マンション管理のヒントがいっぱい

マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

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理事会が長すぎるから理事をやりたくない問題?理事会の時間短縮方法

理事をやりたくない理由で「無駄に理事会が長い」という意見があります。ここでは、効率よく時間はできるだけ短くできる理事会の方法を考えていきます。

理事会の現状

理事会だけではなく、会社の会議でも、効率よく短時間でおこなうこと重要なことです。特にマンションの理事は、主にボランティアでおこなわれ、休日の午前中や、仕事から帰宅後に開催されるケースも多く短時間でおこなうことが望ましいでしょう。

理事会の進行

基本的な理事会の進行
理事会の進行は、各マンション毎の慣例・その期の理事の意向や管理会社担当者のやり方などによって、マンション毎に違いますが、一般的に以下のようになります。

  1. 月例の報告(会計、業務など)
  2. 前回の理事会の振り返り
  3. 現状の課題について議論

管理会社に業務委託している一般的なマンションでは、まず管理会社の担当者(フロント)から、月次の報告がありまます。特にマンションの規模が大きいとそれなりに報告事項も増えてきます。管理費や修繕積立金の滞納状況や修繕工事の進捗など、報告項目は多数ありますので、時間がかかるのは、やむを得ない面もあります。

月次報告のあとに、前回の理事会の振り返りをおこない、その後に、現状の課題について議論をおこないます。特に大規模修繕工事、規約変更、居住者間のトラブルなど重要な課題がある場合は議論が長時間に及ぶ場合もあるでしょう。

多くの管理組合の理事会が毎月1~2か月に1回という頻度で行われていますが、2時間~3時間、場合によっては数時間にもおよぶ理事会もあります。

理事会が長くなる理由

理事会が長引く主な原因
理事会が長くなる原因は大別すると2つのケースがあります。

  • 管理会社担当者(フロント)の段取りが悪い
  • 理事に「理事会を生きがい」としている方がいる

管理会社の担当者の(フロントマン)の段取りが悪い場合には、担当者にとにかく効率的に理事会を進行するように改善を求めればある程度、時間短縮の効果はみられでしょう。

一方で、理事会メンバーに、理事会が長くなる原因がある場合には、改善するのが難しいケースが多くあります。問題は、理事会が「生きがい」になっている理事の存在です。

殆どの理事は、理事会は早く終わって欲しいと思っていますが、中には熱心なのは良いことなのですが、理事会を楽しみにしている方もいます。2時間以内を目標として理事会の時間短縮を考えてみますが、会社の会議とは違う、マンションの理事会ならではの難しさもあります。

理事会を短縮するための3つのポイント

理事会短縮の3つのポイント

  1. 理事が管理についてある程度学ぶ
  2. 資料を事前に配布し目を通しておく
  3. 理事会の終了時間を明確にする

ポイント1│理事もマンション管理の知識を身につける

理事会が長引く理由のひとつに理事の基本的な知識不足があげられます。
マンション管理の専門家ではない理事会のメンバーに、管理についての高度な知識を求めるのは酷ですが、管理会社の担当者(フロントマン)に見当はずれな理論で、いちいち食って掛かるようになると時間がいくらあってもたりません。その反論が、管理組合のためになっていれば良いのですが、たとえば、「管理費と管理委託費の区別がついていない」「管理会社からの提案をすべて金儲けの手段と受け止める」となると、これは無駄な時間と言わざるをえません。知らないがゆえの反論やクレームで理事会が停滞したおかげで、理事会が長引き結局は何も決まらないといった非効率な理事会になってしまいます。
理事が最低限のマンション管理の知識を身につけて理事会に出席することは、理事としての最低限のマナーと言えるでしょう。

ポイント2│事前に資料を配布し事前準備をおこなう

理事会を効率よく行うためには事前準備が不可欠です。管理会社に業務を委託しているマンションでは、理事会資料は管理会社の担当者(フロントマン)が用意します。

理事は、理事会資料を最低でも1週間前には受け取るようにしましょう。事前に議事の内容を確認することが当日の議論を効率化する秘訣です。

理事会当日は、事前に配布された理事会資料に沿って進行します。そうすることで、理事会は短時間で終わらせることができるようになります。

理事会の場ではじめて考えて意見を述べるような方法では、理事の人数が多い場合など時間がかかる原因となります。

一歩進んで、事前にグループウェアなどを用いて、検討事項について、あらかじめ検討をおこなっておくと、理事会の時間を大幅に削減できます。

当日は、最終的な意見の摺合せと採決だけで済むことになるので理事会は短時間で終わらせることができます。

万が一、管理会社の担当者(フロントマン)が、当日にならないと資料を配付していないようであれば、管理会社の担当者に改善をもとめましょう。

ポイント3│理事会の終了時間を事前に取り決めておく

事前に理事会の終了時間を決めて、その時間内で終わるように理事会の間を明確に決めることです。
特にマンション内の集会室や管理室で理事会をおこう場合には会場の終了時間がないためどうしても長くなりがちです。また、理事会メンバーが顔見知りの場合、どうしても時間にルーズになりがちです。遅刻者がいても、理事会の開催要件を満たしていれば、時間どおりにはじめるようにしましょう。特にワンマンな理事長がいる場合には、理事会がいつまでも続く場合がありますので、冒頭で理事会の終了時間を確認することが大切です。理事会の終了時間を明確に定めることで、無駄話や無責任な発言も減り意義のある理事会の運営になるでしょう。
管理会社の担当者(フロントマン)は立場上、理事長にはっきりと言いづらケースもあるので、他の理事がやんわりと伝えることも大切です。

総括

理事自ら理事会の効率化ということを意識して、できる限り短時間で内容のある理事会にしていくことが重要です。

長時間の理事会や、揉める理事会には誰しも出席したくはありません。非効率な理事会運営がおこなわれれば、理事会の参加者は減っていき、誰も理事になりたくないとなってしまいますので改善が必要です。

ただし、理事会が生きがいになっているような方がいる場合には、これまでみてきたような理事会の効率化の手法での時間短縮には限界があります。

抜本的な解決方法はないのですが、理事の選任方法を輪番にして任期を短期間に留めるなどの消極的な方法の他、思い切って第三者管理方式などを採用して理事長に外部の専門家を採用するなども選択肢としてはあります。