マンションの管理会社を変更する際には、現行の管理会社との契約を正式に解約する必要があります。この手続きを間違えると、あとあとトラブルになることも…。特に「解約通知のタイミング」は重要なポイントです。この記事では、マンション管理会社の解約方法と注意点について学んでいきます。
現行管理会社との「管理委託契約」はどうやって解約する？
マンションの管理会社を変更するには、現在契約中の管理会社との「管理委託契約」を解約する必要があります。この解約は、新しい管理会社が総会で承認された後におこないます。
手続きとしては、現行の管理会社に対して「解約通知書」を送付するだけ。ただし、そのタイミングには注意が必要です。多くの管理委託契約書は「マンション標準管理委託契約書」に準拠しており、3ヶ月前までに書面で通知することが定められています。
以下のような条文が含まれていることが一般的です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 解約の方法 | 書面による通知 |
| 通知の期限 | 解約希望日の3ヶ月前まで |
| 解約理由 | 問わない（自由解約） |
| 短縮の可否 | 双方の合意があれば可能 |
解約は契約期間中でも可能です
管理会社との契約期間が「1年」や「2年」となっているケースでも、解約は可能です。一部の管理会社が「契約期間満了まで解約できない」と説明するケースもありますが、これは誤解を生む説明です。
実際には、契約期間中であっても、3ヶ月前までに書面で通知すればいつでも解約が可能です。これは、管理組合側の正当な権利なので、自信をもって手続きを進めましょう。
解約通知後の3ヶ月間はどうなる？
「解約通知書」を送ったからといって、すぐに現行の管理会社との関係が終了するわけではありません。通知から3ヶ月間は引継ぎ期間として、現行の管理会社が引き続き業務を担当します。
この期間に、新旧の管理会社の間で、次のような引継ぎが行われます：
- 会計・書類・鍵などの資産の引渡し
- 住民・設備情報の共有
- 管理員や清掃員の引継ぎ調整
理事会としては、現行管理会社にも敬意をもちながら、丁寧な引継ぎができるよう働きかけることが大切です。
解約通知書の書き方と送付方法
解約通知は、口頭ではなく必ず書面でおこないます。以下の点に注意して作成しましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 宛先 | 管理会社の代表取締役宛 |
| 記載内容 | 解約日、新管理会社との引継ぎ協力の依頼など |
| 送付方法 | 配達証明郵便など、記録が残る方法 |
とくに重要なのは「確実に届いたことを証明できる手段」で送付すること。郵送後も控えを保管しておくようにしましょう。
まとめ
マンション管理会社の変更の総会が終了した後には、現在の管理会社に対して「解約通知書」を確実に送付します。しかし解約通知を発送した後も当面の間は、現在の管理会社が管理をおこなっていきます。また、今後は「新旧双方の管理会社の引き継ぎ期間」にはいります。引継ぎをしっかりとやっていだけるように、そして後々トラブルにならないように、役員（理事）は、現行のマンション管理会社の担当者にも敬意をもって積極的にコミュニケーションをはかり、後腐れのないように十分注意を払いましょう。