マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

【総合】マンション管理組合の総会

マンション管理組合の総会は、年に一回の開催が義務付けられている
通常(定期)総会の他、管理組合の運営上、重要な案件を決める臨時総会など、
マンション管理組合の最高意思決定機関としての役割を担います。

マンション管理組合の組織

分譲マンションのような区分所有建物における法律、区分所有法では「管理者は、少なくとも毎年1回集会を招集しなければならない」と定めています。
ここでいう管理者とは通常は、管理組合の理事長のことです。区分所有法での「集会」とは、一般的には「総会」と呼ばれています。
また、年に一度、定期的に開催される総会を一般的には「通常総会」「定期総会」と呼んでいます。この年に1回開催される通常(定期)総会のほかに、特定の議案を審議するために開催される総会を「臨時総会」と呼んでいます。
なお、総会は、区分所有者の全員が参加して、マンション管理組合の運営上重要な案件を決める管理組合にとっての最高意思決定機関の役割を担います。

マンション管理組合の総会の基本

総会を招集するのは誰?

マンション管理組合の総会は原則として管理者である理事長が招集することになっていますが、例外的に、一定のルールに基づいて理事長以外の組合員による総会の開催が認められています。まず、監事が「管理組合の業務の執行及び財産の状況」について不正があると認めたときには総会を招集することができます。そして、特定の組合員が「組合員総数及び議決権総数の5分の1以上の同意」を得て、総会の招集を理事長に請求しても理事長が総会の開催をおこなわない場合には、請求をした組合員が臨時総会を招集することができます。

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通常総会と臨時総会の違い

マンション管理組合の総会には、年に一回必ず開催される「通常総会」と、大規模修繕工事など重要な議題を審議する「臨時総会」があります。いずれも、区分所有者であれば必ず出席すべきものです。特に、臨時総会を開催するのは、大規模修繕工事や管理会社の変更など、マンションの住人にとって、重大な案件に関わることがほとんどです。総会の出席者をできるだけ増やすために、総会の開催が決まったらできるだけ早く総会案内の配布をおこなったり、掲示板を活用するなどの対応が必要です。

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普通決議と特別決議の違い

総会での決議は、その重要性に応じて「普通決議」と「特別決議」に分かれています。マンション管理組合の総会では、議案を議決する際に、通常の議案について過半数の賛成により可決することを「普通決議」、特に重要な議案については、4分の3以上の賛成などの特別多数の賛成により可決することは「特別決議」と呼んでいます。特別決議は、重要な案件を決議するために成立要件は普通決議よりも厳しくなっています。※なお、建替え決議等については、5分の4以上の賛成が必要になります。

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「通常総会」で最低限必要となる議案

マンション管理組合の総会の議案は法令で定められており、必ず必要となるものの他、必要に応じて追加される議案があります。通常(定期)総会において法令に照らして最低限必要となる議案がない場合には、理事会の責任が問われる可能性があるので注意が必要です。

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マンション管理組合の総会開催

通常総会(定期総会)は、毎年1回定期的に開催する管理組合の大切なイベントです。「今期の決算」「来期の予算」「理事の選任」等について決定します。それを実施していくのは理事会の大切な仕事ですので、スムースに進行できるように開催まで余裕をもって事前準備をおこなうことが重要です。

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総会議案書の作成

区分所有法では「集会においては、あらかじめ通知した事項についてのみ、決議することができる」」と定められているため、総会で決議が必要な事柄は、事前に議案書に記載する必要があります。議案にすべき項目は区分所有法や管理規約に記載されている事項のほか、理事会で管理組合毎の事情にあった議案を作成することができます。

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招集通知書・議案書の配布

総会を開催するにあたって必要な招集通知には総会の招集通知を区分所有者全員に配布します。標準管理規約では、総会の期日の2週間前までに発送しなければならないと定められています。

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総会進行の流れ・挨拶・スピーチの文例

分譲マンションでの総会の進行は、理事長の大切な仕事のひとつですが、はじめて、理事になった方にとっては、大勢の出席者の前で話をすることは不慣れで緊張するものです。そこで、総会での挨拶やスピーチの例文案を作成しましたので、総会進行の参考としてご利用ください。

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総会の出席率をあげるための工夫

総会の出席率を上げるための工夫
マンション管理組合では、総会の出席率が年々低くなる傾向にあります。総会の出席率が下がり続けると「総会が成立しない」といった事態になり、総会で「規約の改正」や「管理費の値上げ」等の重要なことが決められないといった問題につながります。これといった即効薬はありませんが、日常的に、理事会の業務や懸念事項について広報活動をするなど、管理への意識を高める活動をおこなうなど、総会の出席率を高めるための工夫が大切です。

総会の欠席者を減らす方法

総会は、管理組合の重要な決定をおこなう場であると同時に、コミュニケーションはかる場としての大切な役割がありますが、マンションも築年数の経過とともに管理に対する関心が薄れ総会の出席者が減少する傾向があります。毎回決まった方しか参加しないマンションでは、管理組合の活動の停滞してしまいますので、総会の出席率を高める工夫をしていくことは理事会の大切な仕事のひとつです。

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マンションの管理組合とって重要な案件は、すべて総会で決定します。総会は管理組合の最高意思決定機関であってマンション管理組合にとっての将来を決めるは最も基本的で重要な役割を持つ行事として大切にしなければなりません。どこの管理組合でも年に一度は必ず総会を開催していますが、総会の出席者がほとんどいないマンションもあれば、数多くの総会参加者がいって熱心な質疑応答がおこなわれるマンションまで様々です。
日常業務を管理会社に委託している場合には、総会のスケジュール調整や資料作りなど管理会社の担当者(フロントマン)が中心となって準備を手助けしてくれるため、理事であっても総会の開催に無関心な場合もあります。
しかし、マンションの総会はマンションの資産を守るもっとも重要な役割を担うとともに、住人同士が顔を合わせ、コミュニケーションを育てるきっかけとなる大切なイベントでもあります。