UPDATE｜2024年6月の標準管理規約改正をふまえて整理
「誰が管理者になるのか」「理事会は残るのか」「呼び名の違いは何か」──外部の専門家に運営を任せる方式を、理事会・管理組合向けに整理します。
この記事は、次のような方に向けています。
- 管理会社や専門家から「第三者管理」を提案され、言葉の意味を確かめたい理事
- 理事のなり手が減り、外部に運営を任せる方法を調べ始めた管理組合
- 理事長代行、管理者管理、管理会社管理の違いを一度に整理したい修繕委員
マンションでは、区分所有者から選ばれた理事が理事会を運営し、その代表である理事長が管理者を務めるのが従来の形でした。近年は、外部の専門家がこの役割を引き受ける方式が広がっています。
ただ、この方式には複数の呼び名があります。第三者管理、理事長代行、管理者管理、管理会社管理、外部専門家管理。どれも近い場面で使われ、違いが見えにくくなっています。
名称が増えた背景──理事のなり手不足と高経年化
区分所有者の高齢化や賃貸化が進み、理事を引き受ける人が見つかりにくいマンションが増えています。
高経年のマンションでは、大規模修繕や建替えなど、専門的で重い判断を迫られる場面が多くなります。
専門知識のない理事だけで判断を続けるのは負担が大きく、運営が滞る原因にもなります。
こうした事情から、専門知識を持つ外部の人に運営の中心を任せる動きが広がりました。
国土交通省も、標準管理規約のコメントで、外部専門家を役員や管理者に選ぶ場合の考え方を示しています。2024年6月の改正では、運営の透明性を高める見直しも進みました。
呼び名の早見表──第三者管理・理事長代行・管理者管理・管理会社管理
まず、よく使われる呼び名が何を指すのかを、早見表で確認します。
| 呼び名 | 主に指す形 | 対応する国交省の型 |
|---|---|---|
| 第三者管理 | 外部が運営に関わる形の総称 | 3つの型すべて |
| 外部専門家管理 | 外部の専門家に任せる形の総称 | 第三者管理とほぼ同じ |
| 理事長代行 | 専門家が理事長を務める | 理事・監事外部専門家型 |
| 管理者管理 | 専門家が区分所有法上の管理者になる | 外部管理者型 |
| 管理会社管理 | 管理会社が管理者を務める | 外部管理者型の一種 |
名称だけでは中身は決まりません。 誰が権限を持ち、誰が監督するのかで見分けるのが確実です。
国土交通省が整理する3つの型
標準管理規約のコメントでは、外部専門家の関わり方を大きく3つの型に分けています。呼び名の違いは、この3つの型のどれを指しているかで説明できる場合が多くあります。
| 型の呼び方 | 外部専門家の立場 | 理事会 | 主な通称 |
|---|---|---|---|
| 理事・監事外部専門家型 | 理事や理事長として参加 | 置く | 理事長代行 |
| 外部管理者理事会監督型 | 区分所有法上の管理者 | 置いて監督 | 管理者管理 |
| 外部管理者総会監督型 | 区分所有法上の管理者 | 置かない | 管理者方式 |
理事会を残すほど住民の関与は保たれ、理事会を置かないほど理事の負担は軽くなります。負担と監督は、おおむね裏返しの関係にあります。
理事長代行(理事・監事外部専門家型)とは
理事長代行は、外部の専門家が理事や理事長に就いて運営に加わる形を指す呼び名です。
国土交通省の整理では「理事・監事外部専門家型」にあたり、理事会そのものは残ります。区分所有者が理事として残るため、住民の声を運営に反映しやすいのが利点です。
一方で、最終的な意思決定は理事会にあり、専門家の権限は限られます。「代行」という言葉だけでは権限の範囲が分かりにくいため、契約でどこまで任せるのかを確かめることが大切です。
理事長代行は、次のようなマンションに向いています。
- 理事のなり手は少ないが、住民が運営に関わる形は残したい
- 専門的な助言を受けつつ、決定権は理事会に置きたい
- まずは負担の軽い形から外部専門家の活用を試したい
管理者管理(外部管理者型)とは
管理者管理は、外部の専門家が区分所有法上の「管理者」になる形を指すことが多い呼び名です。
国土交通省の整理では「外部管理者理事会監督型」と「外部管理者総会監督型」の2つが当てはまります。前者は理事会を残して監督させる形、後者は理事会を置かず総会が管理者を直接監督する形です。
理事会を置かない形は理事の負担を最も軽くできますが、監督の目が届きにくくなる点に注意が要ります。
管理者管理を検討するときは、次の点を確かめます。
- 理事会を残す型か、置かない型か
- 管理者の権限の範囲(契約・発注・支出の決裁)
- 管理者を監督するのは誰か(理事会・監事・総会)
「管理会社管理」はどの位置にあるか
管理会社管理は、管理を委託している管理会社自身が管理者を引き受ける形を指すことが多い言葉です。
立場としては管理者管理(外部管理者型)の一種ですが、担い手が個人の専門家ではなく管理会社である点が特徴です。委託先と管理者が同じ会社になるため、日常の業務はまとまりやすくなります。
一方で、工事の発注先や委託料の妥当性を、同じ会社が自分で確認する形になりやすく、利害の重なりに注意が要ります。
監督する理事会や監事、あるいは別の専門家を置くなど、確認の仕組みをあわせて考えることが大切です。
導入を検討するときの確認点と総会決議の流れ
名称よりも、誰がどの権限を持ち、誰が監督するのかを具体的に確かめることが大切です。
- 外部専門家の立場は、役員(理事長)なのか、区分所有法上の管理者なのか
- 理事会を残すのか、置かないのか
- 監督する人(理事会・監事・別の専門家)は誰か
- 費用と契約期間、解約の条件はどうなっているか
- 工事や委託の発注に、利害の重なりがないか
導入の進め方としては、次の順に検討すると整理しやすくなります。
- 自分のマンションの課題(なり手不足か、専門性不足か)を整理する
- どの型が合うかを、権限と監督の観点で比べる
- 候補となる専門家や会社から、契約内容と監督方法の説明を受ける
- 総会に諮り、規約変更を伴う場合は特別決議で承認する
外部の管理者を置く方式は、規約の変更を伴うことが多く、その場合は総会での特別決議が必要になります。
まとめ｜外部専門家による運営方式を見分ける5つのポイント
第三者管理、理事長代行、管理者管理、管理会社管理、外部専門家管理は、いずれも外部の人が運営の中心を担う方式を指す言葉です。多くは、国土交通省が示す3つの型のどれを指すかで整理できます。
- 第三者管理と外部専門家管理は、外部に任せる形を広く指す総称である
- 理事長代行は、専門家が理事長に就き、理事会を残す形にあたる
- 管理者管理は、専門家が区分所有法上の管理者になる形を指す
- 管理会社管理は、管理会社が管理者を務める形で、利害の重なりに注意が要る
- 名称ではなく、権限と監督の形を書面で確かめることが、合う方式を選ぶ近道になる
導入を急ぐ前に、まず「誰が決め、誰が監督するのか」を確かめてください。そこから、自分のマンションに合う形が見えてきます。