マンション管理組合の通常総会は、決算や予算、理事の選任など重要な議題を決める年に一度の大切なイベントです。しかし、実際には出席率の低さや準備の手間が悩みの種になることも。この記事では、総会前の事前準備から総会後の議事録配布まで、スムーズな運営に役立つタイムスケジュールについて学んでいきます。
総会開催までの流れと対応スケジュール
| 時期 | 主な内容 | 補足・ポイント |
|---|---|---|
| 数ヶ月前 | 開催日時の決定 | 土日開催が基本。できるだけ早めに日程を確定して広報します。 |
| 同時期 | 会場の確保 | 集会室や地域センターを予約。管理人やフロントマンが対応することが多いです。 |
| 事前準備 | 過去の出席状況確認 | 議事録やフロントマンの情報を参考に。懇親会の有無など慣例の確認も。 |
| 2週間前 | 案内配布 | 各戸へ配布＋掲示板への掲示。非居住者には郵送します。 |
| 総会直前（5日前目安） | 出欠票の集計 | 成立要件を確認。出席が少ない場合は再度呼びかけを実施。 |
| 総会当日 | 受付・集計・進行 | 出席状況の集計はExcel利用がおすすめ。理事も受付に協力を。 |
| 総会終了後 | 新役員の決定・引継ぎ | その場で役職を決めることも。新旧理事による引継ぎも行います。 |
| 議事録作成 | 議事録の作成・配布 | フロントマンが素案作成。署名・押印後、1ヶ月以内に配布を目指します。 |
出席率が低いときの工夫
出席率の低下は多くの管理組合での共通課題です。以下のような工夫で出席率向上を図ります。
- 各戸に個別に呼びかけ（管理人や理事が訪問）
- エントランスやエレベーター内への再掲示
- 総会案内に議案のポイントをわかりやすく記載
- 可能であれば懇親会やお茶の提供なども出席のきっかけに
総会当日のポイント
- 出席者リストをもとに、議決権の集計を正確に行います。
- 理事・管理会社が協力してスムーズな受付・誘導を行います。
- ノートパソコンを使ったその場での集計があると便利です。
議事録の配布までが総会運営の一部
議事録の作成・配布までが総会運営の一連の流れです。署名人や理事長の確認・押印作業を迅速に行い、1ヶ月以内の配布を目指しましょう。配布が遅れる場合は、先に掲示板などで主要な決議事項を共有する対応も有効です。
まとめ
通常総会は、管理組合として最も重要な意思決定の場であり、理事会が主体となってその準備と運営を担います。出席率の向上には、早期の広報や住民への丁寧な呼びかけが欠かせません。また、当日の進行や議事録の作成までを含めて一連のスケジュールを意識し、余裕をもって段取りを進めることが成功の鍵です。スムースな総会運営は、理事会の信頼にもつながり、管理組合全体の活動が活性化する大きな一歩となります。