マンション共用部鍵借用書テンプレート｜貸出記録表と鍵管理の実務ポイント

UPDATE｜借用書＋貸出記録表のセットを収録

マンション共用部の鍵借用書と貸出記録表のテンプレートを公開。業者や居住者への鍵貸与時に使えるコピペ対応の雛形、複製禁止・紛失時の実費負担などの遵守事項、セキュリティを守るための管理ルールまで網羅した実用ガイド。紛失トラブル予防に必須のツール集です。

マンションの管理では、業者や一部の居住者に共用部の鍵を貸し出す場面がしばしばあります。その際に、誰に・どの鍵を・何本貸し出したかをきちんと記録しておくことは、紛失やトラブルを防ぐうえで非常に重要です。

本記事では、マンション管理組合で使える鍵借用書のテンプレート、貸出記録表のサンプル、鍵管理の実務ポイントを網羅して解説します。コピペで使える雛形として、管理員さんやフロントマンの実務にすぐ活用いただけます。

こんな方におすすめの記事です

鍵の貸出管理ルールを整備したい管理組合
業者への鍵貸与時に使える借用書を探している管理員・フロントマン
鍵の紛失トラブルを予防したい理事会
鍵貸出記録表のフォーマットを探している方

鍵借用書が必要な場面

マンション管理組合では、以下のような場面で共用部の鍵を業者や居住者に貸し出すことがあります。こうした際は必ず借用書を発行して記録を残すことが重要です。

貸出先	主な用途	貸出期間の目安
点検業者	消防・電気・エレベーター・給排水管の点検	点検日当日のみ
修繕工事業者	大規模修繕・個別修繕工事	工事期間中
清掃業者	定期清掃・特別清掃	契約期間中
居住者（役員等）	集会室使用・専門委員会活動	使用期間のみ
外部サービス業者	植栽・害虫駆除・防災設備等	作業日当日

鍵借用書のテンプレート

マンション共用部の鍵を貸し出す際の借用書テンプレートを以下に掲載します。コピペしてご使用いただけます。

令和　　年　　月　　日

○○管理組合　御中

マンション共用部鍵借用書

借用者：
1．会社名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
2．鍵の保管者　　　　　　　　　　　　　　　　　印
3．鍵の保管者の住所　　　　　　　　　　　　　　
4．鍵の保管者の電話番号　　　　　　　　　　　　

本日、下記の鍵を正に借り受けました。

【借用する鍵の詳細】
■鍵の種類　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
■鍵番号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
■貸出本数　　　　　　　　　　　　　　　　　本
■借用目的　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
■貸出日　　　令和　　年　　月　　日
■返却予定日　令和　　年　　月　　日

【借用者の遵守事項】
1．善良なる管理者の注意をもって使用・保管します。
2．鍵の複製（コピー）は許可なくおこないません。
3．鍵を紛失したときは、直ちに報告し、鍵の紛失にかかる経費（鍵交換費用・シリンダー交換費用等）は実費負担します。
4．借用期間終了後は速やかに返却します。
5．借用目的以外での使用はおこないません。
6．第三者への貸与はおこないません。

上記事項を遵守することを誓約します。

借用書は2部作成し、1部は借用者に、1部は管理組合で保管します。返却時には借用者の記名押印欄に「返却済」の印を押し、管理組合側の記録と照合します。

鍵貸出記録表のサンプル

複数回の鍵貸出を一覧管理する貸出記録表のサンプルです。エクセル・スプレッドシートで作成すると効率的です。

No.	貸出日	鍵番号	本数	借用者	目的	返却日	確認印
1	R○.○.○	A-01	1	○○清掃(株)	定期清掃	R○.○.○	㊞
2	R○.○.○	B-03	2	○○エレベーター	法定点検	R○.○.○	㊞
3	R○.○.○	C-02	1	○○○○氏（○○号室）	集会室使用	R○.○.○	㊞

記録表は管理室に保管し、年に一度は理事会で棚卸しを行って、返却漏れがないかをチェックすることが推奨されます。

鍵管理の実務ポイント5つ

鍵本数の把握：借用書に本数を必ず記載（1本単位で管理）
鍵番号の記載：鍵に番号を振り、どの鍵が貸し出されているかを明確化
複製禁止の明文化：業者による無断複製を防止
返却期限の設定：貸しっぱなしにならないよう期限を必ず設ける
紛失時の経費負担：シリンダー交換費用等の実費負担を明記

共用部の鍵が紛失した場合、全戸のシリンダー交換が必要になるケースもあり、管理組合に数十万円〜数百万円の損害が発生する可能性があります。借用書での責任所在の明確化が、経済的リスクの軽減につながります。

鍵の保管チェックリスト

管理組合が保管すべき鍵の一覧を整理した保管チェックリストも併用することで、鍵管理をより厳格にすることができます。

鍵番号	対象設備	所在	本数	備考
A-01	エントランス	管理室キーボックス	3	予備2本
A-02	エレベーター機械室	管理室キーボックス	2	–
B-01	集会室	管理室キーボックス	5	役員貸与分あり
B-02	屋上	管理室キーボックス	2	消防点検業者貸与
C-01〜	機械式駐車場	管理室キーボックス	各区画1	契約者に1本ずつ貸与