UPDATE｜通常総会・臨時総会の文例4種類を収録
マンション管理組合の総会開催案内の文例・テンプレートを網羅解説。通常総会（定期総会）・臨時総会・日程変更のお知らせ・日程のみの先行告知など、コピペで使える4種類のサンプル文面を掲載。出席率アップのコツや招集通知の発送期限（開催日14日前）の注意点も含む実用ガイドです。
管理組合の総会出席者を増やすためには、総会の日程はできるだけ早く決定して区分所有者に通知する必要があります。総会資料の完成が遅れる場合には、総会の議案書の配布の前に、取り急ぎ日程だけでも組合員に通知することが大切です。
本記事では、マンション管理組合の総会開催案内の文例・テンプレート4種類、招集通知の発送期限の注意点、出席率を高めるコツまで網羅して解説します。
こんな方におすすめの記事です
- 通常総会・臨時総会の案内文を作成したい管理組合の理事
- 総会の日程を先行告知したい理事会
- 総会招集通知の発送期限を確認したい方
- 総会出席率を上げる工夫を知りたい方
総会開催案内の基本｜招集通知の発送期限
マンション管理組合の総会は区分所有法と標準管理規約により、招集通知の発送期限が定められています。正式な「招集通知書」は以下のルールに従って発送する必要があります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 標準管理規約上の発送期限 | 総会開催日の2週間前まで |
| 日数の数え方 | 開催日を含めず、まるまる14日前の日まで |
| 発送方法 | 各住戸へ配布＋遠方区分所有者へ郵送 |
| 通知内容 | 開催日時・場所・議案の要領 |
| 掲示板掲示 | 招集通知と併せて掲示板にも掲示 |
招集通知の発送期限の詳細はマンション総会招集通知書の発送期限｜2週間前ルールと日数計算の注意点もご覧ください。
議案書の作成遅れで招集通知の発送が間に合わない場合に備え、日程だけを先行告知する文面を併用することが理事会実務では一般的です。
総会開催案内の文例4種類
文例1：通常総会（定期総会）開催案内｜日程のみ先行告知
令和○○年○○月○○日
区分所有者各位
○○マンション管理組合
理事長 ○○ ○○第○期通常（定期）総会開催のご案内
拝啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。おかげさまで、第○期も無事に終了することができました。つきましては下記のとおり通常（定期）総会を開催致しますので、ご多忙中大変恐縮ですがご出席くださいますようお願い申し上げます。なお、総会資料は後日配布いたします。
敬具
記
■日時 令和○○年○○月○○日（○） ○○：○○ ～ ○○：○○
■場所 ○○マンション○階集会室
■議題 第○期事業報告・決算報告、第○期事業計画・予算、役員選任 他
■連絡先 管理員もしくは管理会社までご連絡ください
以上
文例2：臨時総会開催案内
令和○○年○○月○○日
区分所有者各位
○○マンション管理組合
理事長 ○○ ○○第○期第○回臨時総会開催のご案内
拝啓 平素はマンション管理組合の運営にご協力いただき、厚く御礼申し上げます。この度、○○工事の実施について審議する必要が生じましたので、下記のとおり臨時総会を開催いたします。重要な議案につき、ご多忙中大変恐縮ですがご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
■日時 令和○○年○○月○○日（○） ○○：○○ ～ ○○：○○
■場所 ○○マンション○階集会室
■議題 ○○○○の件
■連絡先 管理員もしくは管理会社までご連絡ください
以上
文例3：総会開催日変更のお知らせ
令和○○年○○月○○日
区分所有者各位
○○マンション管理組合第○期第○回臨時総会開催日 変更のお知らせ
先日ご案内いたしました第○期第○回臨時総会の開催日は、下記のとおり変更になりましたので、ご注意ください。
記
■変更前 令和○○年○○月○○日（○）
■変更後 令和○○年○○月○○日（○）
■場所 変更なし（○○マンション○階集会室）
■時間 ○○：○○ ～ ○○：○○
以上
文例4：出欠通知票提出のお願い（掲示板用）
「出欠通知票」提出のお願い
■定期総会の「出欠通知票」を提出してください。
※欠席される方は「委任状」もしくは「議決権行使書」の提出をお願いします
※定数に達しない場合は当日流会となります
※管理員もしくは管理室ポストまでご提出願います
○○管理組合 管理代行○○管理会社
総会出席率を高める5つの工夫
総会の出席率が低い状態が続くと、管理組合の運営が形骸化し、将来的なトラブルの火種にもなりかねません。出席率を上げるための5つの工夫を紹介します。
| 工夫 | 具体的な方法 |
|---|---|
| 1. 早期告知 | 資料完成前でも日程だけ先行告知 |
| 2. 開催日時の固定 | 「毎年○月第○土曜の午前中」など予定を立てやすく |
| 3. 出欠確認の徹底 | 提出率が低い場合は戸別訪問も検討 |
| 4. イベント併催 | 共用部見学会・非常食試食会などを同時開催 |
| 5. 土曜午前の設定 | 日曜より土曜午前のほうが出席率が高い傾向 |
出席率アップの詳細なテクニックはマンション総会の出席率向上｜早期通知・説明会・電子化・委任状設計の実務もご覧ください。
総会案内作成時の注意点
- 発送期限を厳守：開催日の14日前まで（日数計算に注意）
- 議案の要領を明記：開催目的が分かるよう具体的な議題を記載
- 出欠票・委任状・議決権行使書を同封：欠席者への対応を必ず準備
- 遠方区分所有者への郵送：賃貸に出している所有者も忘れずに
- 掲示板にも掲示：エレベーター内やエントランスなど目立つ場所に
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まとめ｜早期告知と適切な文面で総会成立を確実に
総会の出席者を増やすためには、日程は理事会の中で早い段階で決定し、できるだけ早いタイミングでお知らせすることが重要です。何らかの理由で総会資料の完成が遅れる場合には、総会の議案書の配布の前に、本記事の文例を活用して日程だけでも先行案内をおこなうことが効果的です。
総会招集通知の発送期限（開催日の14日前まで）を遵守し、出欠票・委任状・議決権行使書の提出を住民に促すことで、総会成立を確実にすることができます。