理事会を開催した後、その内容をきちんと記録として残す「議事録」は、管理組合の透明性と信頼性を高めるうえで欠かせないものです。法的な義務はないものの、多くのマンションでは管理規約で作成を定めています。この記事では、理事会の議事録の基本事項について学んでいきます。
理事会の議事録は誰が作成するのか？
本来、理事会の議事録は理事長が作成するのが原則ですが、実務上は「議事録担当理事」をあらかじめ決めておくとスムーズです。また、管理会社のフロント担当者が同席して議事録の下書きを作成するケースもありますが、最終的な責任は理事側にあるため、理事自身が内容をしっかり確認し、署名・押印を行うことが大切です。
| 作成者 | 内容確認・責任 |
|---|---|
| 理事長 | 原則的に作成を担当 |
| 議事録担当理事 | 理事長の代行として作成可能 |
| 管理会社のフロント | 下書き作成を補助する役割。最終確認は理事 |
議事録の書き方には決まりがある？
理事会の議事録には法律で定められたフォーマットはありません。したがって、過去の議事録や総会議事録を参考にしながら、必要な情報を漏らさず記録することが重要です。
記載すべき主な項目：
- 開催日時と場所
- 出席者の氏名（委任状含む）
- 議題
- 各議題に対する決議の内容と結果
- 特記事項（意見の対立や保留事項など）
要点を押さえた簡潔な記録で構いませんが、後から見返して内容が正確に把握できることが重要です。
議事録の配布は必要か？
議事録を組合員全員に配布するかどうかは、管理規約や細則に基づいて判断されます。ただし、理事会で決定された方針を組合員に伝えることは非常に重要なため、できる限り配布することが望ましいです。
例えば、「理事会終了後2週間以内に全戸配布」などのルールを定めると、情報共有のスピードも確保できます。配布方法には以下の2通りがあります：
| 配布方法 | 特徴 |
|---|---|
| 議事録の全文をそのままコピー | 詳細な情報をそのまま伝えられる |
| 要約版を作成して配布 | 簡潔で読みやすく、ポイントが伝わりやすい |
なお、個人情報に関する記述には十分注意が必要です。プライバシー保護の観点から、氏名や部屋番号などが不要な場合は記載を控える配慮が求められます。
まとめ
理事会の議事録は、総会の議事録と同様に議論の記録として非常に重要な役割を果たします。また、組合員との情報共有や信頼関係の構築にもつながるため、できるだけ正確かつ早期に作成・配布することが大切です。特に、作成者や配布方法にあらかじめルールを定めておくと、毎回の理事会運営がスムーズになります。住民の信頼を得るためにも、議事録の作成と運用は手を抜かず、丁寧に取り組みましょう。