マンション管理組合が開催する総会では、事前に総会の「開催招集通知書」を区分所有者全員に送付することが「区分所有法」や「標準管理規約」で義務付けられています。今回は、この「総会招集通知書」の送付期日の設定と注意事項について学んでいきます。
総会の開催通知に関する規定
総会の開催通知書の発送期限は、一般的には管理規約に記載があり、標準管理規約に準拠して２週間前とされているケースが多いようです。
区分所有法(招集の通知）
第35条第1項
集会の招集通知は、会日より少なくとも1週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。
標準管理規約(招集手続)
第43条第1項
総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議であるときは2カ月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
通知書の発送期限に関する注意事項
たとえば、総会開催日の２週間前までに総会開催の招集通知書を発送すると定められている場合には、総会の開催日は含まず、以下のようにまるまる２週間を開けなくてはいけないことになります。例えば、管理規約に「２週間前までに」と記載があれば、総会当日を含まないで２週間の期間を空ける必要があります。管理会社の担当者（フロントマン）も勘違いしている場合があるので、注意が必要です。
総会開催通知期限の例
- ４月２０日が総会開催日の場合
- ４月５日までに総会開催通知書の発送
- １０月１８日が総会開催日の場合
- １０月３日までに総会開催通知書を発送
この記事のまとめ
総会の開催通知の期限が定められているのは、できるだけ早く日程を通知することで「総会の参加者を増やすこと」や「議案の内容を事前に伝えることで考える時間を確保すること」を目的としています。こうした主旨から、管理規約の送付期日の定めにかかわらず、できるだけ総会の開催前のできるだけ早い時期に開催招集通知書を発送することが望ましい対応といえます。一般的には、総会の開催招集通知書の発送は管理会社の担当者（フロントマン）がおこなうことが多いため、担当者によっては常にギリギリのタイミングで発送ということもあります。こうした場合には、当然改善を申し入れることが必要ですが、場合によっては、総会の議案書の完成の前に日程のみを通知するといった方法も検討します。
