マンション管理士事務所／開業に必要な備品とは？
マンション管理士事務所に必要なもの／パソコン
マンション管理士事務所を開業するときに最低限どのような備品を揃えればよいのでしょうか？
まず、マンション管理士事務所の業務にパソコンは絶対に必要です。管理規約の改正案や比較表の作成、総会議案書の作成などで、理事会や総会のない日には、パソコンの前で資料づくりの日々が続くでしょう。
パソコンのスペックは、それほど高性能なものは必要とされません。マイクロソフトのオフィースソフトが快適に動作するスペックで十分です。現在店頭で販売されている安価なモデルでも、性能的な問題ないでしょう。
これが例えば、建築士の事務所でしたら、CADや大量の写真データを多用することから、もっと大容量で高性能はパソコンが必要になるかもしれませんが、マンション管理士事務所の場合は、普通はそうした用途はありません。
できればパソコンは２台あった方が良いでしょう。万が一、メインで業務に使用しているパソコンが使えない状況になった場合に代替機を用意しておいた方が安心だからです。管理組合の総会の直前にパソコンの故障で総会の資料が印刷できないとなったら管理組合からの信頼を失いかねません。もちろん、バックアップをこまめに取ることは、言うまでもありません。
一台は、メインで使う事務所に据え置きのデスクトップパソコン、もう一台はノート型パソコンを用意して、２台をグーグルドライブなどのクラウドなどを活用してファイルを共有することができます。また、理事会や総会でノートパソコンをプロジェクターにつないで説明をおこなうことが可能です。
マンション管理士は比較的年齢層が高く、顧客である管理組合から旧態然としてイメージを持たれがちです。そこでノートパソコンで、打ち合わせの議事録を打ち込んだり、タブレットを利用してすぐに資料を調べるなどの振る舞いは、理事や組合員などからの好印象につながるでしょう。
注意点ですが、プライベートと事務所業務用のパソコンは、明確に分けるべきです。マンション管理士が業務で使用するパソコンには、管理組合の個人情報やマンションの機密情報など漏洩しては取り返しの付かないデータが保存されます。
プライベート用のパソコンはどうしても多用途に使うため、そうした大事な管理組合のデータを、うっかり他人にみられたり、過って消去してしまう危険がつきまといます。ですから、そうしたリスクを未然に避けるためにも、プライベート用とは別に、マンション管理士の業務用のパソコンを用意しましょう。
マンション管理士事務所に必要なもの／プリンター
つぎに、マンション管理士事務所の必需品として、プリンターがあげられます。営業チラシや管理規約の変更点などを分かりやすく赤字にする場合などは、カラープリンターが必要ですが、写真などを高画質で印刷できる高性能なインクジェットプリンターは、マンション管理士には、あまり向きません。
写真を高画質で印刷する機会はほとんどありませんし、どんなに高性能なインクジェットプリンターでも文章を印刷するとレーザープリンターの品質には劣ります。
できれば、コピーなどもできるカラーのレーザー複合機、もしくは、導入コストや印刷コストを考えて、モノクロレーザープリンターを選択するのが良いでしょう。
用紙のサイズは、マンション管理士としての業務に限れば、Ａ４用紙が印刷できれば十分ですが、一応Ａ３まで印刷できるプリンターを選ぶのが一般的でしょう。
これらの備品もマンション管理士事務所には必要
パソコンとプリンター以外にマンション管理士事務所に必要なものは何でしょうか？机、イス、ファックス、電話。これだけは必須でしょう。
事務所スペースに余裕があれば、応接セットも用意しておくとよいかもしれません。ただし、マンション管理士事務所に限っていえば、マンション管理組合の理事が直接事務所に訪問する機会は少ないので、応接セットは省略しても良いかも知れません。
また、事務所内に最低一つは、「鍵のかかるキャビネット」を用意した方よいでしょう。顧問先のマンションの資料は、総会資料、重要事項説明書、管理委託契約書、管理規約、使用細則など大量にあります。
その中には、管理組合員名簿などの個人情報も含まれます。開業当初は、スチール机に付属する鍵付きの引き出しで十分かもしれませんが、すぐにいっぱいになってしまいますので、できれば鍵つきのキャビネットなどを最初から用意したほうが望ましいでしょう。