マンション管理組合では、理事の交代や長期修繕計画の見直しなどの場面で、多くの書類を適切に保管しておく必要があります。とくに「竣工図書」や「議事録」「点検報告書」などは、管理の引き継ぎやトラブル対応の際に重要な役割を果たします。
この記事では、管理組合として保管が必要な主な書類を一覧表・チェックリストの形でご紹介します。
管理組合の保管書類一覧表・チェックリスト
以下は、管理組合で保管しておくべき代表的な書類を分類したチェックリストのサンプルです。理事交代のタイミングや保管状況の棚卸しにご活用ください。
| 分類 | 書類名 | 書類の有無 | 保管場所（※1） |
|---|---|---|---|
| 竣工図書・設計図書 | 概要書（付近見取図含む）、仕様書、仕上げ表、敷地求積図、建築面積・床面積求積表、配置図、各階平面図、立面図、断面図、各種詳細図、建具表、専有部詳細図、外構図、構造詳細図、構造計算書、数量計算書 | あり・なし | 管理室 等 |
| 設備図面 | 給排水衛生設備図、空調設備図、ガス設備図、電気設備図 | あり・なし | 管理室 等 |
| 確認関係書類 | 分譲時パンフレット、確認申請書副本、確認済証、検査済証 | あり・なし | 管理会社 等 |
| 管理組合運営関係 | 管理規約原本、有効な管理規約、管理委託契約書・説明書、保守契約書、修繕工事関連書類、議事録（総会・理事会）、組合員・居住者名簿、防災・防火関連届出、決算書類、什器備品台帳、保険証券、借入金資料、長期修繕計画書、診断報告書 | あり・なし | 管理室、集会室、管理会社 等 |
| 法定点検関連 | 特殊建築物調査報告書、建築設備検査報告書、昇降機検査報告書、消防設備点検結果、専用水道検査結果、浄化槽点検結果、自家用電気点検結果、その他点検報告書 | あり・なし | 管理会社 等 |
（※1）保管場所例：管理室／集会室／管理会社
まとめ
管理組合で適切な書類管理ができているかどうかは、日々の管理や将来のトラブル防止において非常に重要です。とくに竣工図書や設計図書、法定点検報告書などは、再発行が難しく、紛失してしまうと大きな支障となります。理事の交代時には本チェックリストを活用し、保管状況を必ず確認しましょう。また、書類の劣化を防ぐために電子データ化を進めることも有効です。大切な情報を次の世代へきちんと引き継げるよう、定期的な点検と整理を心がけましょう。