マンション居住者名簿の作成・更新｜災害時に備えるプライバシー配慮の運用細則

UPDATE｜災害時に備える居住者名簿の作成と運用細則

マンションの居住者名簿の作成・更新を徹底解説。区分所有者名簿との違い、災害時の必要性、個人情報保護への配慮、名簿サンプル・書き方、収集する情報項目、運用細則の雛形まで網羅。プライバシーを尊重しながら災害時に役立つ名簿を整備する実用ガイドです。

マンションにおける「居住者名簿」は、災害発生時や緊急時に住人の安否確認・救助活動を円滑に進めるために不可欠な資料です。しかし、個人情報保護の観点から、名簿の作成・運用には慎重な配慮が求められます。

本記事では、居住者名簿の必要性、区分所有者名簿との違い、収集する情報項目、名簿サンプルの書き方、運用細則の雛形、プライバシー保護への配慮まで網羅して解説します。

こんな方におすすめの記事です

居住者名簿の新規作成を検討中の管理組合
災害対策として名簿整備を進めたい理事会
名簿の記載項目・運用ルールに悩む管理組合
個人情報保護に配慮した運用を整備したい方

居住者名簿と区分所有者名簿の違い

マンションにおける名簿といえば、入居の際などに管理会社に提出する区分所有者の情報があります。これは主に管理費等の徴収先の把握を主な目的としています。一方、管理組合が災害時のために作成する居住者名簿とは、目的や用途が異なります。

項目	区分所有者名簿	居住者名簿
管理主体	管理会社	管理組合
目的	管理費等の徴収先管理	災害時の安否確認・救助
対象	区分所有者（所有権者）	実際の居住者（家族含む）
情報収集方法	入居時に提出義務	自己申告（任意）
理事会への開示	原則非開示（個人情報保護）	緊急時のみ理事会が利用

区分所有者名簿は管理会社が管理する台帳であり、緊急連絡先や家族構成についても管理会社が把握している場合もありますが、個人情報保護の観点から原則として理事会には開示されません。こうした事情から、管理組合が災害時に利用するための居住者名簿を別途作成する必要があります。

居住者名簿が必要な理由｜過去の災害の教訓

過去の大震災発生時には居住者名簿を整備していなかったマンションで、マンション内に「誰が住んでいるのか」「誰を助けたらよいのか分からない」という事態により混乱が生じました。また、地震の後に「マンションの修理」「建て替え」の手続きに総会での決議が必要となっても、連絡先がわからず総会の開催が困難となりました。

場面	居住者名簿の活用
地震・火災等の災害発生	安否確認、救助の優先順位決定
要援護者の把握	高齢者・障害者・乳幼児の居住状況把握
災害後の連絡調整	修理・建替え決議のための連絡
感染症対策	感染拡大時の連絡・情報提供
不審者・侵入者対応	居住者と部外者の識別

こうした事態に備えて、住人のプライバシーは最大限尊重するとしても、必要最低限の連絡先などは管理組合として把握しておく必要性があります。

居住者名簿の記載項目

居住者名簿に含める標準的な項目を整理します。情報の収集範囲は、管理組合の方針とプライバシーへの配慮のバランスで決定します。

情報分類	記載項目	重要度
基本情報	部屋番号、世帯主氏名、電話番号	必須
世帯情報	同居家族の人数・年齢層（例：高齢者〇人）	推奨
緊急連絡先	親族など別居の緊急連絡先	推奨
所有区分	区分所有者／賃借人の区別	推奨
要援護者情報	妊婦・乳幼児・高齢者・障害者の有無	任意（自己申告）
特別配慮事項	ペット（救助対象）、医療機器使用等	任意（自己申告）

重要なのは、最初から完璧な居住者名簿の作成を目指さないことです。まずは必要最低限の情報（部屋番号・氏名・電話番号）から始めて、協力が得られた方から徐々に項目を追加していく方法が現実的です。

居住者名簿のサンプル

○○マンション　居住者名簿

【目的】この名簿は、災害発生時の安否確認及び救助活動に活用するためのものであり、それ以外の目的で使用することはありません。

■部屋番号：　　　　　　号室
■世帯主氏名：　　　　　　　　　　　
■電話番号：　　　　　　　　　　
■区分：□ 区分所有者　□ 賃借人

■同居家族　
　大人：　　名／高齢者（65歳以上）：　　名／子ども：　　名
　乳幼児（3歳未満）：　　名／妊婦：　　名

■緊急連絡先（別居家族等）
　氏名：　　　　　　　続柄：　　　電話：　　　　　

■特記事項（任意）
□ 介護が必要な方がいる　□ 医療機器を使用している
□ ペット飼育（種類：　　　　頭数：　　）
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　）

記入日：令和　　年　　月　　日　　署名：　　　　　印

居住者名簿の運用細則（雛形）

居住者名簿を運用するにあたっては、プライバシー保護の観点から運用細則を制定することが推奨されます。以下は運用細則の雛形です。

居住者名簿運用細則

第1条（目的）
本細則は、○○マンション管理規約第○○条に基づき、居住者名簿の作成・保管・使用に関する事項を定めるものとする。

第2条（名簿の使用目的）
居住者名簿は、以下の目的に限り使用する。
1. 地震・火災等の災害時における安否確認及び救助活動
2. 感染症発生時の連絡及び情報提供
3. その他、理事会が必要と認めた緊急時の連絡

第3条（名簿の保管）
居住者名簿は、理事長が鍵付きの保管庫で厳重に保管する。電子データで保管する場合はパスワード保護を施す。

第4条（閲覧の制限）
居住者名簿の閲覧は、原則として理事長及び理事長が指名する役員に限る。平常時には閲覧しないことを原則とする。

第5条（情報の更新）
居住者名簿は年1回以上、居住者からの自己申告により更新する。入退去時にも速やかに更新する。

第6条（情報の漏えい禁止）
居住者名簿の記載内容を第三者に漏えいしてはならない。役員の退任後も同様とする。

第7条（細則の変更）
本細則の変更は、総会の普通決議による。