マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンションの理事会の開催方法(日程調整・開催場所)招集手続き

マンション管理組合が理事会を開催する場合には、理事会開催の準備として 理事会の「場所」や「日時」「議題」などを決定したのちに、資料が必要な場合には事前に配布しておきます。通常は管理会社の担当者(フロントマン)から理事会の招集の連絡がきますが、緊急に理事会を開催しなければならないこともあります。ここでは理事会の開催方法について学んでいきます。

理事会開催の事前準備

理事会は、管理組合の業務の執行機関として大切な役割があります。設備の故障の修理や居住者からのクレーム対応など、理事会はいつでも開催できるように準備をおこなっておく必要があります。

事前準備1│理事会の開催場所

マンション内に集会室のある大型マンションでは、そこを使えばよいのですが、平均的な規模のマンションの場合には、マンション内に集会室はありません。

その場合には「管理人室」や「エントランスホール」を使用するか、もしくは、マンション外の「喫茶店」や「地域センター」等を利用するのが一般的です。

特に、地域センターなどの公共施設を使用する場合には事前の予約が必要になりますので、予約の方法を確認しておく必要があります。

事前準備2│理事会の日時

通常は、理事会の開催日は理事の都合に合わせて、事前に「第3土曜日の10:00」からといったように決めておくと予定が立てやすくなります。

理事会は、平日の夜間におこなわれるケースもありますが、一番多いのは土曜日の午前中、10:00頃からの開催です。

当然ですが、連休の中日などは欠席者が多くなりますので避けたほうが無難です。理事会の最後に次回の開催は「いついつです」と確認して、その旨を理事会議事録に記載しておくと良いでしょう。

補足│理事会の日程調整

理事会の日程を調整する場合には、管理組合の役員同士でメールアドレスの交換などをおこなってば良いのですが、メール等の連絡先を交換していない場合もあります。その場合には、少し面倒ですが書面で郵便ポストなどを使って日程調整を行います。

理事会の開催案内

マンション管理組合の理事会は、総会の開催と同じように理事に対して開催の案内をおこないます。理事会への出席者を増やすためにもできる限り早めに開催案内の配布をおこなうようにするのが基本です。

補足│理事会が成立するための条件

管理規約に、理事会の開催には理事の半数以上の出席が必要と記載されていることが一般的です。理事会は、区分所有者全員が参加する必要はなく、理事のみでおこないますが、監事も規約によって理事会への出席が義務付けられている場合もあります。

監事は出席数に含まれない
監事は、理事会に出席しても理事ではないので、出席者数にカウントされないので注意が必要です。

総括

マンション管理組合の理事会の開催は、理事長が招集するのが原則です。理事会の開催日は事前に、第3土曜日の10:00からといったように決めておくと予定が立てやすくなります。

また、緊急に理事会を開催する場合には、出席者を増やすためにもできる限り早めに開催案内の配布をおこなうようにします。