マンション管理組合における「会計担当理事」は、組合の会計業務を担う重要なポジションです。しかし実際には、管理会社が会計業務を代行することが多く、会計担当理事の仕事は形式的なものと思われがちです。ですが、管理会社に任せきりにせず、業務をしっかりチェックすることも理事としての責任の一つです。この記事では、会計担当理事の本来の役割と、管理会社との適切な関係の築き方について学んでいきます。
会計担当理事の本来の業務とは？
標準管理規約第40条では、会計担当理事は「管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う」と定められています。つまり、本来は次のような業務が想定されています。
| 主な業務内容 | 説明 |
|---|---|
| 管理費・修繕積立金の収納確認 | 入金の確認、未納者の把握 |
| 通帳・印鑑の分散保管 | 財産流出リスクの抑制 |
| 小口現金の管理 | 理事会時の諸費用等に活用 |
| 業者への支払い確認 | 月次報告書のチェック |
特に通帳と印鑑を別々の理事が管理することで、不正引き出しのリスクを減らす工夫がなされています。これらは、管理組合の財産を守るうえで重要な措置です。
自主管理と委託管理で役割はどう変わる？
大半のマンションでは、管理会社に会計業務を委託しており、会計担当理事の実務はほとんど発生しないことが一般的です。一方で、自主管理マンションでは、会計担当理事の負担は非常に大きくなります。
| 管理形態 | 会計担当理事の関与 |
|---|---|
管理会社に委託 | 書類確認や報告チェック程度 |
| 自主管理 | 資料作成・入金管理・督促など全面的に担当 |
このように、管理形態によって会計担当理事の実務負担には大きな違いがあります。
会計担当理事に実務がなくても「役割」はある
たとえ実務が少なくても、会計担当理事は管理会社の業務を確認・監視する重要な立場です。管理会社から提出される月次報告書に目を通し、以下の点を確認しましょう。
- 管理費等の滞納が発生していないか
- 督促が適切に行われているか
- 業者への支払いが適正に処理されているか
このような視点をもつことで、管理組合の透明性と財務健全性を高めることができます。
まとめ
会計担当理事は、マンション管理組合の財務面を支える大切な役職ですが、実務は管理会社が代行していることが多いのが現実です。しかしながら、だからといって名ばかりの理事になるのではなく、管理会社の報告内容を確認し、滞納者への督促や業者への支払い状況などを把握することは重要です。特に自主管理のマンションでは、通帳管理や現金出納など責任が重くなるため、しっかりとした理解と準備が求められます。管理会社との適切な役割分担と、理事としてのチェック機能を果たすことで、健全な会計運営を実現することができるでしょう。