マンションの理事会として管理組合の重要な書類の保管は大切な仕事です。しかし年数の経過とともに保管書類は増えていく一方ですので適宜整理を行う必要があります。しかし理事では廃棄をおこなって良いものか判断がつかないことが多いと思います。ここでは、管理組合が保管する重要書類の保管・保存期間について学んでいきます。
管理組合の重要書類の保管期間について
すべての書類を保管しておくと書庫や管理室が一杯になってしまいます。マンション管理組合の書類の保管期間については、特に法令の定めはありません。したがって、基本的には各管理組合で議論のうえで保管期間を決めればよいことですが、参考までに以下に保管すべき文書保管期間を例示しますので参考にしてください。
なお、法定点検や保守点検を管理会社に委託している場合は、点検記録を管理会社が保管している場合もあります。
帳票等の保存期間の例
| 帳票等 | 保存 期間 | 備考 （ 起算日等） | |||||||||||
| 会計関連 | 収支決算書及び事業報告書 | 永久 | 決算承認後 | ||||||||||
| 収支予算書及び事業計画書 | 永久 | 決算承認後 | |||||||||||
| 監査報告書 | 永久 | 決算承認後 | |||||||||||
| 預金通帳 | 永久 | 非使用分含む | |||||||||||
| 什器備品台帳 | 永久 | 最新分のみ | |||||||||||
| 現金出納帳 | 10年 | 決算承認後10年 | |||||||||||
| 預金出納帳 | 10年 | 決算承認後10年 | |||||||||||
| 支出に関する請求書、領収書 | 10年 | 決算承認後10年 | |||||||||||
| 金融機関届出印（ 非使用分） | ５ 年 | 非使用後５ 年 | |||||||||||
| 工事関連 | 計画修繕等工事請負契約書 | 永久 | |||||||||||
| 計画修繕等工事見積書 | 永久 | 契約締結分 | |||||||||||
| 計画修繕等工事完了届及び保証書 | 永久 | ||||||||||||
| 計画修繕等工事履歴 | 永久 | ||||||||||||
| 長期修繕計画書 | 永久 | 過去分含む | |||||||||||
| 小修繕等発注書及び請書、完了届等 | 10年 | ||||||||||||
| 総会関連 | 総会議案書及び総会議事録 | 永久 | |||||||||||
| 総会出席票・委任状・議決権行使書 | 10年 | ||||||||||||
| 理事会関連 | 理事会議案書及び理事会議事録 | 永久 | |||||||||||
| 理事会等の引継ぎ書 | 永久 | ||||||||||||
| 建物設備管理関連 | 設計図書 | 永久 | 適正化法第103条関連 | ||||||||||
| 建築確認通知書 | 永久 | ||||||||||||
| 建物・設備点検等契約書 | 10年 | 契約期間満了後 | |||||||||||
| 建物・設備点検等報告書 | 10年 | ||||||||||||
| 管理費等滞納関連 | 管理費等滞納状況 | 10年 | 債権回収後 | ||||||||||
| 滞納管理費等督促履歴 | 10年 | 債権回収後 | |||||||||||
| 管理業者関連 | 管理事務報告書（ 年次報告書） | 永久 | 適正化法第77条関連 | ||||||||||
| 収支状況報告書（ 月次報告書） | 永久 | 適正化法施行規則第87条第５項関連 | |||||||||||
| 管理委託契約書 | 10年 | 契約期間満了後 | |||||||||||
| 重要事項説明書 | 10年 | 契約期間満了後 | |||||||||||
| 管理規約関連 | 管理規約原本 | 永久 | 改定履歴含む | ||||||||||
| 各種細則原本 | 永久 | 改定履歴含む | |||||||||||
| 契約関連 | 駐車場等の使用契約書 | ５ 年 | 契約期間満了並びに債権回収後 | ||||||||||
| 近隣等との協定書 | 永久 | ||||||||||||
| 保険証券 | 永久 | 満期分等含む | |||||||||||
| 名簿関連 | 組合員名簿 | 永久 | 最新分のみ | ||||||||||
| 組合員等異動届（ 新組合員の届出） | ５ 年 | 所有権異動並びに債権回収後 | |||||||||||
| 標準管理規約第31条関連 | |||||||||||||
| 訴訟関連 | 訴状、判決書等関連書類 | 永久 | |||||||||||
| 売主関連 | アフターサービス基準書 | 永久 | |||||||||||
| 売買契約書、重要事項説明書等 | 永久 | ||||||||||||
| その他 | 誓約書 | １ 年 | 本人退居後 | ||||||||||
| 標準管理規約第19条第２項関連 | |||||||||||||
| 専有部分修繕等工事申請書等 | 永久 | 標準管理規約第17条第１項関連 | |||||||||||
＜東京都・マンションポータルサイトより＞
この記事のまとめ
保管文書は管理組合が管理する管理室・集会室等に設置された施錠可能な口ッカー内に保管するのが基本です。小さなマンションでは保管スペースを確保することが困難な場合もありますので、保管期限が経過した書類は処分しても良いと考えられますが、その場合には、書類の電子化をおこなった上で廃棄した方が望ましいでしょう。
