マンション管理組合の役員選任案内・立候補者募集の文例テンプレート5種類

マンション管理組合では、毎年総会前の時期に次期役員（理事）の選任が必要です。多くの管理組合で輪番制を採用していますが、併せて立候補者の募集を行うことも推奨されます。役員のなり手不足が深刻化する中、事前の案内・募集の工夫が重要です。

本記事では、輪番による役員選任の案内、立候補者募集、推薦制の案内、役員辞退理由書、役員就任承諾書の文例5種類をまとめて公開します。役員選任の時期に、テンプレートとしてご活用ください。

役員選任の流れ

次期役員の選任は、通常総会の2〜3ヶ月前から準備を始めるのが一般的です。以下の流れで進めます。

時期	作業内容
3ヶ月前	次期役員候補の確定（輪番表に基づく）
2〜3ヶ月前	輪番候補者への事前案内、立候補者募集の掲示
2ヶ月前	立候補・推薦の受付締切
1ヶ月前	役員就任承諾書の取得、総会議案書に反映
総会当日	役員選任議案の決議
総会後	新旧役員の引き継ぎ

【文例1】輪番による役員選任の案内

輪番制で役員候補になった区分所有者への事前案内です。いきなり総会で通知するのではなく、事前に意向確認をすることで、スムーズな役員交代が可能になります。

令和○○年○月○日

○○号室　○○　○○　様

○○マンション管理組合
理事長　○○　○○

次期理事就任のご案内

拝啓　平素は管理組合運営にご協力を賜り、誠にありがとうございます。

さて、管理規約第○○条の規定に基づく輪番により、令和○○年度（第○期）の理事として○○様にご就任いただきたくご案内申し上げます。

理事の任期は○年間、理事会は年○回（主に第○土曜日午前中）の開催を予定しております。業務内容につきましては、理事会の審議・決議、総会の出席等となります。

つきましては、同封の就任承諾書にご記入のうえ、○月○日までに管理室へご提出くださいますようお願い申し上げます。

ご不明な点・ご都合のつかない事情がございましたら、管理会社または理事長までお気軽にご連絡ください。

以上

【文例2】立候補者募集の掲示文

輪番と併せて立候補者を募集することで、やる気のある住民の参加を促進できます。エントランス掲示・回覧で周知します。

次期理事 立候補者募集のお知らせ

○○マンション管理組合では、令和○○年度（第○期）の理事について、立候補者を募集しております。

管理組合の運営にご興味をお持ちの方、マンションの維持管理に貢献したいとお考えの方は、ぜひ立候補いただきますようお願い申し上げます。

■募集人数：○名程度
■任期：令和○○年○月から○年間
■主な業務：理事会の審議・決議、総会の出席、管理組合業務の執行
■理事会開催：原則として月1回（第○土曜日午前）
■応募資格：○○マンションの区分所有者（居住要件不問）
■受付期限：令和○○年○月○日まで

※立候補される方は、受付期限までに管理組合用郵便ポストもしくは、管理会社の担当者までご連絡ください。

○○管理会社　担当　○○
電話番号　○○-○○○○-○○○○

【文例3】推薦制の案内文

居住者から役員候補を推薦してもらう方式も有効です。適性のある人材が発掘できる可能性があります。

次期理事の推薦のお願い

○○マンション管理組合では、令和○○年度の理事について、立候補と併せて推薦を受け付けております。

「この方に理事をお願いしたい」という方がいらっしゃる場合は、下記の推薦用紙にご記入のうえ、ご提出ください。

※推薦された方には、管理組合より別途ご就任の意向をお伺いいたします。推薦されることが理事就任を強制するものではございません。

【推薦用紙】
■推薦する方：
　部屋番号　　　　　号室
　お名前　　　　　　　　　
■推薦理由：
　
　
■推薦者：
　部屋番号　　　　　号室　お名前　　　　　　　

【文例4】役員辞退理由書

輪番で指名されたが、やむを得ない事情で役員を辞退する場合の理由書です。辞退理由を明確にすることで、他の区分所有者への説明責任を果たせます。

役員辞退理由書

○○マンション管理組合　理事長　殿

令和○○年度の理事に輪番により選任いただきましたが、下記の事情により辞退を申し入れます。

■辞退理由（該当する事由にチェック）
□ 75歳以上の高齢のため
□ 疾病・治療中のため（医師の診断書添付）
□ 長期出張・単身赴任中のため
□ 介護・育児等で時間確保が困難なため
□ その他（理由：　　　　　　　　　　　　　）

■辞退期間：令和○○年度のみ ／ ○年間

■代替対応（いずれかを選択）
□ 辞退金（月額○円×12ヶ月＝○円）を支払う
□ 同居の配偶者・親族が代行する
□ 次期以降で再度輪番対象とする

令和　　年　　月　　日
　　　　部屋番号　　　　号室
　　　　氏名　　　　　　　　　　　　印

【文例5】役員就任承諾書

役員就任を正式に承諾する書面です。総会での役員選任議案を確定するため、事前に取得します。

役員就任承諾書

○○マンション管理組合　理事長　殿

令和○○年度（第○期）の役員に選任されることを承諾いたします。

■希望する役職（複数選択可）
□ 理事長（いずれの役職でも可）
□ 副理事長
□ 会計担当理事
□ 理事
□ 監事
□ 特に希望なし（理事会での互選に一任）

■特記事項・要望（例：夜間の理事会は参加困難、など）
　
　

令和　　年　　月　　日
　　　　部屋番号　　　　号室
　　　　氏名　　　　　　　　　　　　印

立候補者を増やすための工夫

役員のなり手不足を解消するため、立候補のハードルを下げる工夫が重要です。

• 役員業務の具体的説明：業務内容・所要時間を明確に提示
• 役員報酬の設定：対価を明示してやる気を引き出す
• 理事会のオンライン化：時間的制約の緩和
• 任期の短縮：2年→1年への変更
• 経験者の体験談共有：「意外と楽しかった」等の感想
• サポート体制の充実：管理会社・マンション管理士の支援

辞退への対応ルール

輪番で指名されたが辞退者が発生した場合の対応ルールを事前に整備しておくと、公平な運用ができます。

辞退パターン	対応方針
正当な辞退事由あり（高齢・疾病等）	辞退を認め、次の輪番者を繰上げ
辞退事由が不明確	辞退金（月額相当）を徴収のうえ辞退を認める
理由なき拒否	理事会・総会での説得、最終的には辞退金で解決
同居家族の代行	管理規約で認めている場合は代行可

まとめ｜事前案内と丁寧な説明で役員選任を円滑に

役員選任は、管理組合の1年間の運営を左右する重要な手順です。輪番制で機械的に決めるだけでなく、立候補・推薦・辞退の仕組みを整備することで、適性のある人材確保と公平な運用を両立できます。

本記事の文例5種類を活用し、自分たちのマンションの状況に合わせてアレンジしてお使いください。事前の丁寧な案内と説明を通じて、総会での役員選任議案を円滑に承認できる体制を整えましょう。