マンション管理のヒントがいっぱい

マンションや共同住宅での暮らしというと「ご近所付き合いが煩わしい」と感じる方が多いようです。しかし昨今では、住人の高齢化や震災などの影響で、コミュニティの大切さが見直されています。共同生活の中で挨拶が気持ちよく交わされる関係。そして、いざというときに頼れる専門家がいる。そんな新しい暮らしのかたちが求められています。

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【総合】マンション管理会社

分譲マンションでは、維持管理を担うのは「管理組合」がおこなうことが原則ですが、
実際には、「日常の清掃」から「補修点検」まで管理会社に委託するケースが大半です。
管理組合にとって、管理会社は大切な役割を担っており管理会社を上手に活用して
マンション管理をより良いものにしていきましょう。

マンション管理会社と管理組合の関係

管理組合と管理会社の関係

管理組合は、マンション管理会社に業務委託をおこない、理事会や総会、現地では管理員がマンションの住人と接することになります。

しかし、管理会社は、管理組合の補助的役割を担うにすぎないということを、マンションの住人一人ひとりが自覚して、たとえ大手の管理会社に任せているからとって、管理会社任せにしないことが大切です。

近年では、管理会社の役割はますます広がっており決められた業務だけではなく「新しい提案をおこなう」管理会社が高く評価されるようになってきました。管理会社はマンションの住人から不満をぶつけられやすい存在ですが、誠実な管理会社や担当者(フロントマン)も大勢います。

要は、マンションの住人が共用部分の管理にもっと関心を持って、管理会社の業務を把握することで最善のサービスを享受できるような環境を整える必要があるということです。

管理会社に不満があったら?

管理会社のタイプ別3系統

管理組合が業務を委託するマンション管理会社の系統には、主に次の3タイプに分類されます。「デベロッパー系」「独立系」「ビルメンテナンス系」には、それぞれの特徴があります。あくまで一般的な傾向ですが、大まかな傾向をつかむ参考にはなります。管理会社の変更を検討する場合だけではなく、自分たちのマンションを管理する管理会社の傾向を把握することは、管理業務の質の向上に重要なことです。

管理会社の業務内容

マンション管理会社は、管理組合から依頼を受けて管理業務を実施する会社です。全部委託方式であっても、すべてを管理会社任せにしないで、管理会社とは信頼関係を築いた上で協力しあって管理業務をおこなうことが重要です。しかし、マンション管理にかかわる業務の範囲は幅広く、なかには法律の知識や設備などの専門的知識を要するものがたくさんあります。
マンションを管理する主体はあくまでも管理組合です。

管理会社への委託方式3通り

マンション管理は、法律の知識や設備などの専門的知識を要することが多いため、実際の管理は管理会社に委託することがほとんどです。管理会社にどの程度管理を任せるかによって「全部委託」「一部委託」「自主管理」方式という3つの管理形態があります。「全部委託方式」を採用していることがほとんどですが、管理会社にすべてを任せる「全部委託方式」ではなく必要に応じて「一部委託方式」への変更をおこなうこともできます。いずれにしても、管理組合として最も合った管理方式を選択することが重要です

マンション管理会社の組織

マンション管理会社の組織

管理会社では、マンション毎に担当者「フロントマン」を定め、このフロントマンが理事会や総会に同席し、管理組合運営の支援をおこないます。その他、現地に管理員が派遣され、マンションの住人との窓口の役割を担ったり清掃を担当することもあります。また、管理会社の営業時間外の緊急対応窓口としてコールセンターを設置することも一般的です。

管理会社のコールセンター

マンション管理会社のコールセンターは、夜間の「漏水事故」や「エレベーター」「自動ドア」などの不具合に対応するための窓口として24時間365日対応する緊急連絡窓口の役目を担います。一概にマンション管理会社のコールセンターといっても、その質には大きな差があります。マンションの住人にとっては非常に大切な役割を担っているため、マンション管理会社の満足度に差が出るポイントにもなります。

管理会社のフロントマン

管理組合から業務委託を受けたマンション管理会社では、物件毎に担当者「フロントマン」を定めます。この、担当者(フロントマン)は、「居住者」や「理事」と最も接する機会の多い管理会社の社員ですので、この担当者(フロントマン)の業務の質が、管理に対する満足度を大きく左右します。

マンションの管理人(管理員)

マンションの管理人(管理員)は、住人からの問い合わせの受付や点検の立ち合いなど、さまざまな業務をおこないます。優秀な管理人は、居住者からの問い合わせやクレームに対する初期対応が適切なため、トラブルを未然に防ぐ役割を担います。マンションの住人と接する機会も多いマンション管理人の対応は、マンションの管理の満足度に大きな影響を与えます。

マンション管理会社の活用

マンション管理会社の活用

管理組合を運営するうえで、マンション管理会社は最も頼りになるプロフェッショナルな存在です。管理会社をうまく活用できれば、管理組合の役員(理事)の負担を大きく減らし、管理の質も向上することができます。

そのためにも委託契約の内容が適正であるか、きちんとなされているかをチェックする必要があります。管理会社の対応が遅かったり、業務内容がずさんだったりする場合には、改善を申し入れることかが必要です。

一方で、契約に含まれないような、無理な注文はしないことも、担当者にやる気になってもらうためには必要なことでしょう。

管理会社との付き合い方

マンション管理組合にとって、管理会社は大切なビジネスパートナーです。管理組合と管理会社は、相互協力のもとに成り立っており、管理会社との付き合い方次第で管理の質に影響を及ぼします。管理会社に不満をぶつけることが、理事の役目だと勘逸いされている方もいますが、共同生活において住人全員が納得できる完ぺきな仕事はありません。フロントマンや管理員は、あまりに理不尽な不満をぶつけられると、そのマンションに対しての愛情を失います。こうなると当然、良い仕事は望めません。管理会社のスタッフに対しては、管理組合に愛情を抱き、このマンションのためなら一生懸命頑張ろうという気持ちをもってもらえるように、フロントマン(担当者)や管理員が、管理組合のために期待通りの業務を行った場合には、感謝の気持ちを伝えることも大切です。

契約の前の重要事項説明会の開催

マンション管理会社が管理組合と管理委託契約の「更新」や「新規契約」をする前には、マンションの組合員に対して「重要事項説明」をおこなう必要があります。マンション管理適正化法では、管理委託契約を締結(契約更新も含む)する場合には、管理会社が管理組合に対して、原則として説明会を開催して重要事項説明をおこなう必要がありますが、例外として、これまでの契約と「同一条件」での更新にあたるときは、説明会の開催を必要としません。この「同一条件」の解釈をめぐって、本当な重要事項説明会を開催しなければならない契約更新であっても、実施されないケースもあることに注意が必要です。重要事項説明会は、委託契約の内容を理解する大切な機会ですので、理事(役員)は当然ですが、組合員であれば、重要事項説明会の開催について関心をもっていきたいところです。

管理委託契約書の内容チェック

マンションの「管理組合」と「管理会社」が締結する「管理委託契約書」の内容は、多くの場合、国土交通省が公表している「標準管理委託契約書」をベースとして作成されています。しかし、一部の管理会社では、この内容とは著しく異なった「管理組合にとって不利な契約書」を採用しているケースもあります。「管理委託契約書」の内容は複雑で、マンション管理の知識の乏しい理事がその内容を精査することは簡単ではありませんが、理事でも容易に確認できるチェック項目もあります。管理組合にとって不利な契約(管理会社にとって有利な契約)を締結しないように最低限のチェックは怠らないようにしましょう。コストの問題はありますが、マンション管理士等のコンサルタントを顧問として活用すること有効な方法です。

管理会社社員の理事会への出席

本来、理事会は理事によって運営されべきものですが、管理会社に業務を委託しているマンションでは、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会に同席することが一般的な他、管理人が理事会に同席する場合もあります。理事会会への管理会社の担当者の出席は必要性によって判断すべきことですので、理事会での審議事項によっては、管理会社の理事会への参加を断ることも可能です。いずれにしても、管理会社の担当者(フロントマン)が理事会の議題決めや司会進行をすべておこなって、完全に仕切るような運営は望ましくないでしょう。場合によっては、管理会社の担当者の出席を断り理事だけで理事会を開催するといった主体的な運営も必要になります。

マンション管理会社の変更(リプレイス)の方法

管理会社変更の流れ

現行のマンション管理会社に満足が出来ない場合には、管理会社を変更することも可能です。昨今では「人手不足」や「人件費の高騰」といった事情もあって現行の管理会社から解約を通知されることもあります。しかし、マンション管理会社の変更(リプレイス)は、マンションの住人に大きな影響を与えます。また、管理会社を変更しても、新しい管理会社が管理組合の期待に必ず応じられるかはわかりません。そのため、理事会では、管理会社の変更を検討する前に、まずは「本当に管理会社の変更が必要」であるかを冷静に検証する必要があるでしょう。