マンションの理事が交代する際には、文書や印鑑などの物品の受け渡しだけでなく、業務の継続性を確保するための情報共有が欠かせません。引継ぎが不十分だと、後任の理事が業務を把握できず、管理に支障をきたすことも。この記事では、スムーズな引継ぎのための「引継書」や「チェックリスト」のテンプレートをご紹介します。
| 日付 | 引継ぎ内容 |
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| 月 日 | 例：会計書類の受け渡し |
| 月 日 | 例：管理会社との定例連絡内容共有 |
| 月 日 | 例：次期事業計画の進捗報告 |
| … | … |
| 月 日 | |
| 名称 | 保管場所 | 保管者 | 引継ぎ日 |
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| 収支決算書 | | | |
| 管理事務報告書 | | | |
| 請求書 | | | |
| 領収書 | | | |
| 預金通帳 | | | |
| 印鑑 | | | |
| 管理費等滞納状況 | | | |
| その他 | | | |
| 名称 | 保管場所 | 保管者 | 引継ぎ日 |
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| 長期修繕計画書 | | | |
| 修繕履歴 | | | |
| 工事契約書 | | | |
| その他 | | | |
| 役職 | 業務内容 |
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| 理事長 | 管理組合全体の運営統括、総会招集など |
| 副理事長 | 理事長補佐、緊急時の対応など |
| 会計担当 | 収支管理、会計報告書作成など |
| 町内会担当 | 地域との連携業務など |
| 広報担当 | お知らせの作成・配布など |
| 監事 | 会計監査・業務監査など |
| 名称 | 事業内容 |
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| 1. 防犯カメラの更新 | 古い設備の交換と新設 |
| 2. 自転車置場の整理 | 使用状況の確認と配置見直し |
| 3. 大規模修繕の事前調査 | 修繕計画立案のための準備 |
| 4. エレベーターの点検強化 | 年2回→年4回への見直し |
| 名称 | 内容 |
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| 理事会の運営 | 会議は原則月1回、資料は1週間前までに配布 |
| 集会所の使用 | 利用申請は1週間前までに、片付けは当日中に完了 |
| その他 | ごみ収集場所の臨時使用ルール など |
| 名称 | 内容 |
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| 未処理の総会決議事項 | EV充電設備設置の検討 など |
| マンション内の事件・事故 | 駐輪場での盗難案件など |
| 組合員からの要望・苦情 | 共用部の清掃回数増加希望など |
| 管理業者との協議内容 | 契約更新条件の再確認など |
| 売主との協議事項 | 設備保証に関する問い合わせなど |
| 長期検討中の修繕案件 | 外壁塗装の再見積もり段階 |
マンション理事会の引継ぎは、次の理事が円滑に業務を開始できるようにするための大切なプロセスです。書類や印鑑の受け渡しはもちろん、理事会の慣例や今後の計画、未処理の懸案事項なども含めて、丁寧な情報共有が求められます。引継書やチェックリストを活用することで、引継ぎの漏れを防ぎ、理事会運営の安定化に寄与することができます。この記事を参考に、各マンションで自分たちに合った引継ぎフォーマットを整備し、安心できる管理体制を築いていきましょう。
