分譲マンションの多くでは、管理費や修繕積立金の出納業務を管理会社に委託しています。しかし、過去には管理会社の社員や理事長などによる横領事件も発生しており、管理組合の財産を守るには万全な体制が必要です。この記事では、管理会社の適正な関与と役割を通じて、マンション管理組合での不正や横領を防ぐ方法について解説します。
管理費・修繕積立金の流れと管理方式の基本
管理費・修繕積立金は、各区分所有者から口座振替で管理組合の口座に収納され、主に以下の3つの方式（イ・ロ・ハ方式）いずれかにより管理されます。
| 管理方式 | 概要 | 採用状況 |
|---|---|---|
| イ方式 | 管理費と修繕積立金を一括で収納し、管理費等の支出後、残額を保管口座へ移す | 最も多く採用 |
| ロ方式 | 管理費と修繕積立金を別々に収納し、管理費等の支出後、残額を保管口座へ移す | 一部採用 |
| ハ方式 | 管理費と修繕積立金を一括で収納・保管する単一口座方式 | 少数派 |
※この記事では「イ方式」に焦点をあてて解説します。
イ方式の運用と印鑑・通帳の管理ルール
イ方式では、以下のように収納口座と保管口座を分けて管理されます。
| 区分 | 印鑑の保管 | 通帳の保管 |
|---|---|---|
| 収納口座 | 管理会社 | 管理会社 |
| 保管口座 | 理事長 | 管理会社 |
- 収納口座：日常の支払いに使用。効率重視のため、管理会社が印鑑と通帳の両方を管理。
- 保管口座：翌月末までに収納口座の残金を移動。管理会社は印鑑やキャッシュカードを保管できません。
このように役割分担を明確にすることで、不正な出金を防ぐ仕組みが取られています。
横領は誰が起こしている？理事長による事件も少なくない
管理会社の担当者による不正が目立つものの、実際には理事長による横領も多数報告されています。中には、管理会社と理事長が共謀したケースも存在します。
よくあるパターン：
- 管理会社社員が通帳を流用して私的に出金
- 理事長が独断で通帳と印鑑を管理し、金銭を着服
- 両者が共謀して不明瞭な支出を実行
横領を防ぐための基本ルール
不正防止の観点から、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
- 保管口座の印鑑と通帳は別の者が保管する
- 理事長は管理委託契約の範囲を逸脱した支出を承認しない
- 管理会社の担当者と理事長の共謀を防ぐ監査体制を整備する
- 監事が通帳・会計の実態をしっかり監査する
さらに、管理会社には1ヶ月分の管理費等の保証契約が義務づけられており、一定のセーフティネットとなっています。
自主管理マンションの場合の注意点
管理会社が介在しない自主管理マンションでは、通帳と印鑑を理事長一人で保管しないことが鉄則です。たとえば：
- 通帳は理事長、印鑑は監事が保管するなど、明確なルールを定める
- 定期的に会計の内容を理事会で報告し、透明性を確保する
こうした仕組みが、個人による不正を防ぐ最後の砦となります。
まとめ
マンション管理においては、管理会社に出納業務を委託しているからといって安心はできません。印鑑や通帳の保管ルール、管理方式の選定、理事会の監視体制が適切に機能して初めて、管理組合の財産が守られます。とくに「イ方式」では、管理会社と理事長の連携が前提となるため、両者がチェックし合う関係性が重要です。信頼できる管理会社との契約、厳格な監事の監査、外部監査の導入などを通じて、透明性の高い財産管理を実現していきましょう。自主管理であっても同様に、通帳と印鑑の分離管理は必須です。制度や仕組みを知り、継続的に見直すことが、不正や横領を防ぐ第一歩になります。