マンションの管理組合で役員に選ばれると、「何をすればいいの？」「どのくらい忙しいの？」と不安に感じる方も多いかもしれません。定例理事会や定期総会の開催準備など、役員にはさまざまな業務があり、計画的な対応が求められます。この記事では、決算が3月、定期総会が5月に開催されるケースをもとに、役員の仕事内容や年間の流れについて学んでいきます。
理事会の年間スケジュールとは？
管理組合の年間スケジュールは、前年度の内容を参考にすることが多いですが、大規模修繕工事などが予定されている場合は、その分のスケジュール調整が必要になります。また、トラブルの対応や住民からの要望があれば、理事会の開催回数が増えることもあります。スケジュールの見通しを持つことで、スムーズに理事会運営ができます。
年間スケジュールの一例（決算：3月／総会：5月の場合）
| 月 | 主な内容 |
|---|---|
| 5月 | 定期総会で役員選出、役職の互選、前年度からの引継ぎ |
| 6月 | 第1回定例理事会の開催 |
| 7月 | 第2回定例理事会の開催 |
| 8月 | 第3回定例理事会の開催、納涼祭の準備・実施 |
| 9月 | 第4回定例理事会の開催、消防訓練の実施 |
| 10月 | 第5回定例理事会の開催 |
| 11月 | 第6回定例理事会の開催 |
| 12月 | 第7回定例理事会の開催、クリスマスイベントの企画 |
| 1月 | 第8回定例理事会の開催、餅つき大会の開催 |
| 2月 | 第9回定例理事会の開催 |
| 3月 | 第10回理事会（決算理事会）、決算案の確認・予算案作成・次期役員候補の検討 |
| 4月 | 第11回定例理事会の開催（総会準備） |
| 翌年5月 | 定期総会の開催、新役員への引継ぎ |
無理なく活動するためのコツ
マンション理事会の活動は、ボランティアである役員が本業や家庭の合間を縫っておこなうため、無理のない運営が大切です。多くの理事会は土日や平日の夜間に開催されます。まずは、理事会発足時に年間スケジュールを作成し、全員で共有しておくと安心です。
また、予測できないトラブル対応や修繕対応も時には発生します。定例理事会やイベント、訓練など、あらかじめ日程を確保しておくべきものについては、できる限り前もって予定を立てておきましょう。予定が明確になっていれば、他の予定との調整もつけやすく、理事間の連携もスムーズに進みます。