マンションの理事会の開催方法(日程調整・開催場所)招集手続き

マンションの理事会の開催方法管理組合向け
編集部

「マンション管理の教科書」は『伝え方を変えれば管理組合に届く』をコンセプトに多くの問題を抱える管理組合に有益な情報提供や魅力的なサービスをつなげるプラットフォームです。

【マンション理事長の教科書】をフォロー
マンション管理組合が理事会を開催する場合には、理事会開催の準備として 理事会の「場所」や「日時」「議題」などを決定したのちに、できれば理事会の資料を事前に配布しておきます。通常は管理会社の担当者(フロントマン)から理事会の招集の連絡おこないますが、緊急に理事自らが主体となって理事会を開催しなければならないこともあります。ここでは理事会の開催方法について学んでいきます。

理事会開催の事前準備

理事会は、管理組合の業務の執行機関として大切な役割があります。設備の故障の修理や居住者からのクレーム対応など迅速に対応しなくてはならないことも多いため理事会はいつでも開催できるように準備をおこなっておく必要があります。

事前準備1│理事会の開催場所

マンション内に集会室のある大型マンションでは、そこを使えばよいのですが、平均的な規模のマンションの場合にはマンション内に集会室がありません。その場合には「管理人室」や「エントランスホール」を使用するか、もしくは、マンション外の「喫茶店」や「地域センター」等を利用するのが一般的です。

特に、地域センターなどの公共施設を使用する場合には予約が必要なことが多いので事前に予約方法を確認しておく必要があります。

事前準備2│理事会の日時

理事会の開催日は理事メンバーの都合に合わせて、事前に「第3土曜日の10:00」からといったように決めておくと予定が立てやすくなります。理事会は、平日の夜間におこなわれるケースもありますが、一番多いケースは土曜日の午前10:00頃からの開催です。

当然ですが、連休の中日などは欠席者が多くなりますので避けたほうが無難です。理事会の最後に次回の開催日を決定してその旨を理事会議事録に記載しておくと良いでしょう。

補足│理事会の日程調整

理事会の日程を調整する場合には、事前に管理組合の役員同士でメールアドレスの交換などをおこなっておくっことが望ましいのですが、メール等の交換を嫌がる方も増えています。その場合には、少し面倒ですが書面で郵便ポストなどを使って日程調整をおこなう方法や、昨今ではラインやグループウェアなどを用いる方法も一般的になってきました。

■「理事会の日程調整」のサンプル・文例を作成しましたので参考にして下さい。

マンションで理事会を開催する場合の日程調整についての文例・サンプル
マンション管理組合の理事会の開催の日程調整は実務上は管理会社の担当者がおこなっていることが多いようです。理事会の開催日は […]

理事会の開催案内

マンション管理組合の理事会は、総会の開催と同じように理事に対して開催の案内をおこないます。理事会への出席者を増やすためにもできる限り早めに開催案内の配布をおこなうようにするのが基本です。

■「理事会の開催案内」のサンプル・文例を作成しましたので参考にして下さい。

マンション理事会の開催案内・出欠票についての文例・サンプル
マンション管理組合の理事会は開催前に役員に対して開催案内の配布をおこないます。出席者を増やすためにもできる限り早めに開催 […]

補足│理事会が成立するための条件と監事の出席

管理規約で「理事会の開催には理事の半数以上の出席が必要」と記載されていることが一般的です。理事会は、区分所有者全員が参加する必要はなく、理事のみでおこないますが、監事も規約によって理事会への出席が義務付けられているケースもあります。

監事は出席数に含まれない

監事は、理事会に出席しても理事ではないので出席者数にカウントされないので注意が必要です。

まとめ

マンション管理組合の理事会の開催は理事長が招集するのが原則です。理事会の開催を毎月行う場合には、例えば「第3土曜日の10:00から」といったように事前に決めておくと予定が立てやすくなります。また、緊急に理事会を開催する場合には、出席者を増やすためにもできる限り早めに開催案内の配布をおこなうようにしましょう。