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マンション管理士事務所開業に必要な備品とは?

開業支援
永井和也

マンション管理士資格取得後、大手マンション管理会社に就職。マンション管理組合の担当者としての経験を経て、2013年八重洲マンション管理士事務所設立。現在は合同会社マンション管理の教科書・代表として「マンション管理士事務所開業支援」や「管理組合向けのサービスの紹介」をおこなう。

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マンション管理士事務所を開業するときに最低限どのような備品を揃えればよいのでしょうか?マンション管理士事務所に特別な備品は必要ありません。取りあえず「スマートフォン」と「ノートパソコン」を用意して、実際に業務を開始してから必要なものを揃えていきましょう。

マンション管理士事務所に必要な備品

「ノートパソコン」と「スマートフォン」はすでに所有していることが多いと思いますので、開業に向けての事前準備として、プリンターとスキャナーが追加できれば万全です。

パソコン

まず、マンション管理士事務所の業務にパソコンは絶対に必要です。「管理規約の改正案」や「見積りの比較表」「総会議案書」の作成など、理事会や総会のない日には、パソコンの前で資料づくりの日々が続くでしょう。

パソコンに高性能は不要

パソコンのスペックは、それほど高性能なものは必要とされません。マイクロソフトのオフィースソフトが快適に動作するスペックで十分です。現在店頭で販売されている安価なモデルでも、性能的には十分です。ただし、理事会や総会でノートパソコンをプロジェクターにつないで説明をおこなうこともあるので外部出力用の「HDMI」等の出力端子は必要です。

バックアップ体制は必要

心配性な方はパソコンは2台用意した方が望ましいでしょう。万が一、メインで業務に使用しているパソコンが使えない状況になった場合に代替機を用意しておいた方が安心だからです。

管理組合の総会の直前にパソコンの故障で資料が間に合わなかったなったら管理組合からの信頼を失いかねません。また、データーの紛失を防ぐバックアップ体制は重要です。

一台は、メインで使う事務所に据え置きのデスクトップパソコン、もう一台はノート型パソコンを用意して、2台を「グーグルドライブ」や「ドロップボックス」といったクラウドを活用してファイルを共有するようにします。

理事会や総会にはノートパソコン持参で

マンション管理士は比較的年配の方が多いため、顧客である管理組合から旧態依然としてイメージを持たれがちです。そこでノートパソコンで、打ち合わせの議事録を打ち込んだり、タブレットを利用してすぐに資料を調べるなどの振る舞いは、理事や組合員からの好印象につながります。

プリンター

次に、マンション管理士事務所の必需品としてプリンターがあげられます。プリンターがなければ、コンビニのネットプリントなどで代用できますが、さすがに理事会に持っていく資料を全部印刷するとなると手間とコストが掛かります。一般的な企業にあるようなリースの複合機はコストの面から、事務所開業当初は見送った方が良いでしょう。

写真画質のプリンターは不要

営業チラシや管理規約の変更点などを分かりやすく赤字にする場合などは、カラープリンターが必要ですが、写真を高画質で印刷できるプリンターの性能はマンション管理士にはあまり必要がありません。

印刷コストを重視

私は、これまで印刷コストの面からレーザープリンターを使用してきましたが、昨今では印刷コストの安い大容量タンクを搭載したインクジェットプリンターが各社から出てきたので、現在では、このような製品を利用しています。レーザープリンターと比較しても印刷コストが大幅に下がりました。性能面では多少印刷速度が遅いくらいで特にデメリットは感じていません。

用紙サイズ

用紙のサイズは、A3までできるのが理想ですが、マンション管理士としての業務に限ればA4用紙が印刷できれば、ほぼ問題はありません。資金面で余裕のない場合にはA4までの対応のプリンターでも十分だと思います。

電話・FAX

私は、電話はIP電話、FAXもWEBサービスを利用しているため、電話機やFAX機は使用していません。こうしたデジタル化はアナログ機器の購入費用の節約にもなりますし、事務所にいなくても外出先からオンラインで利用できるため効率的な業務をおこなえます。マンション管理士事務所の業務ではFAXはあまり使う機会はありませんが、それでも高齢の理事の方でメールができない方とのやりとりでは、時々FAXを使用するケースもあります。

■ FAXサービス

あまり使う機会がないので月額が安いサービスがお勧めです。

MOVFAX

その他の備品

事務所を借りた場合には「机・イス・キャビネット」等が必要になります。事務所スペースに余裕があれば、応接セットも用意しておくとよいかもしれません。

ただし、マンション管理士事務所に限っていえば、管理組合の理事が直接事務所に訪問する機会は少ないので、応接セットなどはあまり使用する機会はないでしょう。

また、事務所内に「鍵のかかるキャビネット」を用意した方よいでしょう。顧問先のマンションの資料は、総会資料、重要事項説明書、管理委託契約書、管理規約、使用細則など大量にあります。

ただし、私の場合には管理組合の資料などは「ScanSnap」などのスキャナーを利用してデジタル化して紙の資料は、ほとんど廃棄してしまいます。理事会や総会では、タブレットやノートパソコンを持ち込んで閲覧をしています。

昨今ではデジタル化が進んでノートパソコンだけで十分?

これまでマンション管理士事務所に必要となる数多くの備品を述べてきましたが、実際のところ、資料類をすべてデジタル化してしまえば、ほとんどの備品が不要です。

もう一点付け加えるなら理事会会場などの外出先で、ノートパソコンで通信するために、スマートフォンのデザリングなどの通信手段は確保しておいた方が良いでしょう。

デジタル化をおこなえば、コワーキングスペースの利用とあわせてマンション管理士事務所に必須となる備品は「スマートフォン」と「ノートパソコン」だけといっても差しつかえないかもしれません。

最後に、備品と呼ぶのかわかりませんが、名刺も用意しておいた方が良いでしょう。

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