【コラム】管理費削減の注意点と上手な方法とは!

毎月、管理組合に支払っている管理費の削減は多くのマンション住民にとって、関心が高いテーマです。管理費の削減=管理会社の変更(リプレイス)と煽るコンサルタントが多くいるようですが、実際には、管理費のすべてが管理会社への支払いに使われているわけではありません。今回は管理費削減の注意点や方法について探ってみます。

管理費の削減というと、イコール管理会社の変更(リプレイス)という風潮がありますが、管理費の使途として、管理会社への支払い以外にも共用部分の水道光熱費やマンション総合保険などの割合も少なくありません。

ですから、ご自宅マンションの管理費削減を実現するには、管理会社のコスト以外にも総合的な見直しの必要性があります。

また、管理会社の変更(リプレイス)は、単に管理委託費を削減するという目的に対しては有効な手法でしょう。

現行の管理会社に「管理委託費の削減に応じなければ、契約を解除してほかの会社に切り替える」と迫れば、結果として多くの場合に管理委託費の削減が可能となり、結果として管理費の削減が実現できるかもしれません。

しかし、こうした手法は管理会社を「変更する」「しない」に関わらず「管理の質の低下」や「居住者間の対立の火種をつくる」リスクがあります。特に管理会社を変更(リプレイス)する場合には注意が必要です。

管理費の削減イコール管理会社変更(リプレイス)が危険な理由

価格だけで新たな管理会社(管理委託先)を決めると失敗することは誰にでもわかることですが、厄介なのがどんなに丁寧な手続き(仕様を統一、アンケートの配布、プレゼン会の開催)などを重ねても、新たな管理会社が今まで以上の業務をしてくれるとは限らないからです。

いくら評判がよく意欲的な管理会社を選んでも、実際に居住者の評判を左右するのは、現場の管理員であったり担当者(フロント)個人の資質に寄るところが多くあります。

また、どうしても居住者の目線は、あらたな管理会社に厳しくなりがちで「前の管理会社の方が良かった」「理事会と管理会社が癒着している」といった居住者間のトラブルの火種になるケースが非常に多くあります。

「管理費削減の窓口」の管理費削減の方法は、こうしたリスクの高い管理会社の変更(リプレイス)を前提とはしません。

現行の管理会社の金額が適正であるかしっかりと調査診断をおこなった上で、高すぎると判断した場合には、管理会社にしっかりとその根拠を示した上で、対等な立場で交渉をおこないます。

もちろん、このような手法は、採算を度外視した管理会社に変更(リプレス)するほどの削減効果(長期的には高くつくことも)は期待できませんので、管理委託費以外の電気代の削減提案や、保険契約の見直しの提案などを総合的な視点で、効果的な管理費(管理コスト)の削減をおこないます。

管理費の見直しは管理委託費の削減から!

管理費からの支出の中で一番大きな割合を占めるのは、やはり管理会社への支払いです。もちろん、素晴らしい仕事には、それなりの対価が必要ですので管理にコストがかかるのは当然です。

重要なことは、管理会社が管理組合に対して、その管理委託費に見合ったサービスを提供しているかを見極めることです。

輪番(順番)などで管理組合の理事になってマンションの運営に少し興味を持つと、管理会社への支払い(管理委託費)は少し高すぎるのではないかといった疑問を持つようになる方も多いようです。

しかし、マンションの管理委託費が適正な水準であるかの判断は一般の方には難しく、当然、当事者である(利益相反関係)であるマンション管理会社に相談するのは気が引けるでしょう。

マンション管理会社の多くは、親会社であるマンションの販売主から管理を受託して、「分譲時の修繕積立金」は販売を容易にするために低額に設定され、一方で管理委託費は競争原理が働かないことか高めに設定されています。

いってみれば、管理会社への支払額は、区分所有者が関与していない分譲(入居)時点で既に決定しているわけです。

本来であれば理事会発足後、早急に管理委託費は見直しを検討すべきですが、入居時にはマンション内のコミュニティーが育っていないことや、入居の慌ただしさや嬉しさから、区分所有者の意識もマンションの管理委託費にまで目が向かないことも事実です。

こうした事情から、ほとんどのマンションでは、これまで一度も管理委託費の見直しがされていない現実があります。デベロッパー系の管理会社が初期に設定した割高な料金を毎月負担し続けているのが実情です。

管理費の見直しは早急におこなわないと間に合わない!

管理費や修繕積立金の不足に気がつくのは、新築から10年以上経過し、大規模修繕工事を具体的に検討し始める頃です。ここで多くのマンション管理組合で、管理費や修繕積立金が不足している現実に直視することになります。

今まで長年にわたって割高な管理委託費を支払ってきたことによる資金不足や分譲時に低く抑えられた修繕積立金の問題です。

大規模修繕金の費用が不足すれば、修繕積立金の大幅な値上げや、場合によっては一時負担金の徴収が必要になります。ここまで来てようやく、これまで関心の薄かった区分所有者も無駄な管理コストを削減する必要性に気がつきます。

10年以上が経過して、ようやく「管理委託費の削減」が議論されるようになりますが、過去に遡って支払った無駄な管理委託費の分を取り返すことは困難です。

仮に、マンション一棟あたり月100,000円の管理委託費の無駄な支払いがあったならば、1年間で1,200,000円、10年間では12,000,000円もの膨大な支払いがあった計算になるからです。

10年前に管理委託費の削減に取り組んでいれば、無駄な支出の削減によりあまった資金を修繕積立金にまわすことができ、大規模修繕工事の一時負担金の発生や、修繕積立金の大幅な値上げは未然に防ぐことができたはずです。

管理委託費の見直しは早ければ早いほど、10年後の大規模修繕の資金繰りが楽になり、管理費や修繕積立金の値上げや、一時負担金の発生のリスクを避けることができます。

管理委託費は適正価格が分かりにくい!

マンション管理会社に支払う管理委託費の適正価格は、マンションの規模や立地、備えている設備等の様々な条件によりますので、一概にいくらといった基準を設けることはできません。また、似通った条件のマンションと比較しようと考えても、他のマンションの管理委託費の額を知ることは困難ですので比較は難しいでしょう。

それでは、管理委託契約書の内訳を読み解こうとしても、実際には管理や法律の知識が十分ではない一般の方では簡単なことではありません。このように管理組合や理事会で、管理委託費の適正価格を調査することは、そう簡単なことではありません。

管理委託費の見直しは理事会でできるの?

理事会で管理委託費の見直しをおこなう場合によく取られる手法が、他の複数のマンション管理会社から相見積りを取得する方法です。この方法は、一見簡単なようですが、実際には多くの手間とリスクがあります。

複数の管理会社の仕様を統一する難しさや、そもそも新たに見積もりを提出する管理会社は、何としても管理を受託したいという思惑から採算性を度外視した低額な見積もりになることが多くあります。

これを現行の管理会社への減額交渉の材料として使うことは公正ではなく、結果としてその水準まで管理委託費の削減に成功したとしても、採算が取れない金額で、これまでの管理の質を維持できるわけもなく、管理の質の低下を招くことになるでしょう。

このように、マンションの管理委託費の見直しは理事にとって、大きな負担が掛かります。場合によっては、マンション管理会社の変更(リプレス)につながることもあることから、居住者の意見を集約し業者選定をおこない最終的に総会決議まで1年以上の期間が掛かかることも覚悟する必要があります

多くの理事は、限られた時間の中でこうした折衝をおこなったり、管理の専門知識を学んだりと成果を得るまでには多くの時間と労力が求められ、管理委託費の見直しの必要性を感じながらもどうしても先送りになってしまいがちです。

このため管理費削減のコンサルタントの支援を受けることは、管理組合にとってはコンサルタント料などのコスト負担をともなっても結局は良い結果を得る近道ではないでしょうか。第三者の専門家が「管理会社」と「管理組合」の間に入ることにより、理事の負担を減らし、他の居住者から理事と業者が癒着しているなど、あらぬ誤解を受けることを避ける効果があるでしょう。

管理費削減のコンサルタント2つのタイプ

マンションの管理費削減をおこなう業者には大きく分けて2つのタイプがあります。

  • 1.管理費削減専門のコンサルティング会社
  • 2.マンション管理士が運営するマンション管理士事務所

それぞれ、メリットとデメリットがありますので、管理組合にとって良い成果を出すためには、各コンサルタントの業務内容をよく理解した上で、管理組合のご要望にあったコンサルタントに依頼する必要があります。

マンション管理士事務所による管理費見直しの特徴

マンション管理士事務所による「管理費の削減」サービスの特徴としては、マンション管理士は、マンション管理に関する総合的な知識を持っていますので、管理費の削減を行なう以外にも管理組合が抱えるマンション管理の様々な問題解決について相談にのってもらえるなど、手厚いサービスが受けられることでしょう。

一方で、管理費の削減だけに目を向ければ、多くのマンション管理士事務所が「管理費削減」と「管理仕様の見直し」を同時におこなうため、マンション内での合意形成や、削減までの手続に時間と労力が掛かり理事の負担もそれなりに必要になります。

また、マンション管理士事務所の場合、実際の業務に掛かる時間に応じた報酬が一般的ですので、仮に管理費(管理コスト)が削減できなくても一定のコスト負担を強いられることでは、注意をしなくてはなりません。

コンサルティング会社による管理費見直しの特徴

「管理費削減専門のコンサルティング会社」の場合は、成功報酬型で削減額の50%程度を報酬とするシステムが一般的です。仮に管理費(管理コスト)が削減できなかった場合には、管理組合が報酬額を支払う必要はありませんので、金銭的リスクは回避することができます。

ただし、「管理費削減専門のコンサルタント会社」の場合には、マンション管理士などとは違い特別な資格などは必要ありませんので、管理に関する知識のない企業や個人が運営しているケースもあります。このような場合には、マンション管理士のようなマンション管理に関する総合的な専門的な支援は望めないでしょう。

ここで注意すべきは、成功報酬制の料金体系にも関わらず仕様の変更も含まれている場合です。報酬額を増やすことを目的として管理仕様を下げる(管理員の勤務時間を削減、管理会社を変更等)ことにより管理費(管理コスト)の削減をおこなう場合があり、管理の質の低下を招くことがあります。

「管理費削減の窓口」は、1のタイプ(管理費削減専門のコンサルティング)にあてはまりますが、実際に削減業務をおこなうのは、マンション管理士事務所と同様に国家資格者であるマンション管理士です。

また、マンション管理会社の業務は複雑で、ただ、マンション管理士資格を保有しているだけでは管理会社の業務や利益構造を理解することはできません。

「管理費削減の窓口」は、マンション管理士資格を保有しているだけではなく、管理会社のフロント経験者など管理の現場での実務経験が豊富なスタッフが、管理会社の削減を担当することにより、管理費削減に特化した専門性とマンション管理士事務所のようなマンション管理の総合的な知識をもって、管理の質を落とさない管理費削減を実現します。