マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

総会開催のタイムスケジュール(事前準備から議事録配布までの対応)

マンションの通常総会の運営がスムースに進められるように今回は、総会前の事前準備から総会終了までのタイムスケジュールについて学んでいきます。

総会開催のタイムスケジュール

マンションの総会開催にあたって一番の課題は出席者を増やすことです。そのためにもできる限り早いタイミングで総会の開催日時を決定して、それを広報することが大切です。

1│通常総会開催(数ヶ月前)

総会は一般的に組合員が参加しやすい土曜日や日曜日に開催されます。それでも最近では出席者不足が問題になっている管理組合がほとんどです。総会の出席者を増やすためには、できるだけはやく総会の開催日を決定してそれを広報することが重要です。
まず、総会の会場を確保するために、マンションの集会室や公民館、地域センター等の会場の予約をします。事前に団体登録が必要な場合や、応募者多数の場合には抽選などが必要な場合もありますので、早め早めの対応を心がけます。一般的には会場の予約は管理人や管理会社の担当者(フロントマン)がおこないますが、理事(役員)が予約をおこなう場合には支払った場合の手続きについて管理会社の担当者と打ち合わせをしておきます。

2│通常総会開催前(事前準備)

毎年、通常総会の出席者がどの程度か、管理会社の担当者(フロントマン)や過去の総会議事録から把握をしておくことにより今後の対策を検討します。また、総会終了後に理事会が主導して懇親会が開催される場合や、出席者にお茶を用意するといったことが慣例になっている管理組合もあるので確認します。

3│通常総会(2週間前)

この時期になると、一般的に管理会社や管理人が、総会の案内を各戸に配布します。マンションに居住していない区分所有者については、管理会社から郵送されるのが一般的です。
また掲示板に総会の案内を、目立つ用に掲示することも忘れないようにします。

│補足│出席率が悪い時の対応

総会の出欠票は、マンション内の管理室や管理組合用の郵便ポストに返信されるのが一般的です。出欠表票を総会開催日の5日ほど前に、管理会社の担当者(フロントマン)や理事が集計をおこなって総会成立要件を満たしているかを確認します。
出席の意思が確認できない組合員が多い場合や、集計の結果、総会の出席率(委任状・議決権行使書を含む)が悪い場合には出席者が増えるように対応が必要です。理事や管理人が協力して、出欠票の提出を各戸に呼びかけをおこなったり、エントランスホールやエレベーターのかご内にも案内を掲示します。

4│通常総会(当日)

事前に印刷した総会出席票リストで「総会出席者数」「議決権行使書提出者数」「委任状提出者数」や議決権の集計をおこないます。戸数が多いマンションでは、ノートパソコンを等を持ち込んでエクセルで集計をおこなうと速やかに進行します。

受付は、管理会社の担当者(フロントマン)がおこなうことが多いですが、本来マンションの総会は、管理組合が主催ですので、理事(役員)も積極的に受付や会場への誘導等をおこなうようにします。

5│通常総会(終了後)

役員改選がある場合には、新役員だけその会場に残りその場で役職を決定することがあります。また、新旧理事による引継ぎ会がおこなわれることもあります。

6│総会議事録の作成

議事録は正確に、そしてできるだけ迅速に作成することが重要です。一般的には管理会社の担当者(フロントマン)が下書きした議事録の素案を「理事長」や「議事録署名人」が修正をおこなった上で完成させます。
この間、議事録の署名押印のための回覧等で時間を要しますが、遅くとも1ヶ月以内に議事録のコピーを組合員に配布できるようにします。議事録の配布が遅くなりそうな場合には、事前に総会の決議事項や新役員の役職等を掲示板等でお知らせします。

総括

毎年1回定期的に開催する通常総会(定期総会)は、管理組合の「決算」「予算」や「理事の選任」等について決議が行われる大切な場です。それを実施していくのは理事会の大切な仕事です。スムースに進行できるように開催まで余裕をもって事前準備をおこなうことが重要です。