マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

理事長代行とは理事長を有償でマンション管理の専門家に任せること

マンションでの「理事のなり手不足」は深刻ですが、特に、理事の役職の中でも責任の重い「理事長」だけは絶対にやりたくないという声も良く聞かれます。最後は、ジャンケンやくじで決めるケースも多いのですが、果たしてそれで良いのでしょうか。今回は、理事長業務を専門家に任せる理事長代行サービスについて考えていきます。

理事長代行方式(理事長業務代行)とは?

「理事長代行方式」とは、分譲マンションの「理事長」を区分所有者以外の第三者の専門家が行なう仕組みです。

分譲マンションの管理は、一般的には、区分所有者から選ばれた理事で理事会を組織し、実務は管理組合が管理会社に委託する方式が採用されています。

しかし、理事長は、専門家(プロ)がおこなう方が良いと考える管理組合や、「理事長」のなり手がいないことから、管理組合の運営が困難となっているマンションでは、管理組合員以外の専門家に理事長業務の代行を依頼するケースも増えています。

なお、専門用語で「管理者管理方式」「第三者管理方式」と呼ばれている方式の中で、特に「理事長を専門家に依頼」することを、一般の方にわかりやすいように「理事長代行方式」「理事長業務代行」と呼んでいます。言い換えれば理事長代行方式は、第三者管理方式の内のひとつの方式を指します。

理事長代行方式の問題点と注目される理由

「理事長代行方式」は、「投資型」或いは「リゾート型」マンションのように役員を選出することが困難なマンションでは、すでに一般的な方式です。こうしたマンションでは、日常業務を受託している管理会社が理事長を兼任して管理組合全般の運営を担っていることがほとんどです。

管理会社が理事長を兼任した場合は少し不安が…

これまで、理事長代行方式が一般的なマンションで採用されなかった理由して、理事長を管理会社が兼任するこのやり方に「管理会社」と「管理組合」の間に利益相反の問題があるからです。

例えば、「理事長」になった「管理会社」が自由に過度の工事などによって財産を浪費させたり、「管理会社」が倒産した場合にマンションの財産が保護されるのかといった懸念もあります。

国土交通省が省標準管理規約を改正したことで注目

分譲マンションの「理事長」に「第三者の専門家」が就任したり、理事長業務を代行することは、特に法令等で制限されているわけではありません。

これまでは、実際には、マンションの管理規約によって役員(理事・監事)は、「区分所有者から選ぶ」こととして就任資格を制限してきました。

このような制限がおこなわれたのは、管理規約の雛形として国交省が作成する「標準管理規約」の記載が、マンション管理組合の役員はマンションで居住するす区分所有者に限定されていたからです。

ところが、平成28年の改正では、これまで区分所有者に限定されていたマンション管理組合の役員の制限が「外部の専門家」にまで拡大されました。

これまでも管理規約を改正すれば、専門家が理事長に就任することは可能でしたが、今回の改正により国交省からお墨付けをいただけたと考えても良いかもしれません。

理事長代行を検討すべきマンションの例

理事長代行は、こうしたマンションにおすすめ

  • 高齢化や賃貸化が進み、特に負担の重い理事長のなり手が少ない
  • 投資用・リゾート用途等でそもそも理事のなり手がみつからない
  • マンション管理の専門家が理事長に就任する方が適切と考えている
  • 管理費滞納などで裁判実施期間だけ理事長をを行わななければならない

「高齢化」や「賃貸化」などの理由で理事のなり手はみつかっても、より負担の重い「理事長のなり手がいない」管理組合では、「理事長代行方式」の採用を検討してはいかがでしょうか。
「ジャンケン」や「クジ」などで嫌々理事長を決めているようなマンションでは管理の停滞や不全を招きかねません。

また、毎回決まった理事長に固定されていて一部の区分所有者に大きな負担がかかっているマンションでは、公平性の面でも「理事長代行方式」をおすすめします。

理事長代行の主な業務

基本的には、「理事長」の業務は管理規約に記載されていますので、外部の専門家が理事長に就任したとしても、これまでどおり、規約にしたがって業務をおこなうのが基本です。

こうした基本業務に加え専門家ならではの追加業務として、コンサルティング業務を期待する場合もあります。

例えば、「管理会社の業務の見直し」であったりだとか、「管理規約の全面改正」といった業務も「理事長代行」業務のオプションとして期待できる部分です。

こうした追加業務については、依頼する「理事長代行会社」によって大きく異なる部分ですので、検討の際にはしっかりと確認すべきところです。

理事長の基本業務の例

1│管理会社の業務チェック

管理会社から提出をうけた月次報告の内容を精査し、問題がある場合には、管理会社に改善を求める。

2│管理組合の支出チェック

管理組合の運営に無駄がないか常時チェックをおこない、必要な場合には、支出の削減に必要な措置を遂行する。

3│マンション巡回チェック

定期的に、現地巡回をおこない、劣化状況や清掃状況などをチェックします。また、管理員や清掃員とコミュニケーションを図る。

4│年に1回・通常総会の開催

区分所有法や規約に則り、適切に総会を開催するとともに、通常総会で業務報告をおこないます。

総括

マンションの管理について、これまで区分所有者から構成される理事が中心となっておこなうべきであるという考え方が主流でした。しかしながら、特に無関心層の増加や高齢化などを背景に、理事長は誰もやりたくないといった問題に直面しています。

一方で、特定の方に理事長に固定され長年にわたって同じ方が「理事長」を続けるケースもあります。この場合には、業者と癒着したり、管理費等を横領するといった危険性もあるため、これも理事長代行を検討すべきケースです。

こうした消極的に理事長代行を検討する他に、餅は餅屋でマンション管理の事は専門家に任せる方がむしろ良いといった積極的に専門家を活用しようという流れもみえてきました。

また、「理事長代行方式」のメリットは、理事長のなり手不足を解消する他に「修繕積立金の改定」といった区分所有者による理事では取り扱いの難しい諸問題を、専門家(プロ)による「理事長」が主導しておこなうことで、適切で速やかな管理組合運営が可能となることです。

「理事長代行」により、専門家が理事長に就任しても、これまでどおり、高額な修繕工事などは総会の決議を経ることに変わりはありませんが、専門家が理事会に加わることで、格段にスムーズな意思決定がおこなわれます。

こうれまで説明してきたとおり、理事長代行方式はメリットも多く、これからファミリー向けのマンションでも一般的になっていく方式といえますが、一方でプロ理事長に支払う費用負担の面で、小規模のマンションでは導入が難しいのが現実です。

管理組合で、理事長代行方式を検討する場合には、費用負担分をどのように補うか慎重に審議していく必要があります。