マンション管理のヒントがいっぱい

マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

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マンション管理組合の理事会のあとに作成する議事録の基本事項

マンション管理組合が理事会の議事録は 総会の議事録とは異なり、法的に作成を義務づけられたものではありません。しかし管理組合では規約の中で、総会の議事録に準じた理事会の議事録の作成を義務付けているのが一般的です。ここでは、理事会の議事録の基本事項について学んでいきます。

議事録担当の理事を決める

理事会の議事録は、原則として、理事会の議長を務める理事長が作成しますが、「議事録担当の理事」などが議事録の作成をおこなった場合には、理事が回覧した後に、最後に理事長が署名押印します。第一回目の理事会で議事録の作成者を確認しましょう。

実務上は、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会に同席し、議事録の下書きを作成することも多いようですが、本来は議事録は理事が作成することが適切です。管理会社の担当者が作成する場合にも理事は内容をよく確認のうえで署名、押印することが大切です。

 

議事録の書き方に決まったルールははない

議事録の書き方に特にルールはありませんので、過去の議事録や、総会の議事録を参考に作成するようにします。議事の内容をすべて記載する必要はありませんが、日時や出席者・議題・決議結果などの要点を正確に記載する必要があります。

理事会議事録の配布について

理事会の議事録を全戸に配付するかどうかは、「管理規約」や「細則」などに定められている場合のほか、各管理組合の慣例などにより異なります。理事会がいくら時間をかけて議論をかさねても、組合員に告知されなくては理事会の方針が伝わらないため、できる限り理事会の議事録のコピーを全戸配布することが望ましいでしょう。

例えば、理事会終了後、2週間以内に全戸配布等のルールを定めておきます。全戸に配布する場合には「理事会の議事録をそのままコピーして配布する場合」や、「理事会の議事録をまとめたものを配布する場合」があります。いずれにしても、個人のプライバシーに深く関わる場合には、記載内容に注意が必要です。

総括

理事会の議事録は、総会の議事録と同様に議論の内容を記録として残すという大切な役割があります。

また、理事会と組合員とのコミュニケーション手段としての役割もありますので、理事会の議事録は正確に記載して、その内容をできるだけ早く広報することが重要です。