マンション管理組合には「竣工図書」や「議事録」「点検報告書」など保管すべき資料が多数あります。ここでは管理組合の保管書類の一覧表・チェックリストのサンプルを作成したので、理事の交代の場面などでご活用ください。
管理組合の保管書類一覧表・チェックリスト
（狭い画面では、左右にスクロールします）
■ 保管書類一覧表・チェックリストの例
| 書類名 | 書類の有無 | 保管場所 | ||
| 竣 工 図 書 設 計 図 書 |
建 築 意 匠 図 |
概要書（付近見取図）を含む | あり・なし | ※ １ |
| （特記）仕様書 | あり・なし | |||
| 仕上げ表 | あり・なし | |||
| 敷地求積図・求積表 | あり・なし | |||
| 建築面積・床面積 求積表 | あり・なし | |||
| 配置図 | あり・なし | |||
| 各階平面図 | あり・なし | |||
| 立面図（２面以上） | あり・なし | |||
| 断面図又はかなばかり図 | あり・なし | |||
| 各種詳細図 （共用部分平面詳細・断面詳細） |
あり・なし | |||
| 建具表 | あり・なし | |||
| 住戸(専有部分)詳細図 | あり・なし | |||
| 外構図（緑地計画図を含む） | あり・なし | |||
| 構造詳細図(伏図を含む) | あり・なし | |||
| 構造計算書 | あり・なし | |||
| 数量計算書（数量調書） | あり・なし | |||
| 機 械 設 備 図 |
給排水衛生設備図 | あり・なし | ||
| 空調設備図 | あり・なし | |||
| ガス設備図 | あり・なし | |||
| 電気設備図 | あり・なし | |||
| 確 認 書 等 |
分譲時パンフレット | あり・なし | ||
| 確認申請書副本（写し） | あり・なし | |||
| 確認済証（写し） | あり・なし | |||
| 検査済証（写し） | あり・なし | |||
| 管 理 組 合 運 営 |
管理規約原本 | あり・なし | ||
| 現に有効な管理規約原本 | あり・なし | |||
| 管理委託契約書 | あり・なし | |||
| 管理委託契約の重要事項説明書 | あり・なし | |||
| 保守契約書 | あり・なし | |||
| 直近の修繕工事の設計図・見積書・契約書 | あり・なし | |||
| 総会議事録及び議案書(直近３年) | あり・なし | |||
| 理事会議事録(直近１年) | あり・なし | |||
| 名簿(組合員) | あり・なし | |||
| 名簿(居住者) | あり・なし | |||
| 防災用名簿 | あり・なし | |||
| 防火管理者選任届 | あり・なし | |||
| 決算報告書 （収支計算書、貸借対照表、残高証明書、その他会計帳票） |
あり・なし | |||
| 什器備品台帳 | あり・なし | |||
| 保険証券 | あり・なし | |||
| 借入金償還予定表 | あり・なし | |||
| 長期修繕計画書 | あり・なし | |||
| 調査・診断報告書 | あり・なし | |||
| 法 定 点 検 |
特殊建築物等定期調査報告書（直近３年) | あり・なし | ||
| 建築設備定期検査報告書（直近１年） | あり・なし | |||
| 昇降機定期検査報告書（直近１年） | あり・なし | |||
| 消防用設備等点検結果報告書(直近３年) | あり・なし | |||
| 専用水道又は簡易専用水道検査結果書(直近１年) | あり・なし | |||
| 浄化槽点検結果書(直近１年) | あり・なし | |||
| 自家用電気工作物定期点検報告書(直近１年) | あり・なし | |||
| 建物・設備点検報告書（法定点検以外） | あり・なし | |||
※１ 保管場所は、「管理室」「集会室」「管理会社」等
この記事のまとめ
理事会では、今回作成した保管書類一覧表などを利用して、重要な書類が紛失しないように定期的にチェックすることが重要です。また、竣工図書・設計図書等は、紛失や経年劣化によって汚損しないように、電子データ化などもあわせて検討しましょう。
