マンション管理組合の理事会は、マンション管理の中核を担う大切な会議です。理事会をスムーズに開催するためには、事前の準備や連絡方法に一定のルールや工夫が求められます。特に開催場所の確保や日程調整の進め方には注意が必要です。この記事では理事会の開催方法と招集手続きの基本について学んでいきます。
理事会開催の事前準備
理事会は、設備修理やクレーム対応など迅速な意思決定が求められる場でもあります。いつでも開催できるよう、常に準備しておくことが理想的です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開催場所の確保 | 集会室があるマンションはそちらを利用。ない場合は管理人室・エントランスホール・喫茶店・地域センターなどを使用。公共施設は事前予約が必要なケースが多いので注意。 |
| 開催日時の設定 | 理事メンバーの予定に合わせて、事前に「第〇土曜日10:00〜」などと定例化するのが効果的。連休中は欠席が増えやすいため避けるのが無難。会議の最後に次回開催日を決めておくのも良い方法。 |
| 日程調整方法 | メールやLINE、グループウェアの活用が主流。ただし抵抗のある方もいるため、ポストへの書面投函などアナログな方法も併用するのが現実的。 |
理事会の招集と案内方法
理事会の招集は、理事長が主導で行うのが原則です。実務では管理会社のフロントマンが窓口となって動くケースが多くなっています。
理事会の出席率を高めるには、できるだけ早めの案内配布が重要です。案内文には以下の項目を明記しましょう。
- 開催日時
- 開催場所
- 議題の概要
- 資料配布の有無
【サンプル文例】
「次回理事会を下記の通り開催いたします。ご出席いただけますようお願いいたします。」といった文面で、分かりやすく丁寧な表現を心がけると印象も良くなります。
理事会成立の要件と監事の扱い
標準管理規約では、理事会は理事の「過半数の出席」で成立とされています。理事会は理事だけで構成され、監事は出席しても出席者数にカウントされません。ただし、管理規約で監事の出席が義務付けられている場合もあるため、規約の確認は必須です。
まとめ
マンション管理組合の理事会の開催は理事長が招集するのが原則であり、定例化することで日程の調整が容易になります。特に「第３土曜日の10時から」など、定期開催のルールを設けておくと理事の予定も立てやすくなります。開催場所については、集会室がないマンションでは管理人室や地域センターなどの活用が有効です。また、日程調整にはメールやLINEなどのデジタルツールを活用しつつ、アナログ手段も併用することが現実的です。招集案内はできる限り早めに配布し、議題や資料を事前に共有することで出席率も向上します。理事会の成立には理事の過半数が必要ですが、監事は出席者数に含まれない点も忘れずに確認しておきましょう。