マンション管理組合が開催する総会では、区分所有者全員に「総会開催の招集通知書」を送ることが法律や規約で定められています。しかし、その発送のタイミングを誤ると、総会自体が無効になるリスクもあるため、日数の数え方には細心の注意が必要です。この記事では、総会招集通知書の送付期日のルールと注意点について学んでいきます。
総会開催通知に関する法令・標準管理規約の定め
| 根拠規定 | 内容 |
|---|---|
| 区分所有法 第35条第1項 | 総会招集通知は、会日の少なくとも1週間前に、議題を明記して全区分所有者に発信しなければならない（※規約で伸縮可） |
| 標準管理規約 第43条第1項 | 総会の招集は、会議の2週間前までに、日時・場所・目的を明記して通知を出す（※建替え決議の場合は2カ月前） |
※標準管理規約を採用しているマンションでは、ほとんどが「2週間前」ルールを適用しています。
発送期限の数え方と注意点
発送期限の数え方を間違えると、法令違反になってしまうおそれがあります。特に注意すべきは「開催日を含めずに逆算する」という点です。
例：開催日が4月20日の場合
| 通知の期限 | 発送日 |
|---|---|
| 2週間前までに | 4月5日までに通知発送 |
例：開催日が10月18日の場合
| 通知の期限 | 発送日 |
|---|---|
| 2週間前までに | 10月3日までに通知発送 |
つまり「開催日の前日から数えて14日前の日までに通知書を発送」する必要があります。管理会社のフロント担当者であっても、ここを誤って理解しているケースがあるので、理事会としても確認が大切です。
より良い対応のポイント
法令や管理規約上の期限を守るのはもちろんですが、早めの通知が理想的です。招集通知が早ければ早いほど、区分所有者が予定を調整しやすくなり、議案への理解も深まります。
また、議案書の準備が遅れてしまう場合でも、まずは日程だけでも早めに案内するという工夫もできます。理事会として、フロント担当者に「常にギリギリの発送にならないよう配慮してほしい」と伝えておくことも重要です。
まとめ
総会招集通知の期限は、総会への出席者を増やし、議案をじっくり検討してもらうために設けられた大切なルールです。標準管理規約では総会の2週間前までに通知することが定められていますが、実務ではこの期日を誤解して「ギリギリの日」に発送されることもあるため、理事会側でもしっかり確認しましょう。特に日数の数え方として「開催日を含めず、まるまる2週間前までに通知を発する」点は押さえておく必要があります。より円滑で充実した総会運営のためにも、フロント担当者との連携を強化し、できるだけ早めの通知を心がけることが理事会に求められます。