管理会社変更(リプレイス)時の、コンサルタント活用のメリットと業務

マンション管理会社の変更にコンサルタントが必要になる理由管理組合向け
編集部

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マンション管理会社を変更(リプレイス)をおこなう過程では、特に理事(役員)に多大な労力や負担が生じます。また、管理会社変更の結果によっては「前の管理会社の方が良かった」「理事長がバックマージンをもらった」などと他の組合員からクレームをつけられる可能性もあります。今回は、こうした事態にならないようにコンサルタントを活用した管理会社変更(リプレイス)の必要性について考えていきます。

管理会社変更(リプレイス)におけるコンサルタントの業務

管理会社変更(リプレイス)において後々トラブルを起こさないためには、その検討過程の「透明性」「公平性」確保が最も重要になります。しかし住民自らが主体となって管理会社の変更に取り組みでは公平性を担保することは非常に困難です。そこで、管理会社変更(リプレイス)においては、コンサルタントは管理組合に対して次のような様々な業務支援をおこないます。

  • 【スケジュール】管理会社変更のスケジュール提示

    管理会社選定に関わる工程やスケジュールを作成します。

  • 【アンケート】組合員向けアンケートの開催支援

    管理会社変更についての意向を確認するための組合員向けアンケートの作成支援をおこないます。

  • 【一次選考】新管理会社候補選定の支援

    見積り取得のための共通仕様を作成し、複数の管理会社候補から見積りを取得します。

  • 【最終選考】公開プレゼンテーション会の実施支援

    一次選考を通過した管理会社による公開プレゼンテーション会の開催を支援します。

  • 【総会】管理会社変更についての総会の開催補助

    「管理会社変更」を議案とした総会の開催をサポートします。

  • 【契約書】新管理会社との管理委託契約書の内容精査

    新しい新管理会社と管理組合が締結する管理委託契書の内容を精査します。

  • 【引継ぎ】新旧管理会社の引継ぎ

    新旧管理会社が円滑な引継ぎのサポートをおこなうとともに、引継ぎ後の新管理会社による業務遂行状況をチェックします。

管理会社変更(リプレイス)をおこなう会社の種類

コンサルタント選びで重視すべき共通事項は、管理会社変更(リプレイス)におけるコンサルティング実績です。管理会社変更(リプレイス)においては、管理組合の運営についての「知識」や「経験」を持っていることが必要不可欠だからです。

マンション管理会社の変更(リプレイス)を請け負うコンサルティング会社は大きく分類すると以下のようになります。管理組合毎に管理会社変更のおける「条件」や「重視する内容」が異なりますので管理組合の要望に合ったコンサルタントを選択することが重要です。

管理会社変更の3つの業態

マンション管理士事務所
マンション管理士は、マンション管理組合運営についての知識が豊富な場合が多いため、合意形成に至る過程については適切なサポートが期待できます。
コンサルティング専門会社
マンション管理会社の変更などを専門におこなうコンサルティング会社です。業務を特化しているため専門的なサービスを受けることができます。
NPOや一般社団法人などの団体
主にマンション管理関連の複数のコンサルタントが集合した団体です。マンション管理に関わる各分野の専門家がいるのが特徴です。

 

管理会社変更は、他の組合員からのクレームもあり得る

マンション管理組合が業務を委託している管理会社の業務に満足が出来ない場合には、管理会社の変更も選択肢になります。マンションに適した管理会社に変更することで、管理の質(クオリティ)の向上やコスト削減につながるケースもあります。

しかし、数多い管理会社の中から、自分たちのマンションにあった管理会社を選択するのは簡単なことではありません。 こうした場合には、マンション管理士等のコンサルタントの管理会社(リプレイス)サービスなどを利用する方法もあります。

コンサル会社の「リプレイスサービス」のメリットとは

管理会社変更(リプレイス)サービスは、管理会社の変更にあたり、コンサルタントが新しい管理会社の選定や新旧管理会社の引継ぎのサポートをおこなう業務です。

管理会社変更(リプレイス)は、理事会にとって、業者の選定や管理仕様の検討、そして合意形成など大きな負担が掛かります。もちろん検討のための理事会開催にかかわる負担増もそうですが、それ以上に「どうしてその業者を選んだのか」といった他の組合員からのクレームや圧力による精神的な苦労が多いでしょう。

管理会社変更(リプレイス)においては、コンサル会社の「リプレイスサービス」を活用することで、理事の手間暇を削減するのは無論ですが、理事会が他の組合員から受ける精神的な苦労を緩和できることが大きなメリットとなります。

まとめ

マンション管理会社の変更は、理事会にとっては手間暇のかかる作業ですし、理事会にも責任が生じることを認識しておく必要があります。理事に対する他の組合員からの反発を防ぐには、必要な情報はできる限り公開し、他の組合員に管理会社変更の必要性についての理解を深めていただくことが重要です。こうした過程が、最終的な「総会」における合意形成につながります。

コンサルタントを採用した場合には、コンサルタントが組合員に対して「管理会社変更に至った経緯」や「選定の公平性」などについて、適切な資料を作成して説明することで、管理組合全体の円滑な合意形成につながります。管理会社変更においては、中立なコンサルタント採用してワンクッション置くことで理事会の負担は大幅に削減することが可能です。

管理組が主体性をもって、上手に第三者の専門家を活用することで管理会社変更を適切に実施することが可能です。

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専門家
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