理事会の議事録は、マンション管理組合の意思決定の記録として非常に重要な役割を果たします。議長である理事長が責任を持って作成するべき文書ですが、毎回異なる形式で作られると見づらく、記録としての信頼性も損なわれかねません。この記事では、議事録作成に役立つテンプレートを紹介し、統一感のある文書作成のポイントについて学んでいきます。
理事会議事録のテンプレートの例
平成○○年○○月○○日
○○管理組合
第○○期第○回理事会・議事録
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ■ 開催日 | 平成○○年○○月○○日（○） |
| ■ 時 間 | ○○：○○ ～ ○○：○○ |
| ■ 場 所 | 管理室／集会室 |
| ■ 出席者 （敬称略） | 理事長 △△ △△ 副理事長 △△ △△ 理事 △△ △△ 理事 △△ △△ 監事 △△ △△ ○○管理会社 担当 ○○氏 |
| ■ 欠席者 （敬称略） | 理事 △△ △△ 理事 △△ △△ |
| ■ 出欠状況 | 出席者 ○○名、欠席者○○名、管理規約○○条により本理事会は成立した。 |
■ 審議事項
| 議事 | 内容 |
|---|---|
| ○○○○○○の件 | （具体的な内容を記載） |
| ○○○○○○の件 | （具体的な内容を記載） |
| ○○○○○○の件 | （具体的な内容を記載） |
| ○○○○○○の件 | （具体的な内容を記載） |
■ 次回理事会
○○月○○日（○）○○：○○～ 開催予定
管理規約第○○条の規定に基づき、議長及び本理事会に出席した理事２名が署名・捺印する。
平成○○年○○月○○日
○○○○管理組合
理事長（議長）○○○○ 印
議事録署名人 ○○○○ 印
議事録署名人 ○○○○ 印
まとめ
理事会の議事録は、実務上は管理会社のフロント担当者が素案を作成することが一般的ですが、最終的な確認と修正は理事長の大切な役割です。テンプレートに沿って記録することで記入漏れや記載ゆれを防ぎ、誰が見ても分かりやすい統一感のある文書となります。また、議事録は組合員に配布されたり、後日見返される機会も多いため、整った様式で読みやすい体裁に仕上げることが、信頼される管理組合運営につながります。テンプレートの活用により、理事の負担を軽減しつつ、質の高い記録を残すことが可能になります。