マンションの理事会に毎回、管理会社の担当者や管理人が同席するのが当たり前だと思っていませんか？実は、その出席には明確なルールがあるわけではなく、理事会ごとの判断で柔軟に対応できるのです。この記事では、管理会社の理事会への出席の必要性や、メリット・注意点について学んでいきます。
管理会社は「必ず」出席すべき存在ではない
分譲マンションでは、管理会社の担当者（フロントマン）や管理人が理事会に同席するケースが多く見られますが、これは法律や規約で義務付けられているわけではありません。理事会の議題や必要性に応じて、出席をお願いするかどうかは理事会が判断することができます。
| 項目 | 管理会社が出席するケース | 出席を控えるべきケース |
|---|---|---|
| 設備の修繕・管理に関する議論 | 経験や知識が活かせる | 特になし |
| 管理委託契約の見直し | 利害関係があるため不適切 | 出席を控えるべき |
| プライバシーを含む組合員の問題 | 内容の性質上慎重に扱うべき | 出席を控えるべき |
管理会社の出席にはこんなメリットがある
理事は一般の住民が輪番で務めることが多く、管理の専門知識や過去の経緯に詳しくない場合も多いです。そんなとき、管理会社の担当者や管理人が理事会に同席してくれると、以下のようなメリットがあります。
- 過去の理事会での検討事項や修繕履歴を把握している
- 専門知識を活かしたアドバイスが得られる
- 議論がスムーズに進行しやすい
理事にとっても、経験豊富な管理会社の存在はとても心強いといえるでしょう。
出席を断るべき場合とは？
ただし、管理会社にとって不利な議題や、利害が直接関わる場合には出席を控えてもらう判断も必要です。
- 管理会社の変更（リプレイス）を検討している
- 管理会社の対応に関する苦情や見直しを議論する
- 区分所有者のプライバシーに関わる話題
このような場合には、理事だけで理事会を開催する「クローズドミーティング」とすることで、公平性と信頼性を保つことができます。
管理会社はあくまで「オブザーバー」
理事会に同席する管理会社の立場はあくまで「オブザーバー（傍聴者）」です。発言や助言は可能ですが、議決権は持っていません。理事会の方針決定は、あくまでも区分所有者で構成される理事の判断に委ねられるべきです。
まとめ
理事会は本来、住民から選ばれた理事が主体的に運営する場であり、管理会社の担当者にすべてを任せてしまうような運営は避けるべきです。管理会社の担当者の出席は、専門的な知識や実務経験に基づいたサポートが得られる反面、利害が対立する場面では出席を控えるなどの工夫が求められます。特に、管理会社の変更やプライバシーに関わる議題では、理事のみでの話し合いが理想です。管理会社は理事会をサポートする立場にあるという基本を踏まえたうえで、状況に応じた柔軟な理事会運営を行うことが、管理組合と管理会社との健全な信頼関係につながるでしょう。