新旧管理会社の引き継ぎ
現行の管理会社から新管理会社への引き継ぎは、基本的には新旧の管理会社間でおこなわれます。しかしすべてを管理会社任せにはしないで、特に「重要書類」や「共用部分の鍵」などの物品の引き継ぎの際には、できるだけ役員（理事）も立ち会うようにします。引継ぎの進捗状況は新旧の管理会社から報告を受けることも重要です。管理会社の引継ぎは「重要書類」「鍵・備品類」「懸念事項」など多岐に及びます。この引継ぎは管理会社変更決議の後、3ヶ月程度の期間を必要とします。
引き継ぎ１│管理組合の書類関連
管理組合が保管している書類は「竣工図書」や「販売時のパンフレット」「理事会・総会の議事録」など多数に及びます。このような重要書類は、普段から一覧表などに基づき適切な管理体制にあれば問題がないのですが、管理会社変更にあたって改めてチェックをおこなうと紛失しているケースが少なくありません。いずれにしても管理組合の「重要書類」や「物品の引継ぎ」の際には役員（理事）が立ち会うようにします。
- 管理規約・使用細則
- 販売時のパンフレット
- 理事会・総会の議事録
- 竣工図面・設計図書
引き継ぎ２│共用部の鍵などの備品
共用部の鍵も確実に引き継ぎをおこなう必要があります。鍵の使用箇所などを現地で実際に確認しながら引継ぎをおこないます。また、鍵のマスターとコピーが混在していることがありますので、しっかりと区別をおこないます。重要書類などと同様にチェックリストなどを用意して理事会の立ち会いのもと引継ぎをおこないます。
引き継ぎ３│管理組合運営の懸念事項
管理組合で継続審議している「取り組み」や「懸念事項」についても引き継ぎをおこなうべき項目です。引継ぎ期間中には、理事会に新しい管理会社の担当者（フロントマン）にも出席してもらい確実に引継ぎをおこなうようにします。理事会運営方法は管理組合毎に個性が強いため、新しい管理会社に現在の理事会運営の進め方を理解してもらうことは重要なことです。
補足│管理人の継続は可能か
マンション管理会社は変更しても、現在の管理人には引き続き勤務を続けてほしいという希望を持っている管理組合も多いようです。当然、管理人本人の同意が必要ですが、管理会社間の調整の上、新管理会社の管理人として雇用されるケースもあります。管理人が交代になる場合には、ゴミの収集の方法や住人の特性などの引継ぎのため、引継ぎ期間中は、新旧管理人の２名体制での勤務をおこなうように依頼をしましょう。
