マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

マンション管理組合が管理室等で保管する重要資料の保管・保存期間

マンションの理事会として管理組合の重要な書類の保管は大切な仕事です。しかし年数の経過とともに保管書類は増えていく一方ですので適宜整理を行う必要があります。ここでは、管理組合が保管する重要書類の保管・保存期間について学んでいきます。

管理組合の重要書類の保管期間について

マンション管理組合の書類の保管期間については、特に法令の定めはありません。しかし、すべての書類を保管しておくと書庫や管理室が一杯になってしまいますので、以下の帳票類の保存期間の例を参考に整理をおこなってください。

帳票等の保存期間の例

帳票等保存
期間
備考
( 起算日等)
会計関連収支決算書及び事業報告書永久決算承認後
収支予算書及び事業計画書永久決算承認後
監査報告書永久決算承認後
預金通帳永久非使用分含む
什器備品台帳永久最新分のみ
現金出納帳10年決算承認後10年
預金出納帳10年決算承認後10年
支出に関する請求書、領収書10年決算承認後10年
金融機関届出印( 非使用分)5 年非使用後5 年
工事関連計画修繕等工事請負契約書永久
計画修繕等工事見積書永久契約締結分
計画修繕等工事完了届及び保証書永久
計画修繕等工事履歴永久
長期修繕計画書永久過去分含む
小修繕等発注書及び請書、完了届等10年
総会関連総会議案書及び総会議事録永久
総会出席票・委任状・議決権行使書10年
理事会関連理事会議案書及び理事会議事録永久
理事会等の引継ぎ書永久
建物設備管理関連設計図書永久適正化法第103条関連
建築確認通知書永久
建物・設備点検等契約書10年契約期間満了後
建物・設備点検等報告書10年
管理費等滞納関連管理費等滞納状況10年債権回収後
滞納管理費等督促履歴10年債権回収後
管理業者関連管理事務報告書( 年次報告書)永久適正化法第77条関連
収支状況報告書( 月次報告書)永久適正化法施行規則第87条第5項関連
管理委託契約書10年契約期間満了後
重要事項説明書10年契約期間満了後
管理規約関連管理規約原本永久改定履歴含む
各種細則原本永久改定履歴含む
契約関連駐車場等の使用契約書5 年契約期間満了並びに債権回収後
近隣等との協定書永久
保険証券永久満期分等含む
名簿関連組合員名簿永久最新分のみ
組合員等異動届( 新組合員の届出)5 年所有権異動並びに債権回収後
標準管理規約第31条関連
訴訟関連訴状、判決書等関連書類永久
売主関連アフターサービス基準書永久
売買契約書、重要事項説明書等永久
その他誓約書1 年本人退居後
標準管理規約第19条第2項関連
専有部分修繕等工事申請書等永久標準管理規約第17条第1項関連

<東京都・マンションポータルサイトより>

総括

保管期限が経過した書類は処分しても良いと考えられますが、その場合には、書類の電子化等についても検討してください。