管理会社変更の手順の例
  • 検証
    管理会社を変更する理由を明確にする

    現行のマンション管理会社に満足が出来ない場合には、管理会社の変更も選択肢になるでしょう。しかし、管理会社を変更しても、新しい管理会社が管理組合の期待に必ず応じられるかはわかりません。また、マンション管理会社の変更(リプレイス)は、マンションの住人に大きな影響を与えます。そのため、理事会では、管理会社の変更を検討する前に、まずは「本当に管理会社の変更が必要」であるかを冷静に検証する必要があります。ただし、昨今では「人手不足」や「人件費の高騰」といった事情もあって現行の管理会社から解約を通知されることもあります。この場合には管理会社の変更をおこなうほかありません。

  • STEP.1
    理事会で管理会社の変更(リプレイス)を検討
  • STEP.2
    管理会社変更についての居住者アンケートを実施
  • STEP.3
    アンケート結果を受けて理事会で審議

    居住者アンケートの結果などもふまえ、本当に管理会社の変更が必要と理事会で判断した場合や、管理会社から解約を通知された場合には、以下のような手順で管理会社の変更を検討します。

  • STEP.4
    臨時総会で管理会社変更の基本方針の承認
  • STEP.5
    現在の管理仕様が適切か理事会で協議
  • STEP.6
    管理内容についての共通仕様書を作成

    管理会社の変更(リプレイス)を検討する場合には、複数の管理会社から相見積りを取得して比較検討をおこないますが、その後の比較検討を容易にするために「見積り条件」や「書式」を統一することが重要です。

    一般社団法人マンション管理業協会から、「マンション管理業務共通見積書式」が公表されていますので、各マンション管理会社から、この雛形をベースに見積りを作成してもらうことで、管理組合での比較が容易になります。

  • STEP.7
    複数の管理会社から見積もりを取得

    マンション管理会社の変更(リプレイス)を検討する場合には、複数の管理会社に見積り依頼をおこないます。見積りの作成にあたっては管理会社によるマンションの現地調査が必要です。

    見積依頼は提出期限を設けますが現地調査から、2~3週間は掛かるのが通常ですので、日程には余裕を持って依頼するようにします。また、現地調査なしで見積りを提出する管理会社は候補から外します。管理会社の営業担当からこの時の管理会社の対応は、今後の選考での判断材料になりますので、複数の理事が立ち会って積極的に質問をおこなうように心がけます。

  • STEP.8
    書類選考に合格した管理会社によるプレゼン会を実施

    マンション管理会社の変更(リプレイス)を検討する場合には、複数の管理会社によるプレゼンテーション会を開催します。一般的には独立系の管理会社の場合には、積極的にリプレイスをおこなっていることもあって、プレゼンの資料の作成や営業担当者の説明もこなれている印象があります。しかし、このプレゼンテーション会でみるべきポイントは、プレゼンの資料が立派であるといったことよりも、質疑での印象やプレゼン会にいたるまでの対応などの方が選考においては、重要視すべき事項といえます。

  • STEP.9
    理事会で新管理会社を内定する
    プレゼン会終了後、理事会でマンション管理会社を1社を選定し、マンション管理会社変更承認のための総会準備に移ります。
  • STEP.10
    臨時総会で新管理会社の承認

    マンション管理会社の変更(リプレイス)においては、複数のマンション管理会社によるプレゼンテーション会を経て、理事会で推薦するマンション管理会社の1社を決定します。次に管理会社の変更を審議するための総会の開催準備をはじめます。マンション管理会社変更についての「臨時総会」の開催準備で大切なことは、「現行の管理会社」の積極的な協力を得ることは難しいため、理事会主体で開催準備をすすめることです。 議案の作成については、「新しい管理会社」のサポートを受けることが可能ですが、総会の「会場の予約」や「議案の配布」などは、これまでの「管理会社」と「理事会」でおこなうほかありません。作成する「総会の議案書」には、これまでの理事会での検討の経緯を詳細に記載することで、管理会社変更に反対する組合員に対して理解を得られるようにします。 この「臨時総会」でマンション管理会社変更が承認されることで、新しいマンション管理会社に変更することが正式に決定して、今後は双方のマンション管理会社の引き継ぎ期間にはいります。双方のマンション管理会社だけに引継ぎを任せるのでなく、理事も積極的に関与して、これまでの管理の履歴などが失われないように、新旧のマンション管理会社と一緒に引継ぎに取り組んでいきます。

  • ポイント
    臨時総会で当日の対応

    「管理会社変更のための臨時総会」では、現行の管理会社に全面的に協力してもらうことは難しいため、理事会が主体となって総会を進行していくことになるため、事前に「理事会」や「新しい管理会社の担当者」と打ち合わせを重ね、質疑応答などの予行演習をおこなうようにします。しかし、新しい管理会社の「担当者(フロントマン)」や「営業担当者」は、総会での承認の前であるため、あくまでオブザーバーとしての参加です。管理会社の変更は、組合員にとって大変重要な事柄であるため「質問」や「反対意見」が多数あがることが想定されますが、こうした対応は、理事長や他の理事がおこなっていく心構えが必要となります。

  • ポイント
    解約通知書の送付

    総会で「マンション管理会社の変更」が承認された時点で、現行のマンション管理会社との管理委託契約を解約することになります。そのたえ。管理会社変更が総会で決議された後には、現在の管理会社に対して「解約通知書」を確実に送付することが重要です。解約通知が完了しても当面の間は、現在の管理会社が管理をおこなっていくことになりますので、後々のトラブルにならないように、役員(理事)は、現行のマンション管理会社の担当者とも積極的にコミュニケーションをはかり、後腐れのないように十分注意を払いましょう。

  • STEP.10
    新旧の管理会社による引継ぎ

    管理会社変更について総会で承認がなされた後には、新旧マンション管理会社による引継ぎの期間になります。双方のマンション管理会社による管理業務の引継ぎでは、過去の管理組合の履歴が失われないように確実に引き継いでいくことが重要です。引継ぎ項目には、重要書類や鍵などのハード面のほか、理事会運営や管理の方法などソフト面の引継ぎも大切です。これらの引継ぎは、双方のマンション管理会社だけに任せるのでなく、理事会と新マンション管理会社が協力し合って適切な引継ぎをおこなうことが重要ですので、役員(理事)も積極的にかかわるようにします

マンション管理会社
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