マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンション管理会社の変更時には新旧マンション管理会社の引継ぎが重要

マンション管理会社の変更(リプレイス)において、新しいマンション管理会社と管理委託契約を締結したら、双方のマンション管理会社による管理業務の引継ぎをおこないます。今回は、現行の管理会社から新しい管理会社への引継ぎを適切におこなうポイントについて学んでいきます。

新旧管理会社の引き継ぎ

主な引き継ぎ事項

現行の管理会社から新管理会社への引き継ぎは、基本的には新旧の管理会社間でおこなわれます。しかしすべてを管理会社任せにはしないで、特に「重要書類」や「共用部分の鍵」などの物品の引き継ぎの際には、できるだけ役員(理事)も立ち会うようにします。引継ぎの進捗状況は新旧の管理会社から報告を受けることも重要です。管理会社の引継ぎは「重要書類」「鍵・備品類」「懸念事項」など多岐に及びます。この引継ぎは管理会社変更の決議の後、3ヶ月程度の期間を必要とします。

引き継ぎ1│管理組合の書類関連

引き継ぎ書類の例

  • 管理規約・使用細則
  • 販売時のパンフレット
  • 理事会・総会の議事録
  • 竣工図面・設計図書

管理組合が保管している書類は「竣工図書」や「販売時のパンフレット」「理事会・総会の議事録」など多数に及びます。このような重要書類は、普段から一覧表などに基づき適切な管理体制にあれば問題がないのですが、管理会社変更にあたってチェックをおこなうと紛失しているケースが少なくありません。いずれにしても管理組合の「重要書類」や「物品の引継ぎ」のさいには役員(理事)が立ち会うようにします。

引き継ぎ2│共用部の鍵などの備品

共用部の鍵も確実に引き継ぎをおこなう必要があります。鍵の使用箇所などを現地で実際に確認しながら引継ぎをおこないます。また、鍵のマスターとコピーが混在していることがありますので、しっかりと区別をおこないます。重要書類などと同様にチェックリストなどを用意して理事会の立ち会いのもと引継ぎをおこないます。

引き継ぎ3│管理組合運営の懸念事項

管理組合で継続審議している「取り組み」や「懸念事項」についても引き継ぎをおこなうべき項目です。引継ぎ期間中には、理事会に新しい管理会社の担当者(フロントマン)にも出席してもらい確実に引継ぎをおこなうようにします。理事会運営はマンション毎の相違があるため、新しい管理会社に現在の理事会運営の在り方を理解してもらうことは重要なことです。

補足│管理人の継続は可能か

マンション管理会社は変更しても、現在の管理人には引き続き勤務を続けてほしいという希望を持っている管理組合も多いようです。当然、管理人本人の同意が必要ですが、管理会社間の調整の上、新管理会社の管理人として雇用されるケースもあります。管理人が交代になる場合には、ゴミの収集の方法や住人の特性などの引継ぎのため、引継ぎ期間中は、新旧管理人の2名体制での勤務をおこなうように依頼をしましょう。

総括

管理会社変更について総会で承認がなされた後には、新旧マンション管理会社による引継ぎの期間になります。管理会社変更によって過去の管理組合の履歴が失われないように確実に引き継いでいくことが重要です。引継ぎ項目には、重要書類や鍵などのハード面のほか、理事会運営や管理の方法などソフト面の引継ぎも大切です。これらの引継ぎは、双方のマンション管理会社だけに任せるのでなく、役員(理事)も積極的にかかわるようにします。管理会社変更により、より良い管理体制になるように理事会と新マンション管理会社が協力し合って適切な引継ぎをおこないます。